Zeven op de tien bedrijven hebben ontdekt dat ze in de toekomst minder kantoorruimte nodig zullen hebben, zo blijkt uit onderzoek. Anders gezegd: de vraag naar kantoorruimte verkleint, het aanbod vergroot. Bedrijven die het verhuren van kantoren en coworkingspaces als businessmodel hebben, zien we een tandje bijsteken inzake veiligheid en digitalisering. Velen onder hen kiezen de laatste maanden voor een virtuele receptionist. Welke toegevoegde waarde heeft dit voor hen? Waarom rollen niet alleen bedrijvencentra zoals Business Park Ieper en Park Office, maar ook grote spelers zoals NewFlex de virtuele receptie uit in hun onthaal?
Oude troeven zijn onbruikbaar
Criteria waarmee bedrijvencentra tot voor kort het verschil maakten, waren zaken als een goede ligging, een mooi historisch pand, een fancy inrichting én een persoonlijke service. Dat werkte prima. Maar toen kwam corona. En opeens zijn bedrijven op zoek naar iets heel anders … Om huurders over de brug te halen, moeten ze andere, nieuwe kaarten op tafel leggen. En ze hebben ontdekt dat de virtuele receptionist een kostenefficiënte manier is om te vechten tegen mogelijke leegstand en verlaagde huurtarieven. Dit zijn hun argumenten.
Thuiswerkers en huurders hebben nood aan een ‘eigen’ receptionist
Een van de meest ingrijpende veranderingen is dat hybride werken plots ingeburgerd is geraakt. Mensen werken een pak flexibeler, zijn soms op kantoor, soms thuis … Een virtuele receptionist speelt hier op in. Koeriers, leveranciers of onverwachte bezoekers worden volautomatisch verwelkomd en de thuiswerker blijft in real-time op de hoogte.
Verder kunnen collega’s via de virtuele receptie makkelijk iets klaarleggen of bewaren voor collega’s die aan het thuiswerken zijn. Die krijgen dan meteen een seintje. Ze krijgen ook een berichtje wanneer er post of een aangetekende zending voor hen is. Zodra ze weer op kantoor zijn, kunnen ze dit dan oppikken.
Focus op gezondheid en veiligheid
Ons wereldbeeld is radicaal veranderd. Plotseling staan veiligheid en gezondheid met stip bovenaan. Huurders willen garanties dat iedereen de hygiëneregels respecteert. Voor coworkingspaces en bedrijvencentra is de virtuele receptionist in dit verband een uiterst efficiënte oplossing. Hij informeert medewerkers en bezoekers over de preventiemaatregelen en doet tijdens virusdreigingen systematisch een korte gezondheidscheck. Hij beschikt ook over een alcogel-dispenser met ingebouwde veiligheidssensor en garandeert dat al wie het bedrijf binnenkomt zijn handen ontsmet. Na afloop print de receptionist dan een ‘all clear’-badge af voor bezoekers, wat een gevoel van veiligheid creëert bij al wie in het gebouw is. En dat is een goede zaak voor iedereen.
