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Amber Rezeptionistin Office-Koordinatorin

Wie sich die Aufgaben von Amber als Empfangsmitarbeiterin durch den digitalen Empfang gewandelt haben

Rezeptionisten sind das Gesicht Ihres Unternehmens. Doch was passiert, wenn die mit dieser Position verbundenen Aufgaben automatisiert werden? Amber Kempeneers, Rezeptionistin bei einem Mehrparteienbüro, entwickelte sich nach der Automatisierung des Empfangs zur Office-Koordinatorin. Hier erzählt sie, wie dies genau verlief.

Hallo Amber, was waren deine Aufgaben als Rezeptionistin?

Als Rezeptionistin war ich hauptsächlich mit dem Besucher- und Lieferantenempfang, dem Sortieren der Post, dem Empfangen und Versenden von Paketen, Anrufen usw. beschäftigt. Die Unterbringung von Bringme in diesem Gebäude ging mit dem Aufstellen einer Bringme Box im Eingangsbereich einher. Von einem Tag auf den anderen gehörte die Abfertigung von Paketen und das Empfangen von Kurieren & Lieferanten der Vergangenheit an.

Wie verlief die weitere Automatisierung?

Die verlief in verschiedenen Phasen. Nach dem Automatisieren von Lieferungen und Paketen über die Box wurde ‚Send & Collect‘ aktiviert. Damit können Mitarbeiter auch selbst Pakete über die Box versenden und zurückschicken. Da der Empfangsschalter auch häufig zum Überreichen von IT-Material, Musterproben, Verträgen, Autoschlüsseln usw. verwendet wird, wurde beschlossen, eine zweite Box zentral in unserem Gebäude aufzustellen, die ausschließlich für diese Art der ‚internen Logistik‘ genutzt wird. Damit entfiel wiederum ein Großteil meiner täglichen Aufgaben.

Anschließend erhielten alle Abteilungen den Auftrag, den Schriftverkehr mit Kunden und Lieferanten weitestgehend zu digitalisieren. Das ging sogar so weit, dass traditionelle Briefpost an den Absender zurückgeschickt wurde, um den Lieferanten so zur digitalen Arbeitsweise zu verpflichten. Das ist nicht nur ein wichtiger Schritt für die Umwelt, sondern eine weitere langweilige Aufgabe, die wegfiel.

In den letzten Jahren beobachtete ich auch, dass man zunehmend per E-Mail und weniger telefonisch kommuniziert. Wir haben deshalb entschieden, die übrigen Telefonate in einem professionellen Call-Center eingehen zu lassen. Die Mitarbeiter werden so nicht gestört, sondern erhalten eine E-Mail mit der Nachricht des Anrufers und können dann selbst den Zeitpunkt des Rückrufs bestimmen. Für mich ist das ein enormer Zeitgewinn.

Amber - Bringme Desk automatisiert Ihre Rezeption

Welche Änderung hatte für dich die größten Folgen?

Es ist natürlich die Gesamtheit der Änderungen, aber das Bringme Desk, der letzte Schritt bei der Automatisierung unseres Empfangs, hat mir doch einen Schrecken eingejagt. Die Besucher können sich vollständig autonom ohne Hilfe anmelden, die Mitarbeiter werden automatisch benachrichtigt und das System macht den Mitarbeitern richtig Dampf, damit sie ihre Besucher nicht warten lassen.

Früher hatten wir ein Tablet für den Besucherempfang, das jedoch nicht selbstständig funktionierte und ich musste den Besuchern immer bei der Anmeldung helfen. Außerdem hat es immer den Anschein erweckt, als ob ich die Besucher nicht selbst anmelden wollte. Das war kein angenehmes Gefühl!

Hast du die Digitalisierung als eine Bedrohung für deine Tätigkeit empfunden?

Ich muss zugeben, dass es nicht immer einfach war, den Empfang vollständig abzugeben. Persönlich habe ich doch einige Zeit gebraucht, um den Empfangsschalter vollständig unbemannt hinterlassen zu können. Wenn ich ehrlich bin, muss ich allerdings gestehen, dass ich recht schnell mehr Vorteile als Nachteile bemerkt habe.

Ich befürchtete vor allem, dass der soziale Kontakt mit den Kollegen abnehmen würde. Im Moment bin ich bei den Kollegen der Personalabteilung untergebracht und der Kontakt ist viel besser geworden. Ich habe jetzt auch zum ersten Mal das Gefühl, wirklich Teil des Teams zu sein. Das Leben einer Rezeptionistin ist manchmal durchaus einsam.

Aber du arbeitest hier doch immer noch?

Ja sicher, ich bin jetzt Office-Koordinatorin. Ich verwalte den Fuhrpark, das Gebäude und erledige das Reisemanagement. Ich sorge dafür, dass andere ihren Job gut ausüben können und versuche, dafür das richtige Umfeld zu schaffen und die richtigen Tools zur Verfügung zu stellen.“

Was für eine Veränderung!

Ja, eigentlich bin ich froh, dass ich von den täglichen Aufgaben erlöst bin und stattdessen eine viel wertvollere Beschäftigung mit mehr Verantwortung bekommen habe. Ich habe wirklich das Gefühl, dass ich jetzt viel wichtiger für meine Kollegen und das Unternehmen bin als zuvor.