La réception virtuelle est une combinaison ingénieuse de logiciels et de matériels innovants et conviviaux, permettant aux entreprises d'automatiser leur réception. Le système permet en effet de supprimer les tâches répétitives des réceptionnistes. Il assure un contrôle d'accès fluide, automatise l'enregistrement des visiteurs et reçoit et stocke le courrier, les colis et les livraisons entrants. En d’autres mots, ce système offre une solution sûre, rentable et efficace pour le contrôle d'accès, la gestion des visiteurs et l’administration du courrier.
1. Contrôle d'accès intelligent
Le personnel temporaire, les employés permanents, les visiteurs et les fournisseurs vont et viennent. Mais qui peut accéder à quels espaces, et quand ?
Accueil et orientation
- Le système de contrôle d'accès intelligent donne des instructions vocales automatiques pour accueillir et autoriser l’accès à toutes les personnes qui entrent dans le bâtiment. Avec un courriel d'invitation accompagné d’un code QR, il est possible de donner aux visiteurs et aux fournisseurs un accès temporaire limité.
- Le système fournit un accès à clé unique : une seule clé ouvre toutes les portes et active tous les dispositifs intelligents auxquels l'utilisateur peut accéder comme par exemple une ou plusieurs imprimantes.
- Le logiciel de gestion permet de définir et d'ajuster les droits d'accès et les restrictions temporelles. Ainsi, seules les personnes autorisées pourront accéder, par exemple, aux services juridiques, financiers ou RH. Ce système garantit ainsi un niveau de sécurité accru.
2. Système de gestion des visiteurs
Le système de réception virtuelle permet également de recevoir et d'enregistrer les visiteurs et les employés. Cette solution est très efficace car elle est entièrement numérique. Il existe 2 types de systèmes de gestion des visiteurs.
2 options, 1 vainqueur clair
- Les solutions SaaS (Software as a Service) visent à assister les réceptionnistes dans leurs tâches quotidiennes. Elles numérisent en partie l’accueil, mais présentent encore plusieurs inconvénients, car elles ne fonctionnent pas de manière autonome : un réceptionniste doit toujours être présent avec une tablette ou un iPad pour utiliser le logiciel. De plus, ces solutions entraînent des coûts supplémentaires : le coût du système + le coût du réceptionniste qui utilise le système.
- Une solution HaaS fonctionne de manière 100 % autonome et automatise l'ensemble des processus d'enregistrement des visiteurs. Le système se compose de divers éléments tels qu'une sonnette intelligente, une imprimante de badges, un distributeur de gel alcoolisé et des lecteurs de codes QR pour ouvrir les portes. Comme il ne faut plus de réceptionniste, une entreprise dotée d'un système HaaS économise beaucoup d'argent. En même temps, l’accueil sera beaucoup plus professionnel. Un accueil virtuel à part entière offre donc toujours une solution HaaS.
3. Système de gestion du courrier
La réception virtuelle inclut également la gestion de la salle du courrier : une machine à colis intelligente gère tout le courrier entrant, ainsi que les livraisons et les colis. Avec une solution autonome, les entreprises peuvent rationaliser la gestion de leur salle de courrier et surveiller de près les colis entrants et sortants. Et avec une sonnette intelligente, ils montrent aux coursiers comment distribuer le courrier. Les destinataires sont automatiquement avertis qu’il y a du courrier ou un colis pour eux. Et s’ils oublient de récupérer leur colis ? Dans ce cas, le système leur envoie un rappel.
