Des études démontrent que sept entreprises sur dix ont découvert qu'elles auront besoin de moins d'espace de bureau à l'avenir. En d'autres termes, la demande d'espace de bureau diminue et l'offre augmente. Les entreprises dont le business model est basé sur la location de bureaux et d'espaces de coworking intensifient leurs efforts en matière de sécurité et de numérisation. Ces derniers mois, beaucoup d'entre elles optent pour un réceptionniste virtuel. Quelle valeur ajoutée celui-ci leur offre-t-il ? Pourquoi des centres d'affaires tels que le Business Park à Ypres et le Park Office, mais aussi des acteurs majeurs tels que NewFlex, déploient-ils une réception virtuelle ?
Les anciens atouts sont inutilisables
Jusqu'il y a peu, les critères qui permettaient aux centres d'affaires de se distinguer étaient liés à un emplacement de choix, un bel immeuble historique, un intérieur luxueux et un service personnalisé. Cette approche portait ses fruits, du moins jusqu'à l'apparition du coronavirus. Les entreprises se sont soudainement mises en quête d'une autre façon de faire. Pour séduire les locataires, elles doivent désormais miser sur de nouveaux atouts. Elles ont découvert que le réceptionniste virtuel est un moyen rentable de lutter contre l'éventuelle inoccupation de locaux et une diminution des loyers. Tels sont leurs arguments.
Les télétravailleurs et les locataires ont besoin d'un réceptionniste « à eux »
L'apparition subite du travail hybride est l'un des changements les plus profonds. Les gens travaillent de manière beaucoup plus flexible, parfois au bureau, parfois à la maison... Un réceptionniste virtuel permet de répondre à cette nouvelle tendance. Les livreurs, fournisseurs ou visiteurs inattendus sont accueillis de manière entièrement automatique et le télétravailleur est tenu informé en temps réel.
Par ailleurs, les collaborateurs peuvent utiliser la réception virtuelle pour déposer ou conserver un paquet pour des collègues qui travaillent à domicile. Ceux-ci en sont alors avertis immédiatement. Une notification leur est également envoyée quand ils ont reçu du courrier ou un envoi recommandé, afin qu'ils puissent les récupérer dès qu'ils seront de retour au bureau.
La santé et la sécurité avant tout
Notre vision du monde a changé radicalement. La santé et la sécurité sont subitement devenues la priorité absolue. Les locataires veulent avoir la garantie que tout le monde respecte les règles d'hygiène. À cet égard, le réceptionniste virtuel est une solution très efficace pour les espaces de coworking et centres d'affaires. Il informe les employés et les visiteurs sur les mesures de prévention contre le coronavirus au travail et effectue systématiquement un bref contrôle de santé en cas de risque de contamination par un virus. Il est également équipé d'un distributeur de gel hydroalcoolique avec un capteur de sécurité intégré et garantit que toute personne entrant dans l'entreprise se désinfecte les mains. Le réceptionniste imprime ensuite un badge « all clear » pour les visiteurs, ce qui crée un sentiment de sécurité pour toutes les personnes présentes dans le bâtiment. C'est une bonne chose pour tout le monde.
