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Blanche Bringme Box

La Bringme Box protège la vie privée et répond ainsi au GDPR

Nous faisons massivement nos achats en ligne. Tous ces colis aboutissent chez des voisins ou sont laissés sans surveillance à la réception des entreprises. Cette situation a donné l’idée au CEO Jo Vandebergh d’introduire en 2005 un système de livraison à domicile intelligent. Aujourd’hui, l’armoire de livraison à domicile est remplacée par la Bringme Box, un bureau de poste interne intelligent qui permet aux utilisateurs de recevoir leurs commandes en ligne, de retourner les mauvais achats et d’envoyer des colis ou du courrier. On trouve des Bringme Box dans toute l’Europe. Les box constituent non seulement une réponse au problème des colis, mais aussi aux directives en matière de vie privée du GDPR.

En 2016, le General Data Protection Regulation (règlement général européen sur la protection des données) ou GDPR a été adopté. Deux ans plus tard, le 25 mai 2018, les entreprises européennes doivent collecter, utiliser et sécuriser les données personnelles des citoyens conformément au GDPR.

Bringme a fait les efforts nécessaires pour se conformer au GDPR dans les délais prescrits, tout en offrant à ses clients une solution qui les aide à protéger la vie privée de leurs employés.

Femme qui parle avec réceptionniste

La vie privée des employés est étalée à l’accueil ou dans le hall d’entrée

De nombreuses entreprises prennent des mesures draconiennes pour se conformer au GDPR et protéger la vie privée de leurs employés alors que, dans le même temps, la vie privée de ces employés s’étale à l’accueil où les visiteurs et d’autres collaborateurs peuvent voir les colis de leurs collègues. Quand ces colis ne sont pas tout simplement livrés chez des voisins (parfois inconnus) contre la volonté du destinataire.

Nombreux sont les colis qui en disent plus sur nous qu’on ne le pense à première vue. Des commandes comme des vêtements de grossesse, des produits de santé, des vêtements de marque onéreux ou de l’alcool peuvent susciter de nombreux ragots et offrir un aperçu malvenu de notre vie privée aux collègues, voisins ou passants fortuits.

Quel est donc l’intérêt de protéger l’adresse e-mail professionnelle d’un collaborateur contre une utilisation abusive par des tiers, si toute personne passant par la réception peut observer l’entièreté du comportement d’achat de ce même collaborateur, et remarquer qu’une commande a été passée chez ‘enceinte.be’ ? À moins que ce ne soit une cure détox achetée sur ‘dietox.be’ ?

Avec Bringme, les colis des employés et des résidents sont directement livrés dans le Bringme Box. Le destinataire reçoit une notification discrète et peut aller chercher son colis à l’heure de son choix. Personne d’autre ne sait que des colis ont été livrés, ni à quelle fréquence et certainement pas de quel type de colis il s’agit. La vie privée du destinataire est garantie tout au long du processus.

Bringme Box dans la réception

Bringme allège les préoccupations des entreprises en matière de protection de la vie privée

« En outre, l’enregistrement des colis destinés aux employés par le/la réceptionniste entraîne des obligations supplémentaires dans le cadre du GDPR et peut même conduire à une fuite des données », explique Jo Vandebergh. Conformément au GDPR, les entreprises sont tenues de traiter les fichiers indiquant qui a reçu quel colis et à quel moment comme toutes les autres données personnelles.

De plus, la livraison de colis privés à la réception ou chez des voisins entraîne un risque réel de violation du secret de la correspondance : le colis n’est pas remis à son destinataire final et il n’est pas rare qu’il soit ouvert par accident par quelqu’un d’autre.

En utilisant Bringme, les entreprises organisent leurs processus de façon à ce qu’il n’y ait plus de risque de violation de la vie privée lors de la livraison de colis à leurs employés. Elles remplissent ainsi pour cette part leur obligation d’appliquer le privacy by design (ndlr : ‘privacy by design’, signifie que les entreprises doivent penser leurs processus et produits de manière à éviter tout risque de violation de la vie privée).

Mise en œuvre du GDPR

Bringme a également consenti les efforts nécessaires pour se conformer aux obligations du GDPR et protéger au mieux les données personnelles de ses utilisateurs. Le projet de mise en œuvre du GDPR était un exemple stimulant de collaboration à l’échelle de toute une équipe : les services juridique, ICT, Produit/Software, marketing et RH ont trouvé ensemble une solution structurelle. En conséquence, Bringme a maintenant une vue globale à 360° de toutes les données personnelles qui peuvent être traitées au sein de l’organisation et peut garantir à ses utilisateurs qu’elles seront traitées en totale sécurité et dans le respect de leur vie privée.

Sur le fond, et même avant l’entrée en vigueur du GDPR, Bringme était déjà très en pointe en matière de protection des données personnelles, mais surtout en ce qui concerne l’obligation de documentation. À présent, il ne suffit plus à Bringme de se conformer aux principes, mais il doit être en mesure de démontrer qu’il le fait sur base de documents, rapports, etc.

Le GDPR : une bénédiction à tous points de vue ?

Avant tout, Bringme pense que le GDPR protègera mieux la vie privée de ses utilisateurs et de tous les citoyens de l’UE, et qu’il s’agit donc d’une évolution positive.

Dans un certain nombre de domaines cependant, le balancier (administratif) va trop loin et le GDPR ne tient pas compte des besoins de la gestion d’entreprise. Par exemple, les coordonnées professionnelles (telles qu’une adresse e-mail professionnelle) sont considérées de la même manière que les coordonnées privées et les règles de consentement sont également renforcées pour ces données (entraînant la nécessité de prouver le consentement explicite), d’une façon qui ne correspond pas au fonctionnement du commerce.

Il aurait été préférable de créer une présomption de consentement pour les coordonnées B2B, avec la possibilité de pouvoir se désinscrire individuellement ou de manière générale (opt-out). Les entreprises qui veulent appliquer aux données B2B une orthodoxie stricte en matière de confidentialité n’oseront donc plus décrocher le téléphone et verront leur prospection paralysée.

Bringme suppose que les rédacteurs du texte du GDPR n’ont jamais visé de telles conséquences et respectera bien sûr l’esprit du GDPR pour les contacts B2B. Bringme tiendra également compte du contexte et donc aussi du pragmatisme nécessaire.

Bringme Box

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