Open mobile menu
Blog Office Visitor Management Reception Social Distancing

Corona­normen nefast voor receptionisten: social distancing respecteren aan het onthaal is onmogelijke opgave

Na de aanslagen van 9/11 zag de wereld er opeens heel anders uit. Zo kwamen er drastische veiligheidsmaatregelen in en rond luchthavens. Ook na corona zullen we ons leven moeten aanpassen. Zo zal het onthaal in bedrijven nooit meer hetzelfde zijn: er komen preventiemaatregelen in de receptieruimte om virussen buiten de deur te houden en ‘social distancing’ wordt het nieuwe normaal. Bezokers ontvangen? Daar komt heel wat bij kijken: screenen op koorts en virusrisico, informeren over preventiemaatregelen en laten ondertekenen, handen laten ontsmetten … Dit krijgt geen enkele receptiemedewerker, hoe bedreven ook, voor elkaar, zeker niet binnen een afstand van 1,5 meter. Hoe pakt u dit dan best aan?

Maak van uw receptie geen broeihaard

De meeste interacties tussen klanten, werknemers, koeriers en leveranciers vinden plaats in de receptieruimte, waardoor dit ook de zwakste schakel is in bedrijven. Wat moet u dan veranderen om de gezondheid van bezoekers en medewerkers beter te beschermen? Voortaan kan u dit met een gerust hart overlaten aan een virtuele receptionist: hiermee kunt u bezoekers professioneel en volautomatisch verwelkomen, in veilige omstandigheden. Sterker nog: u beschermt ook uw volledige bedrijf tegen virusoverdracht. Het is dus allesbehalve een klassiek visitor management systeem.

… maar creëer een veilige buffer

Uw receptie is de bottleneck van uw bedrijf. Het is daarom ook de uitgelezen plek om voortaan een strenge selectie door te voeren: alleen wie koortsvrij is, zijn handen ontsmet én de preventiemaatregelen accepteert, krijgt een ‘all clear’-badge en mag verder. Deze manier van werken is niet alleen uiterst veilig, het is ook een grote geruststelling voor alle medewerkers. Zij maken zich immers grote zorgen en verdienen het om in veilige omstandigheden te werken.

Vrouw aan Bringme Desk

Automatische gezondheidscheck

Hoe doe ik dat in hemelsnaam, denkt u nu misschien. En dat is nu net het grote voordeel van de virtuele receptionist of Bringme Desk: die doet zélf al het werk in uw plaats. Een echte primeur. Want in de desk, die speciaal werd ontwikkeld voor het post-coronatijdperk, zitten een vernuftige thermometer, een geïntegreerde health check, een ingebouwde printer en een handenvrije alcogel-dispenser: bezoekers én medewerkers moeten alle stappen doorlopen voor ze de ‘all clear’ krijgen en verder mogen.

Geen akkoord, geen toegang

Erg handig is ook dat u bezoekers subtiel kunt verplichten om kennis te nemen van uw preventiemaatregelen zoals social distancing en handhygiëne, en ze expliciet te aanvaarden. Via een ‘echte’ receptiemedewerker is dat onbegonnen werk, met een virtuele receptionist verloopt dit snel en vlot. En bovendien reduceert u het ziekteverzuim en bespaart het u flink wat kosten.

Koorts? Vergadering uitstellen a.u.b.

Iedereen die zich aanmeldt, moet tijdens viruspieken of seizoensgriep verplicht even zijn lichaamstemperatuur laten opmeten. Dit verloopt automatisch en uiteraard ook met respect voor GDPR. Heeft een bezoeker koorts? Dan wordt hem gevraagd om zijn vergadering uit te stellen of om te boeken tot een virtuele meeting. Ook alle medewerkers krijgen een snelle temperatuurcheck. Fijn om te weten dat er straks geen zieken meer rondlopen op de werkvloer … Een maatregel die uw medewerkers en klanten zeker op prijs zullen stellen.

Stel met de bezoekersbadge medewerkers gerust

Is de health check goed verlopen? Zijn alle vakjes afgevinkt? Dan levert de virtuele receptionist een badge af voor de bezoeker. Zo weten de medewerkers ook dat de veiligheidsregels zijn gerespecteerd en voelt iedereen zich veilig.

Visitor Badge Naomi

Operatie ‘propere handen’

Een belangrijke stap op het einde van het aanmeldingsproces is het ontsmetten van de handen. Hiervoor is een sensor-gecontroleerde handenontsmetting geïntegreerd in de Bringme Desk. Zowel aan bezoekers als aan medewerkers wordt gevraagd om hun handen grondig te reinigen. Zo bent u er zeker van dat al wie het gebouw betreedt dat zeker ‘met schone handen’ doet.

En hoeveel moet dat kosten?

Het mooie is: door te werken met een Bringme Desk kan u de dagelijkse tijdrovende receptietaken elimineren. In combinatie met contactloos leveren via de Bringme Box kan u zelfs tot meer dan 90% van de taken automatiseren. Daarnaast vangt u de nieuwe taken en verantwoordelijkheden op die de receptioniste er nu heeft bijgekregen om de coronanormen te implementeren, en die ze onmogelijk alleen kan uitvoeren. U creëert dan een volwaardig digitaal onthaal inclusief contactloos delivery management, waardoor u een gemiddelde kostenbesparing van 6,5 keer de huurprijs van een virtuele receptie realiseert. Het kost u dus niets, integendeel. Het brengt u geld op.

Wilt u uw receptie inrichten volgens de coronanormen en geld besparen?