Hoe Ertzberg 90% van de receptie­taken automatiseert met Bringme’s digitale receptie

Frédéric Dorange werkt als office manager in een multitenantgebouw met daarin onder andere de vastgoedgroep Ertzberg. Hij ziet toe op een professionele en veilige werkomgeving voor medewerkers en bezoekers. Focussen op die taak was niet altijd evident, maar Bringme's digitale receptie bleek een echte gamechanger.

Dankzij Bringme’s digitale receptie kunnen de bedrijven in het gebouw nu:

  • 90% van de receptietaken automatisch laten verlopen
  • 24/7 paraat staan voor bezoekers en leveranciers
  • Meer veiligheid op de werkvloer garanderen en kosten besparen
Vroeger werkten we met twee fulltime receptionisten, maar dan liep het mis wanneer iemand afwezig was of wanneer bezoekers of leveranciers zich na de kantooruren wilden aanmelden. Sinds COVID-19 is het aantal bezoekers sterk afgenomen, en werden de operationele kosten van de receptie moeilijker te verdedigen.

Twee paar handen volstond niet

Zelfs met twee receptionisten aan zijn zijde had Frédéric zijn handen vol, zéker wanneer er iemand ziek viel of verlof had: “Het viel meer dan eens voor dat bezoekers zich aanmeldden aan de receptie terwijl ik telefoontjes moest beantwoorden of pakketjes moest aftekenen voor ontvangst. Dat was niet bevorderlijk voor de bezoekerservaring.”

Van vier handen... naar geen

Vandaag pakt Ertzberg de onthaalflow anders aan. Alle tenants gebruiken Bringme’s digitale receptie, die tot 90% van alle receptietaken automatiseert.

“Met het opkomen van hybride werken nam de onvoorspelbaarheid toe van wie al dan op kantoor aanwezig was. Koeriers en leveranciers kunnen hun pakketjes nu leveren in de Bringme Box. Medewerkers pikken die dan op wanneer het hen uitkomt. Zo hoef ik niet meer tussen te komen en ben ik toch gerust dat alle pakjes bij de juiste persoon terechtkomen.”

Efficiënter én veiliger

De digitale receptie zorgt ook voor een efficiënter en professioneler onthaal. “Bezoekers melden zichzelf aan met een QR-code, doorlopen zelfstandig de registratieflow en ontvangen een bezoekersbadge. De host krijgt dan een melding dat de bezoeker op hem of haar wacht. Ook hier hoef ik niet langer tussen te komen. Dankzij het registratieproces aan de Desk kan ik makkelijk zien wie er aanwezig is in het gebouw. Levensbelangrijk voor een evacuatie bij eventuele noodsituaties.”

De ultieme win? Meer tijd voor wat écht telt

“Beide receptionisten hebben een andere functie gekregen en zelf heb ik meer tijd om me op andere, waardevolle taken te focussen. Het onbemande onthaal is 24/7 open, zodat ik nieuwe medewerkers rustig kan onboarden. Daarnaast ontferm ik me ook over het wagenparkbeheer, travelmanagement en facilitair beheer.”

Ook klanten en medewerkers zijn overtuigd

De kers op de taart voor Frédéric zijn de enthousiaste reacties van bezoekers en medewerkers.

Niets doet meer plezier dan tevreden klanten. De digitale receptie is een echte gamechanger voor alle bedrijven in het gebouw.