L’accueil dans les entreprises définitivement changé par le coronavirus
Après les attentats du 9/11, notre manière de voyager a définitivement changé, tous les aéroports appliquant désormais de rigoureuses mesures de protection. De la même manière, il apparaîtra prochainement que la réception ne peut plus s’organiser, au sein des entreprises, de la même façon qu’avant le coronavirus. Car comment un réceptionniste peut-il prendre possession d’un colis et en accuser réception tout en respectant la distanciation sociale ? Où va-t-il trouver le temps d’enregistrer chaque visiteur et fournisseur, tout en l’informant des mesures de prévention en vigueur ? Comment parviendra-t-il à détecter, chez toute personne qui se présente, d’éventuels symptômes de virus ou de fièvre ? De quelle manière contraindra-t-il les visiteurs, les clients et le personnel à se désinfecter les mains, sans que personne n’échappe à sa vigilance ? La réponse est : ce n’est tout simplement pas possible. Car, malgré le fait que vous ne voulez pas, en tant qu’entreprise, exposer votre personnel et les visiteurs à ces risques, aucun réceptionniste ne parviendra à s’acquitter de ces tâches, aussi zélé soit-il. Encore moins en maintenant une distance de 1,5 mètre. Alors, comment gérer au mieux cette situation ?
Pas avec un système classique de gestion des visiteurs !
Mais bien en passant à une réception virtuelle. Celle-ci se compose d’un Bringme Desk et d’une Bringme Box. Le desk prend intégralement en charge la gestion des visiteurs. Tel un véritable détecteur de corona, il effectue, automatiquement et sans aucun contact physique, une sélection rigoureuse de toute personne pénétrant dans l’entreprise. Il assure donc non seulement les tâches de réception chronophages et répétitives, mais aussi les tâches qui viennent s’y ajouter en raison des mesures contre le coronavirus, et que le réceptionniste n’est pas en mesure d’effectuer lui-même.
Téléchargez le plan par étapes pour un accueil efficace
Pour ce faire, il est équipé d’un thermomètre à infrarouge et d’un distributeur de gel hydroalcoolique mains libres. La présence de fièvre est vérifiée chez toute personne se présentant dans l’entreprise. Si la température est jugée trop élevée, il est alors demandé à la personne concernée de reporter sa réunion ou de planifier une réunion virtuelle. Cela s’effectue automatiquement et, bien entendu, conformément au RGPD : tout est communiqué via une application dans le respect de la vie privée. Tout est en ordre ? Le desk imprime dans ce cas un badge « all clear » grâce à son imprimante intégrée.
Les visiteurs, mais aussi tous les collaborateurs, font l’objet d’une vérification rapide. Ces derniers jugent cela très important, car c’est plus rassurant pour tout le monde de savoir qu’il n’y a pas de malade qui circule sur le lieu de travail. La procédure étant automatisée, elle est également rapide : il n’y a pas de files d’attente. Et heureusement, car il vaut mieux éviter cela...
Une gestion des livraisons sans contact
Prendre rapidement possession d’un colis et signer pour réception, c’est absolument impossible en gardant une distance d’ 1,5 mètre. Afin de garantir la distanciation sociale, le desk intelligent travaille avec la boîte aux lettres intelligente : la Bringme Box pour les lettres et les colis. Celle-ci assure la gestion des colis et des livraisons et régule le trafic des livreurs et fournisseurs foulant quotidiennement votre espace de réception. Les livreurs et fournisseurs effectuent leur livraison en toute autonomie et sécurité: retour de colis accuse elle-même réception et transmet un message au destinataire via l’application Bringme. Dorénavant, l’envoi et le retour de colis se déroulent totalement automatiquement.
Voilà comment appliquer la distanciation sociale entre collègues
La box constitue également un excellent moyen de limiter autant que possible les allers-retours et les contacts directs entre collègues. Un document doit être transmis ? Vous avez commandé un nouveau clavier ? La personne choisit alors le destinataire via l’application et place le document ou le matériel dans la box. Le destinataire reçoit un message automatique et l’expéditeur une preuve de livraison et d’enlèvement. Mission sans contact accomplie !
Et en quoi est-ce une économie ?
Nous y voilà ! Le Bringme Desk et la Bringme Box vous permettent avant toute chose de numériser et d’automatiser plus de 90 % des tâches de réception répétitives. Vous assumez en outre les nouvelles responsabilités et tâches, liées à la mise en œuvre des règles qui visent à lutter contre le coronavirus, incombant au réceptionniste et qu’il ne pourrait réaliser seul. Ce dernier peut donc se concentrer sur les tâches présentant plus de valeur ajoutée. Et pour couronner le tout : vous n’avez même pas à investir, car la box et le desk sont disponibles à la location.
Votre entreprise épargne ainsi en moyenne 90 000 euros par an avec une réception virtuelle, par rapport à une réception physique, sans risque d’absentéisme pour cause de maladie. Cela ne vous coûte donc rien, au contraire. Cela vous rapporte de l’argent.
