Open mobile menu
Blog coworking Smartworks Header

Waarom steeds meer coworkingspaces en bedrijvencentra overstappen op een virtuele receptionist

Kantoor
Icon readtime
5 min

Zeven op de tien bedrijven hebben ontdekt dat ze in de toekomst minder kantoorruimte nodig zullen hebben, zo blijkt uit onderzoek. Anders gezegd: de vraag naar kantoorruimte verkleint, het aanbod vergroot. Bedrijven die het verhuren van kantoren en coworkingspaces als businessmodel hebben, zien we een tandje bijsteken inzake veiligheid en digitalisering. Velen onder hen kiezen de laatste maanden voor een virtuele receptionist. Welke toegevoegde waarde heeft dit voor hen? Waarom rollen niet alleen bedrijvencentra zoals Business Park Ieper en Park Office, maar ook grote spelers zoals NewFlex de virtuele receptie uit in hun onthaal?

Oude troeven zijn onbruikbaar

Criteria waarmee bedrijvencentra tot voor kort het verschil maakten, waren zaken als een goede ligging, een mooi historisch pand, een fancy inrichting én een persoonlijke service. Dat werkte prima. Maar toen kwam corona. En opeens zijn bedrijven op zoek naar iets heel anders … Om huurders over de brug te halen, moeten ze andere, nieuwe kaarten op tafel leggen. En ze hebben ontdekt dat de virtuele receptionist een kostenefficiënte manier is om te vechten tegen mogelijke leegstand en verlaagde huurtarieven. Dit zijn hun argumenten.

Blog Coworkers Wework Office Space
Blog man working from home

Thuiswerkers en huurders hebben nood aan een ‘eigen’ receptionist

Een van de meest ingrijpende veranderingen is dat hybride werken plots ingeburgerd is geraakt. Mensen werken een pak flexibeler, zijn soms op kantoor, soms thuis … Een virtuele receptionist speelt hier op in. Koeriers, leveranciers of onverwachte bezoekers worden volautomatisch verwelkomd en de thuiswerker blijft in real-time op de hoogte.

Verder kunnen collega’s via de virtuele receptie makkelijk iets klaarleggen of bewaren voor collega’s die aan het thuiswerken zijn. Die krijgen dan meteen een seintje. Ze krijgen ook een berichtje wanneer er post of een aangetekende zending voor hen is. Zodra ze weer op kantoor zijn, kunnen ze dit dan oppikken.

Focus op gezondheid en veiligheid

Ons wereldbeeld is radicaal veranderd. Plotseling staan veiligheid en gezondheid met stip bovenaan. Huurders willen garanties dat iedereen de hygiëneregels respecteert. Voor coworkingspaces en bedrijvencentra is de virtuele receptionist in dit verband een uiterst efficiënte oplossing. Hij informeert medewerkers en bezoekers over de preventiemaatregelen en doet tijdens virusdreigingen systematisch een korte gezondheidscheck. Hij beschikt ook over een alcogel-dispenser met ingebouwde veiligheidssensor en garandeert dat al wie het bedrijf binnenkomt zijn handen ontsmet. Na afloop print de receptionist dan een ‘all clear’-badge af voor bezoekers, wat een gevoel van veiligheid creëert bij al wie in het gebouw is. En dat is een goede zaak voor iedereen.

“De klassieke gedachte dat een persoonlijke service synoniem is met een mens van vlees en bloed aan het onthaal is achterhaald”

Blog OFFICE Coworking We Work Desk Sign In

Er is behoefte aan een consistent onthaal, 24/7

Uit de cijfers blijkt dat 1 op 3 werknemers bang is om besmet te raken op het werk. Dat wil zeggen dat bedrijfsleiders niet zomaar ‘kantoorruimte’ zoeken voor hun medewerkers. Ze willen er zeker van zijn dat medewerkers en klanten veilig kunnen vergaderen en werken. Ze willen een veiligheidsprotocol dat door iedereen wordt gerespecteerd, punt. En daar spelen bedrijvencentra en flexwerkplekken handig op in door een virtuele receptionist aan de ingang te zetten: ze kunnen hiermee meetbaar aantonen dat iedereen snel en efficiënt wordt gecontroleerd, dat alles contactloos verloopt van bij het onthaal, op elk moment van de dag, en dat zowel medewerkers als bezoekers verplicht de handen moeten ontsmetten. Potentiële huurders voelen zich dus, net als hun medewerkers, veilig in de capabele handen van de virtuele receptionist.

Meer service voor minder kosten

De virtuele receptionist kan veel meer werk aan dan een receptiemedewerker van vlees en bloed. Hij staat nooit in de file, is nooit ziek en neemt geen vakantie. Hij is discreet, privacyproof, werkt dag en nacht, vergeet nooit iets en maakt nooit fouten. En dat doet hij allemaal voor een fractie van de kost van de ‘klassieke’ receptionist: meestal zorgen meerdere personen voor de receptietaken of worden extra krachten ingehuurd om de permanentie te verzekeren. Ook dat verklaart voor een deel de keuze van bedrijvencentra en coworkingspaces. Het geld dat ze op deze manier besparen, verhoogt hun rendement. Sommigen investeren een deel en focussen op zaken waarmee ze echt het verschil kunnen maken op de markt: het creëren van een communitygevoel, sociale events organiseren tussen huurders, kennis en ervaring delen, thema-opleidingen organiseren ….

Blog Coworkin Desk at Boerenbond Mobivity

De definitie van ‘persoonlijk contact’ is geëvolueerd

De klassieke gedachte dat een persoonlijke service synoniem is met een mens van vlees en bloed aan het onthaal is achterhaald. De bedrijfsleider van vandaag is op zoek naar andere zaken: hij verwacht dat het onthaal professioneel en innovatief functioneert. Hij wil doorgedreven veiligheids- en hygiëneregels aan de receptie, zodat het duidelijk is dat hij zijn verantwoordelijkheid neemt en dat iedereen veilig is. Dat is nu dus veel belangrijker dan de glimlach van de receptioniste.

Wilt u ook een virtuele receptionist inschakelen?