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Respecter la distanciation sociale à l'accueil est une tâche impossible pour les réceptionnistes

Après les attentats du 11 septembre, le monde a soudainement changé. Des normes de sécurité draconiennes ont été mises en place dans et aux abords des aéroports. Nous devrons également adopter de nouvelles habitudes après la crise du coronavirus. L’accueil dans les entreprises ne sera plus jamais le même : des mesures de prévention seront prises dans les espaces d’accueil pour empêcher les virus d’entrer, et la distanciation sociale deviendra la norme. Une situation lourde de conséquences : prise de la température et dépistage du risque de virus, explication des mesures de prévention et signature pour accord, désinfection des mains… Aucun réceptionniste, aussi compétent soit-il, ne pourra assumer toutes ces tâches, encore moins en respectant une distance de 1,5 mètre. Comment gérer au mieux cette situation ?

Ne faites pas de votre accueil un terrain fertile pour les virus …

La plupart des interactions entre les clients, les travailleurs, les livreurs et les fournisseurs ont lieu dans l’espace d’accueil, ce qui fait de celui-ci le « maillon faible » des entreprises. Que devez-vous changer pour garantir une meilleure protection de la santé des visiteurs et des collaborateurs ? Vous pouvez désormais confier la tâche à une réception virtuelle en toute confiance : vous accueillez ainsi vos visiteurs de manière professionnelle et entièrement automatisée, en toute sécurité. Mieux encore : vous protégez l’ensemble de votre entreprise contre la transmission des virus. C’est un système de gestion des visiteurs qui est tout sauf classique.

… mais créez une zone tampon sécurisée

Votre accueil est le goulet d’étranglement de votre entreprise. C’est donc l’endroit idéal où une sélection stricte doit désormais s’opérer : seules les personnes qui n’ont pas de fièvre, qui se sont désinfecté les mains et qui ont accepté les mesures de prévention recevront un badge « rien à signaler » et seront autorisées à poursuivre leur chemin. Cette méthode est non seulement extrêmement sécurisée, mais elle est aussi très rassurante pour tous les collaborateurs. Eux aussi sont en effet très inquiets, et méritent de pouvoir travailler dans des conditions sûres.

Femme devant le Bringme Desk

Contrôle sanitaire automatisé

Comment diable suis-je censé mettre cela en œuvre, vous dites-vous peut-être ? C’est précisément le grand avantage du réceptionniste virtuel ou Bringme Desk : il fait tout tout seul à votre place. Une véritable première ! Le Desk, spécialement conçu pour l’ère post-coronavirus, est équipé d’un thermomètre ingénieux, permet d’effectuer un check santé, dispose d’une imprimante intégrée et d’un distributeur de gel hydroalcoolique mains libres intégré : les visiteurs et les collaborateurs doivent suivre chacune des étapes avant d’obtenir le badge « rien à signaler » et de pouvoir poursuivre leur chemin.

Pas d’accord, pas d’accès

Il est également très pratique de pouvoir, de manière subtile, obliger les visiteurs à prendre connaissance de vos mesures de prévention, comme la distanciation sociale et l’hygiène des mains, et à les accepter explicitement. Avec un « véritable » réceptionniste, c’est impossible, mais avec un réceptionniste virtuel, c’est rapide et efficace. Vous réduisez en outre l’absentéisme, et réalisez de sérieuses économies.

De la fièvre ? La réunion est reportée

Toute personne qui se présente doit prendre sa température corporelle lors des pics de virus ou de grippe saisonnière. Cela se fait automatiquement et, bien entendu, dans le respect du RGPD. Un visiteur présente de la fièvre ? Il lui est alors demandé de reporter sa réunion ou de planifier une réunion virtuelle. La température de tous les collaborateurs est également mesurée. C’est une bonne chose de savoir qu’il n’y aura bientôt plus aucune personne malade sur le lieu de travail. Une mesure que vos collaborateurs et vos clients apprécieront certainement.

Rassurez vos collaborateurs grâce à un badge visiteur

Le contrôle sanitaire s’est bien passé ? Toutes les cases ont pu être cochées ? Le réceptionniste virtuel remet dans ce cas un badge au visiteur. Les collaborateurs sont ainsi certains que les règles de sécurité ont été respectées, de sorte que tout le monde se sent en sécurité.

Visitor Badge Naomi

Opération « mains propres »

Une étape importante à la fin du processus d’enregistrement est la désinfection des mains. Le Bringme Desk est équipé d’un distributeur de désinfectant pour les mains contrôlé via un détecteur. Il est demandé aux visiteurs, ainsi qu’aux collaborateurs, de se laver soigneusement les mains. Vous êtes ainsi certain que toutes les personnes qui entrent dans le bâtiment ont les mains propres.

Et combien cela coûte-t-il ?

C’est le point positif : avec un Bringme Desk, vous éliminez les pertes de temps liées aux tâches quotidiennes de réception. Grâce au système de livraison sans contact de la Bringme Box, vous pouvez même automatiser jusqu’à 90 % des tâches. Vous assumez en outre les nouvelles tâches et responsabilités liées à la mise en œuvre des normes visant à lutter contre le coronavirus, ce que le réceptionniste ne pourrait faire seul. Vous mettez en place un accueil numérique à part entière permettant également la gestion sans contact des livraisons, ce qui vous permet de réaliser une économie qui s’élève en moyenne à 6,5 fois la location d’un accueil virtuel. Cela ne vous coûte donc rien, au contraire. Cela vous rapporte de l’argent.

Vous souhaitez lutter contre le coronavirus et faire des économies ?