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Digitale Receptie

Passez d’une réception classique à un accueil numérique moderne en 7 étapes

Le fonctionnement de la réception a peu changé au cours des dernières décennies : traitement du courrier, répondre au téléphone et accueil des visiteurs. La réception des livraisons et des colis contre signature ainsi que le stockage des paquets viennent compléter la journée de travail des réceptionnistes. Les coûts opérationnels sont élevés, car il doit toujours y avoir quelqu’un à la réception, même quand votre collaborateur habituel est malade ou en congé.

Suivez ces 7 étapes pour créer une réception virtuelle qui réduit 85 % des coûts.

Office Mail

1. Réduisez la quantité de courrier

75 % du courrier se compose de factures, de rappels et d’autres documents comptables. Convenez avec vos fournisseurs (et clients) d’envoyer uniquement des factures et du courrier numériques, directement au bon département. En trois mois, vous pourrez numériser jusqu’à 90 % de tout le courrier entrant : pas de frais de réception, un traitement beaucoup plus efficace et un bon point pour l’environnement.

2. Créez une mailbox virtuelle

Créez une mailbox virtuelle pour les quelques lettres que vous recevez encore. Le courrier est adressé à une boîte postale centrale, trié, scanné et directement envoyé par e-mail au bon département. Les lettres sont ensuite détruites. Ce coût est limité, car vous payez par lettre reçue.

3. Automatisez la réception des livraisons et des colis

Ouvrir la porte, vérifier la livraison, signer, stocker et avertir les collaborateurs : un processus particulièrement chronophage ! Installez un box à colis intelligent à la réception et automatisez ainsi jusqu’à 30 % des tâches des réceptionnistes. Avec un service Send & Collect, vous pouvez également envoyer des colis via la même boîte à lettres et colis.

Homme qui prend un colis de la boite à colis connectée

4. Accueillez les visiteurs avec un système de visitor management

Accueillir les visiteurs, les inscrire à l’entrée et à la sortie, informer la personne avec laquelle ils ont rendez-vous... Tout cela nécessite aussi beaucoup de travail. Avec un système de gestion des visiteurs totalement autonome, le visiteur s’annonce facilement lui-même. C’est plus rapide, plus sûr et cela ne nécessite qu’une fraction des coûts opérationnels classiques.

Visiteur qui s'enregistre à une réception virtuelle

5. Externalisez les appels entrants à la réception

Votre courrier est traité par voie électronique, la distribution des colis passe par une box automatisée et les visiteurs sont accueillis par votre système de visitor management. Mais qu’en est-il des coups de fil ? De nos jours, la plupart des appels sont directement passés sur le GSM ou l’appareil du collaborateur. Vous pouvez parfaitement charger un call center de répondre aux autres appels entrants. Le collaborateur reçoit un e-mail et peut rappeler quand ça l’arrange. Un coût limité, car vous payez par appel téléphonique.

6. Automatisez la logistique interne

La réception est souvent utilisée comme point central de la logistique interne. Les collaborateurs y laissent facilement quelque chose pour leurs collègues. Il arrive même que du matériel informatique y soit mis à disposition. Automatisez votre logistique interne avec une boîte aux lettres intelligente disponible 24h/24 et 7j/7.

Receptionniste qui s'occupe de la réception du courrier et des colis

7. Confiez des tâches à valeur ajoutée à la réception

Votre réceptionniste est à présent libéré(e) de ses tâches quotidiennes répétitives. Donnez-lui à la place plus de responsabilités et des missions à véritable valeur ajoutée pour l’entreprise, comme la gestion du parc automobile et des bâtiments, la gestion des voyages, etc. Lisez ce qui est l’impact d’une réception numérique sur le job de réceptionniste.

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