De virtuele receptie: onbemand en onpersoonlijk?

In een bedrijfsomgeving associëren we gastvrijheid vaak met een receptionist die bezoekers persoonlijk en vriendelijk begroet. Een onbemande en geautomatiseerde receptie lijkt dus haaks te staan op het begrip klantvriendelijkheid.

Toch kiezen meer en meer bedrijven voor een visitor management systeem zonder receptioniste, niet alleen omwille van de kostenbesparing, maar vooral omwille van deze drie kwalitatieve redenen.

Snel en comfortabel aanmelden

Een digitale ontvangst kort de wachttijd van de bezoeker in: geen rij bezoekers aan de receptie, niet meer wachten tot de receptioniste haar telefoongesprek afgerond heeft en vooral geen sluitingsuren. Bezoekers kunnen zich immers snel en eenvoudig aanmelden op een gebruiksvriendelijk aanraakscherm, waarna de gastheer een notificatie ontvangt op zijn smartphone, waar hij zich ook in het bedrijf bevindt. De wachttijd wordt dus drastisch verminderd.

Een uniforme, klantvriendelijke ontvangst

Een virtuele receptie schrijft bezoekers in op een uniforme manier. De kwaliteit van ontvangst is voor elke klant op elk moment even professioneel en kan in vijf talen verzorgd worden. Kort nadat de bezoeker aankomt, zal hij door de gastheer zelf warm en persoonlijk verwelkomd worden. De gastheer beschikt immers over correcte bezoekersinfo zodat er geen gênante vergissingen mogelijk zijn.

Discretie gegarandeerd

Aan de receptie sta je nooit alleen. Nochtans zou de reden van de afspraak vertrouwelijk moeten blijven tussen gastheer en bezoeker. Een automatische receptie betekent ook een veilig bezoekersregister dat compliant is met de GDPR-wetgeving. Minstens even belangrijk is de bescherming van uw eigen know-how en ideeën: elke bezoeker wordt namelijk verzocht een vertrouwelijkheidsdocument te ondertekenen wat voor uw receptioniste in de praktijk niet haalbaar is.

Gerelateerd

Kantoor

Verloren en gestolen toestellen: hoe voorkom je dat ze een bron van datalekken worden

Recente gegevens liegen er niet om: slechts 7% van de IT-managers beschouwt verloren of gestolen toestellen als een groot risico, maar zulke vermiste IT assets zijn wel verantwoordelijk voor een alarmerende 17% van de datalekken (Forrester Research's 2023 State of Data Security rapport). Deze discrepantie legt de kwetsbaarheid op het vlak van databescherming bloot: de potentiële gevaren van toestellen zoals smartphones, computers, laptops en USB-drives die in verkeerde handen vallen, wordt over het hoofd gezien.
1699370220 geleden
Kantoor

3 manieren waarop een pakjes­automaat uw bezoekers­aantal doet stijgen

De retailers staan voor een gigantische uitdaging. Het bezoekersaantal in fysieke winkels daalt opmerkelijk. In de US heeft Amazon al actie ondernomen om online shoppers naar hun winkels te leiden door lockers te installeren waarin klanten hun pakjes kunnen laten leveren. Hierdoor steeg het aantal bezoekers met 4% tegenover hun winkels zonder lockers. 50 tot 60% van deze online shoppers doet effectief een extra aankoop. Met deze drie nieuwe services hebt u de ideale traffic generators.
1647272520 geleden
Kantoor

Hoe steden en gemeenten hun lokale handelaars door deze moeilijke tijd kunnen helpen

De coronacrisis raakt lokale handelaars bijzonder hard. De overheid sloot het merendeel van de winkels, maar staat handelaars wel toe hun zaak open te houden als afhaalpunt. Goed bedoeld om de pijn wat te verzachten, maar voor de meeste winkels is dit in de praktijk moeilijk uitvoerbaar. Waar gaat het over en hoe kunnen steden en gemeenten hen helpen?
1644494400 geleden