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Comment Ertzberg automatise 90 % des tâches grâce au réceptionniste virtuel de Bringme

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Frédéric Dorange est responsable administratif dans un immeuble à locataires multiples qui abrite notamment le groupe immobilier Ertzberg. Il veille à garantir un environnement de travail professionnel et sûr aux employés et visiteurs. Se concentrer sur cette tâche n'était pas toujours évident, mais la réception virtuelle de Bringme a tout changé.

Grâce au réceptionniste virtuel de Bringme, les entreprises présentes dans le bâtiment peuvent désormais

  • faire exécuter automatiquement 90 % des tâches de réception
  • être disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour les visiteurs et les fournisseurs
  • garantir une plus grande sécurité sur le lieu de travail et économiser des coûts

« Avant, nous travaillions avec deux réceptionnistes à plein temps, une situation qui posait toutefois problème en cas d'absence ou lorsque des visiteurs ou des fournisseurs voulaient s'enregistrer en dehors des heures de bureau. Avec la pandémie et les e-meetings, le nombre de visiteurs a diminué et les coûts opérationnels de la réception sont devenus plus difficiles à justifier. »

Deux paires de mains ne suffisaient pas

Même avec deux réceptionnistes, Frédéric était débordé en cas de congé ou de maladie. « Il est arrivé plus d'une fois que des visiteurs se présentent à la réception pendant que je répondais au téléphone ou que je réceptionnais des colis. Une situation peu agréable pour les visiteurs. »

Place à l'automatisation

Aujourd'hui, Ertzberg considère la réception sous un angle différent. Toutes les entreprises qui louent des locaux dans le bâtiment utilisent le réceptionniste virtuel de Bringme, qui automatise jusqu'à 90 % des tâches de réception.

« Avec le travail hybride, il est encore plus difficile de savoir qui vient au bureau et qui ne vient pas. Les livreurs et les fournisseurs peuvent désormais livrer eux-mêmes leurs colis dans la Bringme Box. Les collègues viennent ensuite les récupérer à leur convenance. De cette façon, je n'ai pas à intervenir et je suis toujours sûr que tous les colis parviennent à la bonne personne. »


Plus d'efficacité, plus de sécurité

Le réceptionniste virtuel assure par ailleurs une réception plus efficace et professionnelle. « Les visiteurs s'enregistrent avec un code QR, exécutent eux-mêmes la procédure d’enregistrement et reçoivent un badge de visiteur. L'hôte est alors informé que le visiteur l'attend. Je n'ai plus besoin d'intervenir ici non plus. De plus, je peux facilement voir qui est présent dans le bâtiment. Ce qui est très important en cas d'évacuation nécessaire. »

L'avantage ultime ? Plus de temps pour ce qui compte vraiment

« Les deux réceptionnistes occupent désormais une autre fonction et j'ai plus de temps à consacrer à d'autres tâches importantes. La réception sans personnel est ouverte 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ce qui me permet de m'occuper tranquillement des nouveaux employés. Je me charge également de la gestion des véhicules, des voyages et des installations. »

Les clients et les employés sont également convaincus

Pour Frédéric, les réactions enthousiastes des visiteurs et des employés sont la cerise sur le gâteau.

« Rien ne fait plus plaisir que des clients satisfaits. Le réceptionniste virtuel est une vraie révolution pour toutes les entreprises présentes dans le bâtiment. »

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