Open mobile menu
Blog Receptiekosten Pakjes Receptioniste

Waarom de kost van een receptie tegenwoordig niet te rechtvaardigen is

De coronacrisis dwingt bedrijven om drastisch te besparen. Volgens een recent rapport van PwC kan 45% van de werkgerelateerde taken geautomatiseerd worden. Maar waar zitten de ‘quick wins’? Het antwoord ligt aan de voordeur van uw bedrijf: installeer een virtuele receptionist. Het aantal bezoekers in bedrijven is immers sterk verminderd en de kost van de klassieke receptionist staat niet meer in verhouding tot de opbrengst. Bijna alle receptietaken zijn repetitief en kunnen geautomatiseerd worden. Daarbij komt dat de receptiemedewerker niet in staat is om de nodige preventietaken uit te voeren, laat staan dat die verantwoordelijkheid bij hem moet liggen. Eerst de cijfers.

Bezoekersbeheer: 25%

Koeriers, leveranciers en bezoekers ontvangen met respect voor social distancing: receptionisten zijn er volop mee bezig. In deze tijden meer dan ooit, nu bedrijven coronaregels implementeren en preventiemaatregelen opleggen. Beeld u zich eens in hoeveel tijd er vrijkomt als deze taken hen – letterlijk – uit handen worden genomen, en hoezeer u hierdoor aan veiligheid en professionaliteit wint.

De nieuwe coronataken: 25%

Er zijn door de coronacrisis een heleboel nieuwe taken bijgekomen voor receptiemedewerkers. Ze moeten aan elke bezoeker de preventiemaatregelen uitleggen, een Last Minute Risk Analysis (LMRA) bij hem afnemen, vragen de handen te ontsmetten en bij viruspieken eventueel een koortsmeting uitvoeren. Onbegonnen werk voor een receptiemedewerker, hoe goed hij ook is!

Thuiswerk: 10%

Telewerken is heel opeens de norm geworden, en dat brengt een aantal problemen met zich mee. Hoe kunnen collega’s materiaal of documentatie veilig uitwisselen? Vaak gebruiken ze de receptie als een soort van doorgeefluik. En dat bezorgt de receptiemedewerker flink wat werk én hoofdbrekens: waar houdt hij deze zaken bij? Hoe weet hij wat voor wie is bestemd? En vooral: hoe regelt hij dit allemaal met een minimum aan fysieke contacten? Met een virtuele receptie verloopt dit allemaal veilig, vlot en automatisch.

Leveranciers en pakketten ontvangen: 30%

Leveringen ontvangen zonder fysiek contact, de juiste persoon verwittigen, het pakje veilig aan de kant leggen en overhandigen … Niet alleen komt er heel wat fysiek contact bij kijken, er kruipt ook veel tijd in. Tel daar nog eens de telefoontjes, mails, sms’en en rappels bij en de rekening is snel gemaakt.

Telefoons en administratie: 10%

Telefoons doorschakelen, kleine administratieve taken, medewerkers die praatjes willen maken of vragen hebben. Receptionisten worden continu gestoord tijdens het werk. Niet echt productief …

Met een virtuele receptie kan u niet enkel tijd vrijmaken en kosten besparen, maar ook onnodige fysieke interactie vermijden waardoor het risico op virusoverdracht verkleint. En dankzij de kostenbesparing houdt u niet alleen bezoekers en medewerkers, maar het hele bedrijf gezond. Ja hoor: ook letterlijk!

Zo werkt de virtuele receptionist