In Extenso gère les tâches de réception à moindre coût grâce à la Réception Digitale de Bringme.
Jusqu'à l'année dernière, la société d'expertise comptable In Extenso partageait des bureaux et une réception avec le géant du conseil Deloitte, dont elle faisait partie jusqu'en 2019. Lors de son déménagement vers de nouveaux locaux, plusieurs points sensibles ont été mis en évidence, nécessitant une approche intelligente.
Comment rendre le flux d’accueil efficace, professionnel et convivial, sans avoir à s’acquitter des services d’un(e) réceptionniste à temps plein ?
Dans cette étude de cas, Stéphanie Thery, Assistante de Direction Générale chez In Extenso, explique comment Bringme a résolu tous les problèmes de réception de manière rentable.
Pourquoi In Extenso automatise sa réception avec Bringme ?
- Une solution avantageuse : un système tout-en-un, moins coûteux et plus performant qu’un ETP.
- La sécurité avant tout : un enregistrement des visiteurs fluide, sécurisé et conforme à la norme ISO 27001.
- Gestion autonome des colis : la Bringme Box reçoit et conserve chaque colis jusqu'à ce que son destinataire vienne le récupérer.
Éviter les coûts de réception inutiles grâce à un système numérique
« Lors de notre déménagement, il est vite devenu évident que nous devions repenser notre infrastructure », raconte Stéphanie. « Par exemple, nous avons constaté que nous ne recevions qu’une vingtaine de visiteurs par mois.
Dépenser beaucoup d'argent pour les services d’un(e) réceptionniste à temps plein n'était donc plus justifié, d'autant que notre certification ISO 27001 l’obligeait à rester à un poste fixe. On ne pouvait ainsi pas l’affecter à des tâches comme la distribution du courrier », poursuit-elle.
La Réception Digitale de Bringme élimine ces préoccupations : tandis que le Bringme Desk enregistre et donne les informations essentielles aux visiteurs, la Bringme Box réceptionne et stocke en toute sécurité les colis de manière autonome.
Même lorsque je ne suis pas au bureau, je peux recevoir un colis en toute sécurité. Je suis informée de sa livraison et je peux aller le récupérer à tout moment grâce à un simple scan.
Enregistrement des visiteurs facilité et liste d’évacuation à jour
« En tant qu’organisation certifiée ISO 27001, il est crucial pour nous de savoir à tout moment qui se trouve dans le bâtiment. Dans nos anciens locaux, ce processus était géré manuellement par un réceptionniste, ce qui était chronophage », explique Stéphanie.
Avec Bringme, l'enregistrement des visiteurs est entièrement automatisé. Ceux-ci s’enregistrent eux-mêmes, signent la politique de confidentialité, le NDA et les consignes de sécurité, et reçoivent un badge visiteur au Bringme Desk. C’est simple, rapide, et ils sont ainsi facilement identifiables dans les bureaux.
« Bringme rend non seulement l’accueil des visiteurs efficace et professionnel, mais améliore également la sécurité de notre bâtiment », affirme-t-elle. « En tant qu’administratrice Bringme, je peux me connecter n’importe quand au Bringme Manager pour voir le nombre de visiteurs présents ou attendus. C’est très pratique et notamment en cas de crise, car cela me donne une liste d’évacuation à jour en quelques clics », précise Stéphanie.
Gestion sécurisée des colis avec un casier intelligent
Avec le développement du télétravail, In Extenso devait également résoudre un autre problème : gérer les livraisons de colis des collaborateurs absents du bureau. « La Bringme Box est la solution idéale : les coursiers déposent les colis dans un des casiers et le collaborateur destinataire reçoit une notification.
S’il est absent, il peut venir récupérer son colis dès son retour. » Résultat ? Plus de livraisons manquées, plus de chaos à la réception et plus de tracas inutiles pour les employés.« Même lorsque je ne suis pas au bureau, je peux recevoir un colis en toute sécurité. Je suis informée de sa livraison et je peux aller le récupérer à tout moment grâce à un simple scan. »
