Hoe Ertzberg 90% van de receptietaken automatiseert met Bringme’s digitale receptie
Frédéric Dorange werkt als office manager in een multitenantgebouw met daarin o.a. de vastgoedgroep Ertzberg. Hij ziet toe op een professionele en veilige werkomgeving voor medewerkers en bezoekers. Focussen op die taak was niet altijd evident, maar Bringme's virtuele receptie bleek een echte gamechanger.
Dankzij Bringme’s digitale receptie kunnen de bedrijven in het gebouw nu:
- 90% van de receptietaken automatisch laten verlopen
- 24/7 paraat staan voor bezoekers en leveranciers
- meer veiligheid op de werkvloer garanderen en kosten besparen
“Vroeger werkten we met twee fulltime receptionisten, maar toen liep het soms mis wanneer iemand afwezig was of wanneer bezoekers of leveranciers zich na de kantooruren wilden aanmelden. Met corona en de e-meetings nam het aantal bezoekers af en werden de operationele kosten van de receptie moeilijker te verdedigen.”
Twee paar handen volstonden niet
Zelfs met twee receptionisten aan zijn zijde had Frédéric, bij verlof of ziekte, de handen overvol. “Het viel meer dan eens voor dat bezoekers zich aanmeldden aan de receptie terwijl ik telefoontjes moest beantwoorden of pakketjes aftekenen voor ontvangst. Dat was niet bevorderlijk voor de bezoekerservaring.”
Van vier handen naar geen
Vandaag pakt Ertzberg het receptiegebeuren anders aan. Alle bedrijven die huren in het pand gebruiken Bringme’s digitale receptie, die tot 90% van alle frontdesktaken automatiseert.
“Met het hybride werken nam de onvoorspelbaarheid toe van wie al dan niet naar kantoor kwam. Koeriers en leveranciers kunnen hun pakketjes nu zelf afleveren in de Bringme Box. Collega’s pikken die dan op wanneer het hun uitkomt. Zo hoef ik niet meer tussen te komen en ben ik toch gerust dat alle pakjes bij de juiste persoon terechtkomen.”
Hogere efficiëntie, meer veiligheid
Ook zorgt de digitale receptie voor een efficiënter en professioneel onthaal. “Bezoekers melden zichzelf aan met een QR-code, doorlopen zelfstandig een flow en ontvangen een bezoekersbadge. De host krijgt dan een melding dat de bezoeker op hem of haar wacht. Ook hier hoef ik niet langer tussen te komen. Extra handig is dat ik zo makkelijk kan zien wie er aanwezig is in het gebouw. Levensbelangrijk voor een evacuatie bij eventuele calamiteiten.”
De ultieme win? Meer tijd voor wat écht telt
“Beide receptionisten hebben een andere functie gekregen en zelf heb ik meer tijd om me op andere, waardevolle taken te focussen. Het onbemande onthaal is 24/7 open, zodat ik nieuwe medewerkers rustig kan onboarden. Daarnaast ontferm ik me ook over het wagenparkbeheer, travelmanagement en facilitair beheer.”
Ook klanten en medewerkers zijn overtuigd
De kers op de taart voor Frédéric zijn de enthousiaste reacties van bezoekers en medewerkers.
“Niets doet meer plezier dan tevreden klanten. De digitale receptie is een echte gamechanger voor alle bedrijven in het gebouw.”
