Open mobile menu
Vrouw wordt klantvriendelijk onthaald

De digitale receptie: onbemand en onpersoonlijk?

In een bedrijfsomgeving associëren we gastvrijheid vaak met een receptionist die bezoekers persoonlijk en vriendelijk begroet. Een onbemand en geautomatiseerd onthaal lijkt dus haaks te staan op het begrip klantvriendelijkheid.

Toch kiezen meer en meer bedrijven voor een visitor management systeem zonder receptioniste, niet alleen omwille van de kostenbesparing, maar vooral omwille van deze drie kwalitatieve redenen.

Snel en comfortabel aanmelden

Een digitale ontvangst kort de wachttijd van de bezoeker in: geen rij bezoekers aan de receptie, niet meer wachten tot de receptioniste haar telefoongesprek afgerond heeft en vooral geen sluitingsuren. Bezoekers kunnen zich immers snel en eenvoudig aanmelden op een gebruiksvriendelijk aanraakscherm, waarna de gastheer een notificatie ontvangt op zijn smartphone, waar hij zich ook in het bedrijf bevindt. De wachttijd wordt dus drastisch verminderd.

Een uniform, klantvriendelijk onthaal

Een virtuele receptie schrijft bezoekers in op een uniforme manier. De kwaliteit van ontvangst is voor elke klant op elk moment even professioneel en kan in vijf talen verzorgd worden. Kort nadat de bezoeker aankomt, zal hij door de gastheer zelf warm en persoonlijk verwelkomd worden. De gastheer beschikt immers over correcte bezoekersinfo zodat er geen gênante vergissingen mogelijk zijn.

Discretie gegarandeerd

Aan de receptie sta je nooit alleen. Nochtans zou de reden van de afspraak vertrouwelijk moeten blijven tussen gastheer en bezoeker. Een automatische receptie betekent ook een veilig bezoekersregister dat compliant is met de GDPR wetgeving. Minstens even belangrijk is de bescherming van uw eigen know-how en ideeën: elke bezoeker wordt namelijk verzocht een vertrouwelijkheidsdocument te ondertekenen wat voor uw receptioniste in de praktijk niet haalbaar is.

Nog meer voordelen?

Ontdek hoe een automatische receptie u ook kosten bespaart

Lees de blog