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Case Office Box Decos
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La réception virtuelle de Decos accueille les visiteurs et les colis

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100% automatique, 100% sans papier

Decos est une entreprise informatique qui travaille 100% sans papier en s’appuyant sur sa propre solution logicielle. Elle a trouvé qu'il était grand temps de digitaliser sa réception. Mais l'entreprise ne voulait pas faire les choses à moitié. Elle s’est donc remise en question et a décidé de se lancer à 100%.

Decos a commencé par bannir la moindre feuille de papier, a renvoyé à l’expéditeur le courrier papier sans l’avoir ouvert en demandant d’être contactée par voie électronique et a même supprimé le papier au petit coin (eh oui !). En toute logique, l'étape suivante devait aller encore plus loin, de la digitalisation à l'automatisation.

Case Office Box Decos entrance

Beam me up, Pepper

Quiconque passe chez Decos, aux Pays-Bas, se croit projeté dans un film futuriste. Le bâtiment de l’entreprise a la forme d'une météorite et est planté dans un authentique désert – bien qu'il s'agisse en réalité d'une zone industrielle. La sensation s'intensifie encore lorsqu'on franchit le seuil : la porte s'ouvre et le robot Pepper vous demande de vous inscrire. « Non, vous n'avez pas besoin de clavier, il suffit de me parler », dit-il gentiment. Ensuite, un second robot roule jusqu'à vous pour vous guider. Quand on vous disait que l’automatisation jouait ici un rôle prépondérant…

Vers une réception virtuelle

Pour convertir sa réception employant deux collaborateurs à mi-temps en une réception totalement automatique et sans intervention humaine, Decos a commencé par renvoyer systématiquement à l’expéditeur tous les courriers papier. L’entreprise a opté pour un central téléphonique externe, afin qu'il n'y ait besoin de personne pour prendre ou transférer les appels téléphoniques. Et l’aventure est devenue encore plus amusante quand le robot Pepper est arrivé pour accueillir les visiteurs.

Avec Bringme, naturellement

En guise de cerise sur le gâteau, la Bringme Box a, lui aussi, été installé. Elle fait office de véritable réception virtuelle. Les coursiers et les fournisseurs s'inscrivent automatiquement et annoncent la personne qu’ils viennent voir.
Les collaborateurs, quant à eux, peuvent facilement recevoir des colis ou échanger du matériel entre eux via la box. La logistique interne s'en trouve grandement simplifiée.

Case Office Box Decos Pepper
« Il arrivait parfois que 3 collaborateurs se présentent simultanément lors du passage d’un coursier. Calculez ce que cela coûte à l'entreprise. À présent, tout est automatique », souligne Pieter de Koning, Facility Manager chez Decos. « Avec la Bringme Box, nous ne perdons plus de temps lors de l’accueil de coursiers ou de fournisseurs, sans parler de la distribution des colis. Notre réception 100% digitale est désormais une réalité. »

- Pieter de Koning, Facility Manager bij Decos.

Case Office Box Decos

La solution

Decos a opté pour la Bringme Box parce qu'elle permet :

  • de réceptionner tous les colis et d’enregistrer la réception en lieu et place du destinataire ;
  • aux coursiers et aux fournisseurs de s'inscrire dans le hall d'entrée ;
  • aux collaborateurs d'échanger des choses facilement et en toute sécurité ;
  • d’être conforme à la nouvelle législation RGPD et de protéger la vie privée des collaborateurs ;
  • de créer une réception totalement automatisée.

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