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Bringme Office Virtual Reception Full With Key

Qu'est-ce qu'une réception virtuelle ?

Au bureau
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4 min

La réception virtuelle est une combinaison ingénieuse de logiciels et de matériels innovants et conviviaux, permettant aux entreprises d'automatiser leur réception. Le système permet en effet de supprimer les tâches répétitives des réceptionnistes. Il assure un contrôle d'accès fluide, automatise l'enregistrement des visiteurs et reçoit et stocke le courrier, les colis et les livraisons entrants. En d’autres mots, ce système offre une solution sûre, rentable et efficace pour le contrôle d'accès, la gestion des visiteurs et l’administration du courrier.

1. Contrôle d'accès intelligent

Le personnel temporaire, les employés permanents, les visiteurs et les fournisseurs vont et viennent. Mais qui peut accéder à quels espaces, et quand ?

Accueil et orientation

  • Le système de contrôle d'accès intelligent donne des instructions vocales automatiques pour accueillir et autoriser l’accès à toutes les personnes qui entrent dans le bâtiment. Avec un courriel d'invitation accompagné d’un code QR, il est possible de donner aux visiteurs et aux fournisseurs un accès temporaire limité.
  • Le système fournit un accès à clé unique : une seule clé ouvre toutes les portes et active tous les dispositifs intelligents auxquels l'utilisateur peut accéder comme par exemple une ou plusieurs imprimantes.

  • Le logiciel de gestion permet de définir et d'ajuster les droits d'accès et les restrictions temporelles. Ainsi, seules les personnes autorisées pourront accéder, par exemple, aux services juridiques, financiers ou RH. Ce système garantit ainsi un niveau de sécurité accru.
    Desktop

    2. Système de gestion des visiteurs

    Le système de réception virtuelle permet également de recevoir et d'enregistrer les visiteurs et les employés. Cette solution est très efficace car elle est entièrement numérique. Il existe 2 types de systèmes de gestion des visiteurs.

    Office1 Visitor Reception Desk

    2 options, 1 vainqueur clair

    • Les solutions SaaS (Software as a Service) visent à assister les réceptionnistes dans leurs tâches quotidiennes. Elles numérisent en partie l’accueil, mais présentent encore plusieurs inconvénients, car elles ne fonctionnent pas de manière autonome : un réceptionniste doit toujours être présent avec une tablette ou un iPad pour utiliser le logiciel. De plus, ces solutions entraînent des coûts supplémentaires : le coût du système + le coût du réceptionniste qui utilise le système.
    • Une solution HaaS fonctionne de manière 100 % autonome et automatise l'ensemble des processus d'enregistrement des visiteurs. Le système se compose de divers éléments tels qu'une sonnette intelligente, une imprimante de badges, un distributeur de gel alcoolisé et des lecteurs de codes QR pour ouvrir les portes. Comme il ne faut plus de réceptionniste, une entreprise dotée d'un système HaaS économise beaucoup d'argent. En même temps, l’accueil sera beaucoup plus professionnel. Un accueil virtuel à part entière offre donc toujours une solution HaaS.

    3. Système de gestion du courrier

    La réception virtuelle inclut également la gestion de la salle du courrier : une machine à colis intelligente gère tout le courrier entrant, ainsi que les livraisons et les colis. Avec une solution autonome, les entreprises peuvent rationaliser la gestion de leur salle de courrier et surveiller de près les colis entrants et sortants. Et avec une sonnette intelligente, ils montrent aux coursiers comment distribuer le courrier. Les destinataires sont automatiquement avertis qu’il y a du courrier ou un colis pour eux. Et s’ils oublient de récupérer leur colis ? Dans ce cas, le système leur envoie un rappel.

    Courier DPD Mailroom Management Blog

    Protection des données

    Les colis étant gardés dans un casier à colis verrouillé, les données personnelles figurant sur les étiquettes, telles que le numéro de téléphone et l'adresse électronique, sont protégées. Les destinataires peuvent réceptionner leur colis directement - donc à l'abri des regards - sans intermédiaire.

    Et si les employés reçoivent un colis ? Dans ce cas, ils reçoivent une notification avec un code QR personnel. Il leur suffit de scanner celui-ci au casier à colis intelligent pour obtenir leur colis. Rien n’est plus simple !

    Rentable

    Avantages d'une réception virtuelle avec un système de gestion du courrier :

    • Réduction des coûts, car il ne faut plus de réceptionniste
    • Les employés gagnent du temps, car un casier à colis intelligent scanne chaque livraison, signe la réception et informe le destinataire
    • La confidentialité, car toutes les livraisons aboutissent dans un casier à colis séparé, à l'abri des regards indiscrets
    • Aspect professionnel

    Pourquoi la réception virtuelle
    est-elle révolutionnaire ?

    Dans le passé, les entreprises utilisaient papier et crayon pour enregistrer les visiteurs. Cette tâche était souvent accomplie par la même personne, qui devait simultanément recevoir, signer, stocker et informer les destinataires de leurs colis. Cela prenait beaucoup de temps et était en outre contraire aux principes de la protection des données.

    La réception virtuelle met définitivement fin à cette pratique démodée. Elle travaille de manière autonome, sans l’intervention de personnel (de la réception). Elle professionnalise l'accueil des entreprises, des services publics et des organisations, tout en optimisant la sécurité des environnements de travail et en réduisant les coûts opérationnels.

    Le personnel de la réception aura plus de temps pour des tâches plus complexes, telles que la gestion du parc des voitures ou l’assistance à d’autres collègues. La réception virtuelle offre la possibilité d’un accueil automatisé sans personnel.

    La réception virtuelle :

    • est disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
    • améliore l'expérience du visiteur et protège les données personnelles
    • optimise la qualité du service à la fois pour les employés présents ou travaillant chez eux

    Que peut signifier une réception virtuelle pour votre lieu de travail ?

    Le livreur scanne lui-même son colis

    Efficacité accrue

    Votre personnel d'accueil se concentre sur des tâches plus importantes.

    Collaborateur qui prend colis

    Sécurité accrue

    Vous disposez d’un meilleur contrôle des personnes qui entrent et sortent de votre bâtiment.

    Desktop Mockups Analyitics Dashboard

    Moins de coûts

    Une réception virtuelle peut permettre à votre entreprise d'économiser jusqu'à 50 000 euros par an.