De onbemande receptie is een ingenieuze combinatie van innovatieve en gebruiksvriendelijke software en hardware. Daarmee kunnen bedrijven hun receptie automatiseren. Het systeem maakt komaf met de repetitieve taken voor receptionisten. Het is een veilige en kostenbesparende oplossing die de toegangscontrole vlot laat verlopen, de bezoekersregistratie automatiseert en inkomende post, pakketten en leveringen ontvangt en bewaart.
1. Slim toegangscontrolesysteem
Tijdelijk personeel, vaste medewerkers, bezoekers en leveranciers komen en gaan.
Maar wie krijgt toegang tot welke ruimtes, en wanneer?
Begroeten en begeleiden
- Een slim toegangscontrolesysteem begroet en begeleidt iedereen die het gebouw binnenkomt met automatische voice instructions en geeft toegang tot het bedrijf. Via een uitnodigingsmail met QR-code is het mogelijk om bezoekers en leveranciers tijdelijk en beperkt toegang te geven.
- Het systeem biedt een one key access-ervaring: één sleutel opent alle deuren en activeert alle slimme toestellen waartoe de gebruiker toegang heeft, zoals printers.
- De beheersoftware maakt het mogelijk om toegangsrechten en tijdsbeperkingen in te stellen en aan te passen. Zo krijgen alleen bevoegden toegang tot bijvoorbeeld de juridische, financiële of HR-afdeling. Dat zorgt voor een verhoogd beveiligingsniveau.
2. Visitor management systeem
Een onbemande receptie ontvangt en registreert bezoekers en medewerkers. Met een visitor management-systeem verloopt alles volledig digitaal en dus erg efficiënt. Er zijn 2 soorten visitor management-oplossingen.
2 opties, 1 duidelijke winnaar
- Software as a Service- of SaaS-oplossingen, die bedoeld zijn als ondersteuning van de receptiemedewerker bij hun dagelijkse taken. Ze digitaliseren de receptie gedeeltelijk, maar hebben verschillende nadelen: ze werken niet zelfstandig - er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken - en ze brengen extra kosten van het systeem én van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt met zich mee.
- Een Hardware as a Service- of HaaS-oplossing werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het systeem bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. En het onthaal wordt een stuk professioneler. Een volwaardige onbemande receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.
3. Mailroom management systeem
Bij een onbemande receptie hoort ook een mailroom management-systeem: een slimme pakketbrievenbus die alle binnenkomende post, leveringen en pakjes beheert. Met een standalone-oplossing kunnen bedrijven hun mailroom management stroomlijnen en inkomende en uitgaande pakjes op de voet volgen. En met een slimme deurbel wijzen ze de koeriers de weg om post af te leveren. De geadresseerde ontvangt automatisch een notificatie dat er post voor hem is aangekomen. Vergeet hij zijn pakje op te halen? Dan krijgt hij een herinnering.
