Open mobile menu
Bringme Office Virtual Reception Full With Key

Wat is een virtuele receptie?

De virtuele receptie is een ingenieuze combinatie van innovatieve en gebruiksvriendelijke software en hardware. Daarmee kunnen bedrijven hun receptie automatiseren. Het systeem maakt komaf met de repetitieve taken van receptionisten. Het is een veilige en kostenbesparende oplossing die de toegangscontrole vlot laat verlopen, de bezoekersregistratie automatiseert en inkomende post, pakketten en leveringen ontvangt en bewaart.

1. Slim toegangs­controle­systeem

Tijdelijk personeel, vaste medewerkers, bezoekers en leveranciers komen en gaan.
Maar wie krijgt toegang tot welke ruimtes, en wanneer?

Begroeten en begeleiden

  • Een slim toegangscontrolesysteem begroet en begeleidt iedereen die het gebouw binnenkomt met automatische voice instructions en geeft ze toegang tot het bedrijf. Met een uitnodigingsmail met QR-code is het mogelijk om bezoekers en leveranciers tijdelijk en beperkt toegang te geven.
  • Het systeem biedt een one key access-ervaring: één sleutel opent alle deuren en activeert alle slimme toestellen waartoe de gebruiker toegang heeft, zoals printers.


  • De beheersoftware maakt het mogelijk om toegangsrechten en tijdsbeperkingen in te stellen en aan te passen. Zo krijgen alleen bevoegden toegang tot bijvoorbeeld de juridische, financiële of hr-afdeling. Dat zorgt voor een verhoogd beveiligingsniveau.
    Desktop

    2. Visitor management systeem

    Een virtuele receptie ontvangt en registreert ook bezoekers en medewerkers. Met een visitor management-systeem gaat dat heel efficiënt: digitaal. Er zijn 2 soorten visitor management-oplossingen.

    Office1 Visitor Reception Desk

    2 opties, 1 duidelijke winnaar

    • Software as a Service (Saas)-oplossingen, die bedoeld zijn als ondersteuning van de receptiemedewerker bij hun dagelijkse taken. Ze digitaliseren de receptie voor een stuk, maar hebben verschillende nadelen. Ze werken niet zelfstandig: er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken. En ze brengen extra kosten met zich mee: de kosten van het systeem + de kosten van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt.

    • Een HaaS-oplossing werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het systeem bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. En het onthaal wordt een stuk professioneler. Een volwaardige virtuele receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.

    3. Mailroom management systeem

    Bij een virtuele receptie hoort ook een mailroom management-systeem: een slimme pakjesautomaat die alle binnenkomende post, leveringen en pakjes beheert. Met een standalone-oplossing kunnen bedrijven hun mailroom management stroomlijnen en inkomende en uitgaande pakjes op de voet volgen. En met een slimme deurbel wijzen ze de koeriers de weg om post af te leveren. De bestemmeling ontvangt automatisch een bericht dat er post voor hem is aangekomen. Vergeet die zijn pakje op te halen? Dan krijgt hij een herinnering.

    Courier DPD Mailroom Management Blog

    Privacyproof

    Doordat pakjes in een afgesloten pakketbox worden bewaard, blijven persoonlijke gegevens op de etiketten, zoals een telefoonnummer en e-mailadres, afgeschermd voor nieuwsgierige passanten. De bestemmelingen kunnen hun pakjes rechtstreeks afhalen – privacyproof dus – zonder tussenpersonen.

    En ontvangen medewerkers een pakje? Dan krijgen ze een melding met een persoonlijke QR-code. Die code scannen ze aan de slimme pakketautomaat, die het pakje vrijgeeft. Simpel.

    Voordelig

    Voordelen van een virtuele receptie met een mailroom management-systeem:

    • Kostenbesparing, want er is geen onthaalmedewerker meer nodig
    • Tijdswinst voor medewerkers, want een slimme pakjesautomaat scant elke levering, tekent voor ontvangst en verwittigt de bestemmeling
    • Privacy, want alle leveringen komen in een aparte pakketbox terecht, afgeschermd van nieuwsgierige blikken
    • Professionele uitstraling

    Waarom is de virtuele receptie revolutionair?

    Vroeger vertrouwden bedrijven op pen en papier om bezoekers te registreren. Dat gebeurde vaak door dezelfde receptionist die tegelijk alle post en pakjes moest ontvangen, aftekenen, bewaren, en ontvangers informeren over hun zending. Tijdrovend, en bovendien in strijd met de principes van de gegevensbescherming.

    De virtuele receptie maakt komaf met deze ouderwetse praktijk. Ze werkt autonoom, zonder helpende hand van (receptie)medewerkers. Ze professionaliseert het onthaal van bedrijven, overheden en organisaties, maakt werkomgevingen veiliger en reduceert de operationele kosten.

    Zo krijgen de baliemedewerkers meer tijd voor complexere taken, zoals het wagenparkbeheer of de ondersteuning van andere collega’s. Met een virtuele receptie wordt zelfs een volledig onbemand en geautomatiseerd onthaal mogelijk.

    De virtuele receptie

    • is 24/7 beschikbaar
    • verbetert de bezoekerservaring en beschermt de persoonlijke data
    • optimaliseert de interne dienstverlening naar zowel thuis- als kantoorwerkers

    Wat kan een virtuele receptie voor uw werkplek betekenen?

    Koerier scant pakket

    Verhoogde efficiëntie

    Uw receptiewerknemers focussen zich op taken die ertoe doen

    Man die pakket in box steekt

    Verhoogde veiligheid

    U hebt meer controle over wie uw gebouw binnenkomt en verlaat

    Desktop Mockups Analyitics Dashboard

    Kosten besparen

    Een virtuele receptie bespaart uw bedrijf tot € 75.000