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Box Uz Leuven 1

Comment l’UZ Leuven gère des milliers de colis

Un bouquet de fleurs à la main, nous visitons le plus connu et le plus grand hôpital de Belgique : le campus Gasthuisberg de l’UZ Leuven. Pas moins de 9000 (!) personnes travaillent ici. Nous avons rendez-vous avec Herman Homblé, responsable du service Post Scan. Il voit passer chaque jour des milliers de colis et pourtant Herman est un homme heureux. Nous avons voulu savoir comment il fait...

Depuis 75 ans déjà l'hôpital universitaire de Louvain est la référence en matière de soins médicaux de qualité et innovants. Au fil des ans, il s'est même développé au point de devenir le plus grand hôpital du pays, avec 1.995 lits. L'ensemble est divisé en quatre campus : Pellenberg, Sint- Pieter, Sint-Rafaël et Gasthuisberg.

Le plus grand des quatre campus, c'est le Gasthuisberg. C'est là que travaille Herman Homblé, responsable du service Post Scan. Herman supervise à la fois la distribution du courrier interne et le bon déroulement de l'envoi du courrier externe. Chaque jour passent là entre 2000 et 3000 paquets. Aujourd'hui ces colis ne sont plus distribués uniquement de manière traditionnelle. En face de la messagerie interne trône depuis quelques mois une Bringme Box flambant neuf. Nous sommes très curieux d'en savoir plus sur les premières réactions.

Qu'est-ce qui vous a décidé à opter pour Bringme ?

Herman : « Près de 9000 personnes travaillent ici et je pense que presque toutes ont déjà reçu ou envoyé quelque chose. Cela va de soi, l'intensité de l'utilisation du service varie d'une personne à l'autre. En principe, nos collaborateurs ne peuvent pas se faire livrer des colis privés au travail. Mais je voyais quand même régulièrement passer des enveloppes marquées Amazon, Coolblue ou autres. Mais comme beaucoup de personnes ici travaillent énormément, et souvent avec des horaires très variables, le management n'a jamais voulu y mettre son veto. C'est pourquoi j'ai été immédiatement conquis lorsque la direction a décidé d'installer une Bringme Box. C'est surtout un signe de reconnaissance, une concession faite aux travailleurs. »

Combien de travailleurs d'UZ Leuven utilisent-ils la Bringme Box ?
« Il est très difficile d'évaluer avec précision le nombre de personnes qui utilisent la box. Nous croyons très fort ici à la discrétion envers les gens et donc nous n'intervenons que lorsque quelque chose ne fonctionne plus correctement.

Mais, je peux vous dire que l'armoire est pratiquement toujours pleine, et que de plus en plus de nouveaux noms s'ajoutent à notre liste d'utilisateurs. La box est d'ailleurs réservé aux colis privés, il n'est pas lié au travail. Cela, c'est livré sur place. »

Comment s'est déroulé le lancement ?
« En premier lieu, nous avons expliqué via l'intranet en quoi consistait Bringme, comment cela fonctionnait, et précisé que nous allions bientôt proposer ce service. Ensuite, une équipe de Bringme est venue distribuer des brochures à la cafétéria, où se rendent la plupart des gens. Dès le premier jour de fonctionnement de la Bringme Box, à chaque colis livré ici était joint le dépliant Bringme. Celui-ci offre une information concise et claire et constitue un bon incitant à l'utilisation de la Bringme Box. La plupart des collaborateurs étaient, tout comme moi, véritablement enthousiastes dès le début. C'est de plus tellement simple à utiliser que tout le monde a été directement conquis. »

Avez-vous rencontré certains problèmes ?
« Bien sûr, un problème peut toujours survenir. Un petit exemple : beaucoup de gens travaillent ici. Certains d'entre eux ont un nom identique. Ainsi, nous avons ici trois dames qui s'appellent Liesbeth Peeters. Dès lors, le coursier ne sait pas si le colis est destiné à Liesbeth 1, 2 ou 3 et peut donc parfois le livrer à la mauvaise personne. Mais dès que nous avons signalé ce problème, Bringme a commencé à chercher une solution. Mais cela pourrait encore se produire. Nous sommes aussi en contact direct avec Bringme-support. Résultat, lorsqu'un problème se présente, nous pouvons immédiatement vérifier ce qui s'est passé pour n'importe quel colis. C'est pratiquement le seul problème auquel nous avons eu à faire face. »

Qu'appréciez-vous le plus dans la Bringme Box ?

« Que l'on puisse recevoir des colis à n'importe quel moment. Il existe bien des alternatives sur le marché, mais alors chacun doit acheter une boîte aux lettres spéciale, ou se rendre à un point de collecte. Ce qui est assez contraignant. Ici, à l'UZ Leuven, les gens passent littéralement deux fois par jour devant la Bringme Box. Cela en rend l'utilisation très facile. Si par hasard un paquet est trop grand pour la box, il peut tout simplement être déposé au service postal d'UZ Leuven. Nous tenons en outre beaucoup à la discrétion envers nos collaborateurs. Grâce à Bringme, nous pouvons encore mieux garantir celle-ci. Avant Bringme, il en allait tout autrement. Nous avons un jour reçu un colis qui, pour l'une ou l'autre raison, n'a pu être livré à la bonne personne. Le paquet a d'abord 'erré' pendant quelques semaines à travers les différents départements, jusqu'à ce qu'il soit finalement ouvert. Il était plein à ras bord de sous-vêtements sexy. »

Quelles améliorations souhaiteriez-vous encore ?

« Comme je l'ai dit avant, un système permettant de distinguer les noms identiques. De plus, nous voudrions agrandir notre armoire, et cela ne me dérangerait pas qu'on y trouve des casiers encore plus vastes que l'actuel format XL. »

Nous nous en occupons, Herman ! Merci pour l'interview. Encore une dernière question : recommanderiez-vous Bringme?
« Oui, absolument ! Certainement pour une entreprise qui compte de nombreux collaborateurs, je ne vois pas bien comment on pourrait s'en passer. »

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