Open mobile menu
Bringme Desk vrouw registreert zich aan de virtuele receptiedienst

In 7 stappen van een klassiek onthaal naar een moderne, digitale receptie

De werking van de receptie is de afgelopen decennia amper veranderd. Dagelijks wordt de post verwerkt, worden telefoons opgenomen en bezoekers ontvangen. Ook met leveringen en pakketten aannemen, aftekenen en stockeren en medewerkers verwittigen vult de receptiemedewerker zijn werkdag. De operationele kosten zijn zwaar, want het onthaal moet bemand worden, ook bij ziekte en verlof.

Met deze 7 stappen bouw je een digitale receptie die 85 procent van de kosten reduceert.

Office Mail

1. Reduceer de brievenpost

75% van de brievenpost bestaat uit facturen, herinneringen en andere boekhoudkundige documenten. Spreek met al je leveranciers (en klanten) af om uitsluitend digitaal facturen en post te verzenden, rechtstreeks naar de juiste afdeling.

Op drie maanden tijd, kan je tot 90% van alle inkomende post digitaliseren: geen receptiekosten, veel efficiëntere verwerking én goed voor het milieu.

2. Creëer een virtuele mailbox

Voor de weinige brieven die je nog ontvangt, maak je een virtuele mailbox aan. De post gaat naar een centraal adres, wordt gesorteerd, gescand én per mail rechtstreeks bezorgd aan het juiste departement waarna de brieven worden vernietigd. Deze kost is beperkt, want je betaalt per brief.

3. Automatiseer de ontvangst van leveringen en pakjes

De deur openen, een levering nakijken, aftekenen en stockeren en medewerkers verwittigen is allemaal bijzonder tijdrovend. Plaats een slimme pakketbox aan de receptiebalie waardoor je tot 30% van de receptiemedewerker’s taken al automatiseert. Met een Send & Collect service kan je ook pakketjes versturen via dezelfde pakketbrievenbus.

Man die pakket ophaalt uit pakketbox

4. Ontvang bezoekers met een visitor management system

Ook bezoekers ontvangen, aan-en afmelden en de host op de hoogte brengen is ontzettend arbeidsintensief. Een volledig autonoom bezoekersregistratiesysteem waarbij de bezoeker zichzelf eenvoudig aanmeldt gaat niet alleen sneller, het is ook veiliger én vergt slechts een fractie van de klassieke operationele kosten.

Bezoeker die zich aanmeldt aan een virtuele receptie

5. Besteed receptietelefoontjes uit

Je post gaat digitaal, pakjes verdelen gaat via de pakketautomaat en bezoekers worden opgevangen door je visitor management systeem. Maar wat met de telefoons? De meeste calls gaan vandaag rechtstreeks op de gsm of het toestel van de medewerker. De overblijvende inkomende oproepen kan je perfect laten beantwoorden door een callcenter. De medewerker ontvangt een mailtje en kan zelf terugbellen wanneer het hem goed uitkomt. Een beperkte kost, want je betaalt slechts per telefoonoproep.

6. Automatiseer interne logistiek

De receptie wordt veel gebruikt als kruispunt van interne logistiek, medewerkers laten er al gemakkelijk iets achter voor hun collega’s of IT materiaal wordt er ter beschikking gesteld. Automatiseer je interne logistiek met een slimme postbus die 24/7 ter beschikking staat.

Receptioniste die worstelt met delivery management

7. Laat je receptionist waardevolle taken uitvoeren

Je receptioniste is nu van haar repetitieve dagdagelijkse taken verlost. Geef haar in ruil meer verantwoordelijkheid en opdrachten met een echte toegevoegde waarde naar het bedrijf zoals gebouw- en wagenpark beheer, travel management, ... Lees welke impact een digitale receptie heeft op de job van receptionist.

Een virtuele receptie, iets voor u?

Download brochure