Waarom steeds meer coworkingspaces en bedrijvencentra overstappen op een virtuele receptionist
Zeven op de tien bedrijven hebben ontdekt dat ze in de toekomst minder kantoorruimte nodig zullen hebben, zo blijkt uit onderzoek. Anders verwoord: de vraag naar kantoorruimte verkleint, het aanbod vergroot. Bedrijven die het verhuren van kantoren en coworkingspaces als businessmodel hebben, zien we een tandje bijsteken inzake veiligheid en digitalisering. Velen onder hen kiezen de laatste maanden voor een virtuele receptionist. Welke toegevoegde waarde heeft dit voor hen? Waarom rollen niet alleen bedrijvencentra zoals Business Park Ieper en Park Office, maar ook grote spelers zoals NewFlex de virtuele receptie uit in hun onthaal?
Oude troeven zijn onbruikbaar
Een goede ligging, een mooi historisch pand, een fancy inrichting en een persoonlijke service... het zijn allemaal dingen waarmee bedrijvencentra zich graag positioneren. Dat werkte prima... totdat corona zijn intrede deed. Bedrijven gingen op zoek naar iets anders. Om huurders te overtuigen, moeten ze andere, nieuwe kaarten op tafel leggen. Velen ontdekten dat de virtuele receptionist een kostenefficiënte manier is om te vechten tegen mogelijke leegstand en verlaagde huurtarieven. Dit zijn hun argumenten.
Thuiswerkers en huurders hebben nood aan een ‘eigen’ receptionist
Een van de meest ingrijpende veranderingen is dat hybride werken plots ingeburgerd is geraakt. Mensen werken een pak flexibeler, zijn soms op kantoor, soms thuis … Een virtuele receptionist speelt hier op in. Koeriers, leveranciers of onverwachte bezoekers worden volautomatisch verwelkomd en de thuiswerker blijft in real-time op de hoogte.
Verder kunnen collega’s via de virtuele receptie makkelijk iets klaarleggen of bewaren voor collega’s die aan het thuiswerken zijn en dadelijk een seintje krijgen. Ze ontvangen ook een berichtje wanneer er post of een aangetekende zending voor hen is. Zodra ze weer op kantoor zijn, kunnen ze alles oppikken.
Focus op gezondheid en veiligheid
Ons wereldbeeld is radicaal veranderd. Plotseling staan veiligheid en gezondheid met stip bovenaan. Huurders willen garanties dat iedereen de hygiëneregels respecteert. Voor coworkingspaces en bedrijvencentra is de virtuele receptionist in dit verband een uiterst efficiënte oplossing. Medewerkers en bezoekers ontvangen informatie over de preventiemaatregelen en ondergaan tijdens virusdreigingen systematisch een korte gezondheidscheck. De receptionist beschikt ook over een alcogel-dispenser met ingebouwde veiligheidssensor en zorgt ervoor dat iedereen die het bedrijf binnenkomt zijn handen ontsmet. Na afloop print de receptionist een ‘all clear’-badge voor bezoekers, wat een gevoel van veiligheid garandeert. Een goede zaak voor iedereen.
De klassieke gedachte dat een persoonlijke service synoniem is met een mens van vlees en bloed aan het onthaal is achterhaald
Er is behoefte aan een consistent onthaal, 24/7
Uit de cijfers blijkt dat 1 op 3 werknemers bang is om besmet te raken op het werk. Bedrijfsleiders zoeken niet zomaar nog ‘kantoorruimte’, ze willen er zeker van zijn dat medewerkers en klanten veilig kunnen vergaderen en werken. Er is nood aan een veiligheidsprotocol dat iedereen respecteert. Daar spelen bedrijvencentra en flexwerkplekken handig op in door een virtuele receptionist aan de ingang te zetten: ze kunnen hiermee meetbaar aantonen dat iedereen snel en efficiënt wordt gecontroleerd, dat alles contactloos verloopt van bij het onthaal, op elk moment van de dag, en dat zowel medewerkers als bezoekers verplicht de handen moeten ontsmetten. Potentiële huurders voelen zich dus, net als hun medewerkers, veilig in de capabele handen van de virtuele receptionist.
Meer service voor minder kosten
In tegenstelling tot een receptiemedewerker, is de virtuele receptionist dag en nacht beschikbaar, nooit ziek, nooit op vakantie en nooit afhankelijk van het verkeer op de baan. De virtuele receptionist kan veel meer werk aan dan een receptiemedewerker. Hij is discreet, privacyproof, werkt dag en nacht, vergeet nooit iets en maakt geen fouten. En dat doet hij allemaal voor een fractie van de kost van de ‘klassieke’ receptionist: meestal zorgen meerdere personen voor de receptietaken of worden extra krachten ingehuurd om de permanentie te verzekeren. Ook dat verklaart voor een deel de keuze van bedrijvencentra en coworkingspaces. Het geld dat ze op deze manier besparen, verhoogt hun rendement. Sommigen investeren een deel en focussen op zaken waarmee ze echt het verschil kunnen maken op de markt: het creëren van een communitygevoel, sociale events organiseren tussen huurders, kennis en ervaring delen, thema-opleidingen organiseren ….
De definitie van ‘persoonlijk contact’ is geëvolueerd
Het idee dat een persoonlijke service synoniem is met een persoon aan het onthaal is achterhaald. De bedrijfsleider van vandaag is op zoek naar andere zaken: hij verwacht dat het onthaal professioneel en innovatief functioneert. Hij wil doorgedreven veiligheids- en hygiëneregels aan de receptie, zodat het duidelijk is dat hij zijn verantwoordelijkheid neemt en dat iedereen veilig is. Dat is nu dus veel belangrijker dan de glimlach van de receptioniste.
