Open mobile menu
Drukke receptie

Hoe je als bedrijf een verdedigingsmuur tegen het virus kan opbouwen

Kantoor
Icon readtime
4 min

We zitten weer in lockdown. Duizenden bedrijven kregen pv’s omdat ze de elementaire preventiemaatregelen niet naleefden. Thuiswerken en een handpompje aan de ingang plaatsen, volstonden niet om de medewerkers te beschermen. En nu moeten bedrijven absoluut vermijden dat ze niet opnieuw in dezelfde val lopen. Ja, ook het jouwe. Want élk bedrijf, hoe groot of hoe klein ook, kan het aantal besmettingen en zieken sterk beïnvloeden met een doortastend veiligheidsprotocol. Waarom dit zo efficiënt is, lees je hieronder.

Stap 1. Preventiemaatregelen, elke dag opnieuw

We worden om onze oren geslagen met adviezen rond social distancing, handhygiëne en andere. Toch is de voorbije weken duidelijk geworden dat veel medewerkers hier nog tegen zondigen of het gewoon vergeten. Als we straks weer naar het werk gaan, is het dus cruciaal om al wie in je bedrijf komt er elke dag opnieuw aan te herinneren dat ze de regels moeten respecteren: social distancing, richtingaanwijzers, mondmaskers, bezettingsgraad van bureaus en vergaderruimtes, enz. Maar hoe? Een receptioniste krijgt dit niet systematisch uitgelegd aan alle medewerkers en bezoekers. Met een  virtuele receptionist kan je dit proces eenvoudig automatiseren en bescherm je iedereen tegen virusoverdracht. Van bij de voordeur.

Stap 2. Hou het virus tegen van bij de voordeur

Ook nodig in je dagelijks veiligheidsprotocol: het stellen van de juiste vragen aan medewerkers en bezoekers, elke dag opnieuw. Heb je bepaalde symptomen, voel je je slecht, kom je terug uit een risicogebied? Medewerkers die op deze vragen moeten antwoorden, denken meer na over hun eigen verantwoordelijkheid, de potentiële risico’s die ze zelf meedragen en hun eigen rol in het verhaal. Wie een risico vormt, komt er tijdelijk niet in. Een echte receptiemedewerker zal deze vragen nooit systematisch stellen; de virtuele receptionist doet dit wel.

Product Desk In Setting Washing Hands

Stap 3: Handen ontsmetten. Verplicht!

Ook verplichte handenontsmetting moet deel uitmaken van je protocol. In veel bedrijven staat de hand sanitizer bij de ingang, maar heel wat mensen springen hier nog nonchalant mee om: het zijn net deze personen die een gevaar zijn voor je werkomgeving en je medewerkers kunnen besmetten.

Dat geldt ook voor de koortsmeting. Zoals je wellicht weet, staat koorts als symptoom tijdens deze pandemie nog altijd met stip bovenaan het lijstje. Je wil dus echt niet dat iemand met koorts rondloopt op de werkvloer: je kan te maken hebben met een superverspreider. Er wordt vaak geschermd met privacy als het om koortsmeting gaat. Maar door de temperatuurgegevens niét te koppelen aan de identiteit van de gebruiker, kan je dit perfect privacy compliant laten verlopen.

Stap 4. Laat de 1,5 meter verplicht respecteren

Na het succesvol afronden van het veiligheidsprotocol, en wanneer je medewerkers in je bedrijf rondlopen, is het niet voldoende om hen verplicht een mondmasker te laten dragen: ze moeten ook de ruimtes vaak genoeg (liefst permanent) ventileren en de 1,5 meterregel respecteren. Er bestaan hier handige social distancing badges voor. Ze geven een alarmsignaal wanneer je te dichtbij komt. Je zal merken, in het begint geeft dit behoorlijk wat kabaal, maar na verloop van tijd zijn je medewerkers het gewoon om de juiste afstand te houden. Dit is een klein en goedkoop hulpmiddel dat een groot verschil kan maken.

Contactloze leveringen, ook een vereiste

Het sluitstuk van je veiligheidsprotocol, en wat vaak wordt vergeten, zijn contactloze leveringen. Het gaat dan niet alleen over pakjes en leveringen die op kantoor worden ontvangen: ook de interne overdracht tussen medewerkers moet contactloos verlopen. Je kan immers niets aan elkaar overhandigen zonder de 1,5 meter te schenden … Een virtuele receptionist kan dit allemaal faciliteren. Met als bijkomend voordeel dat hij de pakjes bijhoudt voor wie thuiswerkt, of dat thuiswerkers iets kunnen leveren aan collega’s op kantoor. Zij kunnen het dan oppikken wanneer het hen past.

Bringme Blog Office Veiligheidsprotocol OBI4372 cropped

“Investeren in deze moeilijke tijden, dat zie ik niet zitten …”

De meeste bedrijven denken dat een veiligheidsprotocol serieuze extra inspanningen en investeringen vergt. Begrijpelijk dat ze daar in deze moeilijke tijden voor terugschrikken. Maar vreemd genoeg is het net tegenovergesteld. Het veiligheidsprotocol is maar een klein onderdeeltje van de virtuele receptionist: dit systeem is tegenwoordig zo sterk geëvolueerd dat het daarbovenop alle klassieke receptietaken automatiseert en bedrijven daardoor erg veel tijd en geld doet besparen.

Ook een virtuele receptionist in je bedrijf?