Pourquoi le coût d’une réception ne peut être justifié à l’heure actuelle

La crise du coronavirus oblige les entreprises à faire des économies drastiques. Selon un récent rapport de PwC, 45 % des tâches liées au travail peuvent être automatisées. Mais où peut-on faire des gains rapides ? La réponse se trouve aux portes de votre entreprise : installez un réceptionniste virtuel. Après tout, le nombre de visiteurs dans les entreprises a fortement diminué et le coût d’un(e) réceptionniste classique n’est plus proportionnel au rendement. Presque toutes les tâches de réception sont répétitives et peuvent être automatisées. En outre, le collaborateur chargé de la réception n’est pas en mesure d’effectuer les tâches de prévention nécessaires, bien que cette responsabilité devrait lui incomber. Mais jetons d’abord un coup d’œil aux chiffres.

Gestion des visiteurs : 25 %

Recevoir les livreurs, fournisseurs et visiteurs en respectant la distanciation sociale est une tâche qui occupe pleinement les réceptionnistes. Et cela n’a jamais été aussi vrai qu’aujourd’hui, en raison des règles et mesures de prévention liées au coronavirus que les entreprises mettent en œuvre. Imaginez le temps qui serait libéré si ces tâches leur étaient - littéralement - retirées, et le degré de sécurité et de professionnalisme que vous gagneriez de cette façon.

Les nouvelles tâches liées au coronavirus : 25 %

En raison de la crise du coronavirus, de nombreuses nouvelles tâches sont confiées aux collaborateurs à la réception. Ils doivent expliquer les mesures de prévention à tous les visiteurs, effectuer sur eux une analyse de risque de dernière minute (LMRA), leur demander de se désinfecter les mains et, si nécessaire, effectuer une mesure de la température en cas de pics d’épidémie. Un travail impossible à réaliser pour un(e) réceptionniste, quelles que soient ses qualités !

Travail à domicile : 10 %

Le télétravail est soudainement devenu la norme, ce qui entraîne un certain nombre de problèmes. Comment les collègues peuvent-ils échanger du matériel ou de la documentation en toute sécurité ? Ils utilisent souvent la réception comme intermédiaire, ce qui peut occasionner une surcharge de travail et de nombreux maux de tête au collaborateur de réception. Comment assurer le suivi de toutes ces demandes ? Comment savoir ce qui est destiné à qui ? Et surtout : comment organiser tout cela avec un minimum de contact physique ? Avec une réception virtuelle, ces tâches s’effectuent de manière sûre, fluide et automatique.

Recevoir les fournisseurs et les colis : 30 %

Recevoir des livraisons sans contact physique, avertir la bonne personne, mettre le colis de côté en toute sécurité et le remettre au destinataire... Tout cela implique non seulement beaucoup de contact physique, mais prend aussi beaucoup de temps. Ajoutez-y les appels téléphoniques, les e-mails, les SMS et les rappels, et le compte est vite fait.

Appels téléphoniques et administration : 10 %

Transfert des appels, petites tâches administratives à effectuer, employés qui viennent bavarder ou poser des questions... Les réceptionnistes sont constamment dérangés pendant leur travail. Ce n’est pas vraiment productif...

Avec une réception virtuelle, vous pouvez non seulement libérer du temps et économiser des coûts, mais aussi éviter toute interaction physique inutile, ce qui réduit le risque de transmission du virus. Et grâce aux économies réalisées, les visiteurs et les employés, mais aussi l’entreprise dans son ensemble restent en bonne santé. Au propre comme au figuré !

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