Open mobile menu
Box Uz Leuven 1

Hoe het UZ Leuven duizenden pakjes beheert

Met een bos bloemen in de hand bezoeken we het bekendste en grootste ziekenhuis van België: campus Gasthuisberg van het UZ Leuven. Hier werken maar liefst 9000 (!) mensen. We hebben een afspraak met Herman Homblé, verantwoordelijke van de Post-Scandienst. Dagelijks passeren hier duizenden pakjes en toch is Herman een gelukkig man. Wij wilden wel eens weten hoe hij dat doet...

Al 75 jaar lang is het Universitair Ziekenhuis Leuven dé referentie voor kwaliteitsvolle en innovatieve medische zorg. Door de jaren heen is het met zijn 1.995 bedden zelfs uitgegroeid tot het grootste ziekenhuis van ons land. Het geheel is opgedeeld in vier campussen: Pellenberg, Sint-Pieter, Sint-Rafaël en Gasthuisberg.

De grootste van de vier is campus Gasthuisberg. Hier werkt Herman Homblé, verantwoordelijke op de Post-Scandienst. Herman staat mee in voor zowel de interne postverdeling als een vlot verloop van de uitgaande post. Dagelijks passeren er tussen de 2000 en de 3000 pakjes. Vandaag worden deze pakjes niet enkel meer op de traditionele wijze geleverd. Tegenover de interne postdienst prijkt een Bringme box. Wij zijn erg benieuwd naar hun ervaringen.

Wat was de aanleiding om voor Bringme te kiezen?
Herman: “Er werken hier zo'n 9000 mensen en ik denk dat bijna iedereen al wel eens wat ontvangen of verzonden heeft. Al maken ze natuurlijk niet allemaal even intensief gebruik van de dienst. In principe mogen onze medewerkers geen privépakketjes laten leveren op het werk. Maar ik merkte vaak dat er toch dingen van Amazon of Coolblue of dergelijke geleverd worden. Aangezien veel mensen hier heel veel werken, en vaak heel rare uren, wou het management dit echter niet verbieden. Ik was daarom ook meteen verkocht toen het management besloot om hier een Bringme Box te plaatsen. Het is vooral een blijk van appreciatie, een toegeving naar de werknemers toe."

Hoeveel werknemers van UZ Leuven maken gebruik van de Bringme Box?
“Het is heel moeilijk in te schatten hoeveel mensen precies gebruik maken van de box. Wij geloven hier sterk in discretie tegenover de mensen dus komen enkel tussen wanneer er iets mis loopt. Wel kan ik vertellen dat de kast geregeld vol zit, en dat er steeds meer nieuwe namen verschijnen in onze gebruikerslijst. De box wordt trouwens enkel ingezet voor privépakketjes, niets werkgerelateerd. Dat leveren ze ter plaatse."

Hoe verliep de opstart?
“Eerst en vooral werd er via intranet gecommuniceerd wat Bringme precies was, hoe het in zijn werk ging en dat wij het weldra ook zouden aanbieden. Vervolgens zijn mensen van Bringme zelf langsgekomen om flyers uit te delen in de cafetaria, waar de meeste mensen komen. Vanaf dag 1 dat de Bringme Box in gebruik was, werd er op elk geleverd pakket ook een folder geplakt van Bringme. Die folders geven beknopte en duidelijke uitleg en zijn een goede stimulans om volgende keer de Bringme Box te gebruiken. De meeste medewerkers waren, net als ik, laaiend enthousiast vanaf het begin. Het is ook zo simpel in gebruik, iedereen was er meteen mee weg."

Zijn er al eens zaken misgelopen?
“Natuurlijk loopt er soms wel eens iets mis. Om een voorbeeldje te geven: er werken hier heel veel mensen. Sommigen daarvan hebben identiek dezelfde naam. Zo werken er hier bijvoorbeeld drie vrouwen met de naam Liesbeth Peeters. Dan weet de koerier niet of het pakje voor Liesbeth 1, 2 of 3 bedoeld is en kan het pakketje al eens bij de verkeerde persoon geleverd worden. Zodra we dit probleem gemeld hadden begon Bringme echter naar een oplossing te zoeken, dus dat komt er zeker nog aan.
Ook staan we in direct contact met Bringme-support, wanneer er ergens iets misloopt kan er meteen nagegaan worden wat er met welk pakket gebeurd is. Dit is ongeveer het enige probleem waar we ooit mee te kampen hadden."

Wat vind je het leukste aan de Bringme Box?
“Dat je op elk moment je pakketje kan krijgen. Er zijn wel alternatieve manieren op de markt, maar dan moet of iedereen een speciale brievenbus kopen, of je moet naar een afhaalpunt. Daar is gewoon geen beginnen aan. Hier in UZ Leuven lopen ze letterlijk minstens 2 keer per dag voorbij de Bringme Box. Dit maakt het heel gemakkelijk in gebruik. Als er eens een pakket te groot is voor de box, kan het gewoon bij de Post-Scandienst zelf afgeleverd worden op UZ Leuven. Wat we bij UZ Leuven ook erg belangrijk vinden is discretie tegenover onze medewerkers. Dankzij Bringme kunnen we die nog beter garanderen. In het pre-Bringme-tijdperk was dat wel eens anders. Zois er hier ooit eens een pakketje geweest dat om een of andere reden niet bij de juiste persoon geleverd kon worden. Het pakje heeft eerst enkele weken tussen afdelingen gezworven tot het uiteindelijk werd opengemaakt. Bleek dit sexy ondergoed te bevatten."

Welke verbeteringen had je nog graag gezien?
“Zoals ik al eerder vermeldde, een systeem om dezelfde namen uit elkaar te kunnen houden. Verder willen we graag onze kast groter maken, en ik zou het niet erg vinden moesten daar luikjes inzitten die nog groter zijn dan het huidige XL formaat."

We maken er werk van! Nog een laatste vraag: zou je Bringme aanraden?
“Ja, absoluut! Zeker als bedrijf met veel werknemers, ik snap niet goed hoe je zonder kunt doen."

Bringme in uw organisatie?

Contacteer ons