Open mobile menu
Amber - van receptioniste naar office coordinator

Hoe de digitale receptie de job van Amber als onthaalmedewerker transformeerde

Receptionisten zijn het gezicht van je bedrijf, maar wat als de taken die bij deze functie horen allemaal geautomatiseerd worden? Amber Kempeneers, receptioniste van een multi-tenant, evolueerde na het automatiseren van het onthaal naar de functie van Office Coördinator. Zij vertelt hoe het in zijn werk ging.

Dag Amber, waaruit bestonden je taken als receptioniste?

“Als receptioniste was ik hoofdzakelijk bezig met het ontvangen van bezoekers en leveranciers, het sorteren van de brievenpost, het ontvangen en verzenden van pakketjes, telefoons ... De huisvesting van Bringme in dit gebouw ging gepaard met het plaatsen van een Bringme Box in de hal waardoor het behandelen van pakketjes en het ontvangen van koeriers en leveranciers, van de ene op de andere dag tot het verleden behoorde.”

Hoe is de automatisering verder verlopen?

“Dit is in verschillende stappen gebeurd. Na het automatiseren van leveringen en pakketten via de box, werd ‘Send & Collect’ geactiveerd waardoor medewerkers ook zelf pakketjes vanuit de box kunnen verzenden en retourneren. Gezien de receptie veel gebruikt wordt immers voor het overhandigen van IT materiaal, stalen, contracten, autosleutels … is er besloten een tweede box te plaatsen centraal in ons gebouw die puur gebruikt wordt voor dit soort van ‘interne logistiek’. Ook hierdoor viel een heel deel van mijn dagdagelijkse taken weg.

Vervolgens kregen alle departementen de opdracht om brievenpost van klanten en leveranciers maximaal te digitaliseren. Zelfs in die mate dat op een bepaald ogenblik klassieke post geretourneerd werd naar de afzender om zo de leverancier te verplichten digitaal te werken. Dat is niet alleen een goede stap voor het milieu maar het is ook een saaie taak die weg viel.

De laatste jaren zag ik ook een sterke evolutie dat mensen meer per mail communiceren en minder per telefoon. We hebben dan ook besloten om de overblijvende telefoons in een professioneel call center te laten toekomen waardoor de medewerkers niet gestoord worden maar per mail verwittigd worden wie en voor wat iemand hen probeert te bereiken zodat ze zelf kunnen inplannen wanneer ze terugbellen. Voor mij een enorme tijdswinst."

Amber aan de Bringme Desk die automatisch bezoekers ontvangt

Welke verandering had de grootste impact voor jou?

Het is natuurlijk een én-én-énverhaal maar de Bringme Desk, dewelke de laatste stap was in het automatiseren van onze receptie, was toch echt schrikken. Bezoekers kunnen zich volledig autonoom aanmelden zonder hulp, medewerkers worden automatisch verwittigd en het systeem zit de medewerkers achter hun veren zodat ze hun bezoekers niet laten wachten.

Vroeger hadden we een tablet voor het bezoekers onthaal maar die werkte niet zelfstandig en ik moest altijd de bezoekers helpen bij het inschrijven. Bovendien gaf het de verkeerde indruk dat ik zelf niet de moeite wou doen om onze bezoekers aan te melden, geen fijn gevoel.

Voelde de digitalisering voor jou aan als een bedreiging van je job?

“Ik moet toegeven dat het niet altijd gemakkelijk was om de receptie helemaal los te laten. Ik heb er persoonlijk toch een tijdje over gedaan vooraleer ik het onthaal volledig onbemand kon achterlaten. Maar eerlijk gezegd ervaarde ik al heel snel meer voordelen dan nadelen.

Ik was vooral bang dat het sociale contact met collega’s minder zou zijn, maar ik zit momenteel full-time bij mijn collega’s van HR en het contact is alleen maar beter geworden. Ik heb nu ook voor de eerste keer het gevoel dat ik echt bij een team hoor. Het leven van een receptioniste is af en toe best wel eenzaam.”

Maar je werkt hier toch nog steeds?

“Absoluut want ik ben doorgegroeid naar Office Coordinator. Ik beheer nu het wagenpark, het gebouw, en travel management. Ik zorg ervoor dat mensen hun job goed kunnen uitoefenen en probeer daarvoor de juiste omgeving te creëren en de juiste tools aan te reiken.”

Wat een transformatie!

“Ja, ik ben eigenlijk wel blij dat ik van die dagdagelijkse taken verlost ben en in ruil een veel waardevollere invulling gekregen heb met meer verantwoordelijkheden. Ik heb echt het gevoel dat ik nu ook veel meer kan betekenen voor mijn collega’s en het bedrijf dan voorheen.”