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Blog 7 Stappen Virtuele Receptie Registratie

Passez d’une réception classique à un accueil numérique moderne en 7 étapes

Maintenant que le travail hybride est devenu la norme, de nombreux bureaux sont presque déserts. Il y a non seulement moins de collaborateurs présents, mais les visiteurs sont également moins nombreux. L'accueil doit donc évoluer. Les coûts de la réception ne sont plus proportionnels aux bénéfices. Chaque jour, les appels sont gérés, les téléphones sont répondus et les visiteurs sont accueillis. La réception des livraisons et des colis contre signature ainsi que le stockage des paquets viennent compléter la journée de travail des réceptionnistes.

Ce plan pratique en 7 étapes vous permettra de passer à une réception virtuelle. Avec pour avantage principal, une économie moyenne de 90 000 euros par an. Suivez le guide !

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Étape 1. Réduisez la quantité de courriers

75 % du courrier se compose de factures, de rappels et d’autres documents comptables. Convenez avec vos fournisseurs (et clients) d’envoyer uniquement des factures et du courrier numériques, directement au bon département. En trois mois, vous pourrez numériser jusqu’à 90 % de tout le courrier entrant : pas de frais de réception, un traitement beaucoup plus efficace et un bon point pour l’environnement.

Étape 2. Automatisez la réception des livraisons et des colis

Ouvrir la porte, vérifier la livraison, signer, stocker et avertir les collaborateurs : un processus particulièrement chronophage ! Installez une boîte à colis intelligente à la réception et automatisez ainsi jusqu’à 30 % des tâches des réceptionnistes.

Avec un service Send & Collect, vous pouvez également envoyer des colis via la même boîte à lettres et colis.

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Étape 3. Accueillez les visiteurs avec un système de gestion des visiteurs

Accueillir les visiteurs, les inscrire à l’entrée et à la sortie, informer la personne avec laquelle ils ont rendez-vous... Tout cela nécessite aussi beaucoup de travail. Avec un système d’enregistrement des visiteurs totalement autonome, le visiteur s’annonce facilement lui-même. C’est plus rapide, plus sûr et cela ne nécessite qu’une fraction des coûts opérationnels classiques.

Étape 4. Créez un lieu de travail sûr et sain pour vos collaborateurs

Les employés bénéficient également d'une réception virtuelle. Lorsqu'ils s’enregistrent, ils passent un bref contrôle de sécurité. La réception virtuelle enregistre qui travaille au bureau et qui travaille à la maison. De cette façon, vous gardez une trace de la capacité des bureaux 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 et disposez d'une liste d'évacuation en cas d’urgence.

Étape 5. Externalisez les appels entrants à la réception

Votre courrier est traité par voie électronique, la distribution des colis passe par une box automatisée et les visiteurs sont accueillis par votre système de gestion des visiteurs. Mais qu’en est-il des coups de fil ? De nos jours, la plupart des appels sont directement passés sur le GSM ou l’appareil du collaborateur. Vous pouvez parfaitement sous-traiter à un centre d’appels la gestion des appels entrants. Le collaborateur reçoit un e-mail et peut rappeler quand ça l’arrange. Un coût limité, car vous payez à l'appel téléphonique.

Étape 6. Automatisez votre gestion du matériel et des documents

La réception est souvent utilisée comme point central de la logistique. Les collaborateurs y laissent facilement quelque chose pour leurs collègues ou pour des clients. Automatisez votre logistique interne avec un point de retrait intelligent qui est disponible 24h/24 et 7j/7.

Étape 7. Confiez des tâches à valeur ajoutée à la réception

Votre réceptionniste est à présent libéré(e) de ses tâches quotidiennes répétitives. Donnez-lui à la place plus de responsabilités et des missions à véritable valeur ajoutée pour l’entreprise, comme la gestion du parc automobile et des bâtiments, la gestion des voyages, etc. Envie de découvrir l’impact d’une réception numérique sur le job de réceptionniste ?

Ensemble, ces 7 étapes permettent de réaliser d’importantes économies : découvrez le calcul détaillé.

Une réception virtuelle convient-elle à votre entreprise ?