Onthaal in bedrijven voorgoed veranderd door corona
Na de aanslagen van 9/11 is onze manier van reizen voorgoed veranderd, met strenge beveiligingsmaatregelen in alle luchthavens. Op dezelfde manier zal blijken dat het onthaal in bedrijven niet langer kan gebeuren zoals vóór corona. Want hoe moet een receptionist een pakje aannemen en aftekenen met respect voor social distancing? Waar gaat ze de tijd vinden om élke bezoeker en leverancier te registreren en te informeren van de geldende preventiemaatregelen? Hoe zal het haar lukken om iedereen die voorbijkomt te screenen op virusrisico en koorts? Op welke manier gaat ze bezoekers, klanten en personeel verplichten om hun handen te ontsmetten, zonder dat er iemand aan haar aandacht ontsnapt? Het antwoord is: dit kan ze helemaal niet. Want – los van het feit dat u als bedrijf uw personeel en bezoekers niet aan deze risico’s wil blootstellen – deze zaken krijgt geen enkele receptionist, hoe bedreven ook, voor elkaar. Zeker niet vanop 1,5 meter. Maar hoe pakt u het dan wel aan?
Geen klassiek visitor managementsysteem
Het antwoord is: door over te stappen op een repetitieve en tijdrovende receptietaken. Die bestaat uit eeen Bringme Desk en een Bringme Box. De repetitieve en tijdrovende receptietaken neemt het volledige beheer van bezoekers voor zijn rekening. Hij voert automatisch en zonder dat er enig fysiek contact aan te pas komt, een strenge selectie uit op iedereen uw bedrijf binnenkomt. Zo neemt hij dus niet alleen de repetitieve en tijdrovende receptietaken over, maar ook de taken die er zijn bijgekomen door de coronamaatregelen en die de receptioniste zelf niet kan uitvoeren.
Download het stappenplan naar een virtuele receptie
Hiervoor is de desk uitgerust met een infraroodthermometer en een handenvrije alcogel-dispenser. Iedereen die zich aanmeldt, wordt gecheckt op koorts. Als dat het geval is, wordt hem gevraagd om zijn vergadering uit te stellen of om te boeken tot een virtuele meeting. Dit verloopt automatisch en uiteraard ook met respect voor GDPR: alles wordt privacy proof gecommuniceerd via een app. Is alles in orde? Dan print de desk een ‘all clear’-badge met de ingebouwde printer.
Niet alleen bezoekers maar ook alle medewerkers krijgen een snelle check. Dat stellen ze zeker op prijs, want het is voor iedereen fijn om te weten dat er geen zieken rondlopen op de werkvloer. Omdat dit geautomatiseerd verloopt, gaat het ook erg snel: er ontstaan zeker geen wachtrijen.
Contactloos delivery management
Snel een pakje aannemen over de balie en aftekenen lukt niet echt binnen 1,5 meter. Om social distancing te kunnen garanderen, werkt de slimme desk daarom samen met de slimme brievenbus: de Bringme Box voor brieven en pakketten. Die neemt het beheer van pakjes en leveringen op zich en stroomlijnt het verkeer van koeriers en leveranciers die dagelijks uw receptieruimte binnenlopen. Koeriers en leveranciers doen volledig autonoom hun levering: de Box tekent zelf af voor ontvangst en stuurt een berichtje naar de ontvanger via de app. Voortaan verloopt het verzenden en retourneren van pakketten volledig automatisch!
Zo implementeert u social distancing tussen collega’s
De box is ook een uitstekende manier om het heen-en-weergeloop en de rechtstreekse contacten tussen collega’s zoveel mogelijk te verminderen. Moet er een document worden bezorgd? Hebt u een nieuw toetsenbord besteld? Dan kiezen ze via de app de ontvanger en plaatsen ze het document of materiaal in de box. De ontvanger krijgt een automatisch berichtje en de verzender krijgt een lever- en ophaalbewijs. Contactloze missie volbracht!
En waarom is dit een besparing?
Dat is het mooie: eerst en vooral digitaliseert en automatiseert u meer dan 90% van de repetitieve receptietaken. En daarnaast vangt u de nieuwe verantwoordelijkheden en taken op die de receptionist er nu bij heeft gekregen om de coronanormen te implementeren, en die ze onmogelijk alleen kan uitvoeren. Hierdoor kan ze focussen op taken met meer toegevoegde waarde. En het beste van alles: u hoeft helemaal niet te investeren in de combinatie Bringme Desk + Box: het gaat om een maandelijkse huurprijs. En uit berekeningen blijkt dat u deze 6,5 keer terugverdient. Het kost u dus niets, integendeel. Het brengt u geld op.
