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Les avantages d’une réception virtuelle pour un espace de Coworking

Au bureau
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Des études démontrent que sept entreprises sur dix ont découvert qu'elles auront besoin de moins d'espace de bureau à l'avenir. En d'autres termes, la demande d'espace de bureau diminue et l'offre augmente. Les entreprises dont le business model est basé sur la location de bureaux et d'espaces de coworking intensifient leurs efforts en matière de sécurité et de numérisation. Ces derniers mois, beaucoup d'entre elles optent pour un réceptionniste virtuel. Quelle valeur ajoutée celui-ci leur offre-t-il ? Pourquoi des centres d'affaires tels que le Business Park à Ypres et le Park Office, mais aussi des acteurs majeurs tels que NewFlex, déploient-ils une réception virtuelle?

Les anciens atouts sont inutilisables

Jusqu'il y a peu, les critères qui permettaient aux centres d'affaires de se distinguer étaient liés à un emplacement de choix, un bel immeuble historique, un intérieur luxueux et un service personnalisé. Cette approche portait ses fruits, du moins jusqu'à l'apparition du coronavirus. Les entreprises se sont soudainement mises en quête d'une autre façon de faire. Pour séduire les locataires, elles doivent désormais miser sur de nouveaux atouts. Elles ont découvert que le réceptionniste virtuel est un moyen rentable de lutter contre l'éventuelle inoccupation de locaux et une diminution des loyers. Tels sont leurs arguments.

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Les télétravailleurs et les locataires ont besoin d'un réceptionniste « à eux »

L'apparition subite du travail hybride est l'un des changements les plus profonds. Les gens travaillent de manière beaucoup plus flexible, parfois au bureau, parfois à la maison... Un réceptionniste virtuel permet de répondre à cette nouvelle tendance. Les livreurs, fournisseurs ou visiteurs inattendus sont accueillis de manière entièrement automatique et le télétravailleur est tenu informé en temps réel.

Par ailleurs, les collaborateurs peuvent utiliser la réception virtuelle pour déposer ou conserver un paquet pour des collègues qui travaillent à domicile. Ceux-ci en sont alors avertis immédiatement. Une notification leur est également envoyée quand ils ont reçu du courrier ou un envoi recommandé, afin qu'ils puissent les récupérer dès qu'ils seront de retour au bureau.

La santé et la sécurité avant tout

Notre vision du monde a changé radicalement. La santé et la sécurité sont subitement devenues la priorité absolue. Les locataires veulent avoir la garantie que tout le monde respecte les règles d'hygiène. À cet égard, le réceptionniste virtuel est une solution très efficace pour les espaces de coworking et centres d'affaires. Il informe les employés et les visiteurs sur les mesures de prévention contre le coronavirus au travail et effectue systématiquement un bref contrôle de santé en cas de risque de contamination par un virus. Il est également équipé d'un distributeur de gel hydroalcoolique avec un capteur de sécurité intégré et garantit que toute personne entrant dans l'entreprise se désinfecte les mains. Le réceptionniste imprime ensuite un badge « all clear » pour les visiteurs, ce qui crée un sentiment de sécurité pour toutes les personnes présentes dans le bâtiment. C'est une bonne chose pour tout le monde.

“L'idée classique selon laquelle un service personnalisé doit être nécessairement délivré par une personne en chair et en os est dépassée.”

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Besoin d'un accueil efficace 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Les chiffres démontrent qu'un travailleur sur trois a peur d'être contaminé au travail. Dès lors, les chefs d'entreprise ne se contentent pas de chercher des « espaces de bureau » pour leurs employés : ils veulent s'assurer que leurs collaborateurs et leurs clients peuvent se rencontrer et travailler en toute sécurité, et souhaitent un protocole de sécurité qui soit respecté par tous. Les centres d'affaires et lieux de travail flexibles répondent à cette demande en mettant en place un réceptionniste virtuel. Ils peuvent ainsi démontrer de manière mesurable que tout le monde est contrôlé rapidement et efficacement, que toutes les formalités se déroulent sans contact dès l'accueil, à tout moment de la journée, et que les collaborateurs comme les visiteurs sont tenus de se désinfecter les mains. Les locataires potentiels, tout comme leurs collaborateurs, se sentent donc en sécurité entre les mains compétentes du réceptionniste virtuel.

Plus de services pour moins de coûts

Le réceptionniste virtuel est à même d'exécuter beaucoup plus de travail qu'un réceptionniste en chair et en os. Il n'est jamais coincé dans des embouteillages, n'est jamais malade et ne prend jamais de vacances. Il est discret, respecte la vie privée, travaille jour et nuit, n'oublie jamais rien et ne commet jamais d'erreur. Tout cela pour une fraction du coût d'un réceptionniste « classique ». En règle générale, plusieurs personnes s'occupent des tâches liées à la réception ou des travailleurs supplémentaires sont engagés pour assurer la permanence. Ces facteurs expliquent également en partie le choix des centres d'affaires et des espaces de coworking. L'argent qu'ils épargnent ainsi augmente leurs rendements. Certains investissent une partie et se concentrent sur des activités qui peuvent vraiment faire la différence sur le marché : créer un sentiment de communauté, organiser des événements sociaux entre locataires, partager des connaissances et des expériences, mettre en place des formations thématiques...

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Le contact personnel a pris fin

L'idée classique selon laquelle un service personnalisé doit être nécessairement délivré par une personne en chair et en os est dépassée. Le manager d'aujourd'hui cherche autre chose : il s'attend à ce que l'accueil soit professionnel et innovant. Il veut instaurer des règles de sécurité et d'hygiène strictes à la réception, afin de démontrer clairement qu'il prend ses responsabilités et que tout le monde est en sécurité. Aujourd'hui, cette démarche est donc beaucoup plus importante que le sourire d'un(e) réceptionniste.

Découvrez comment fonctionne le réceptionniste virtuel