In Extenso automatiseert receptietaken kostenefficiënt met Bringme’s Digitale Receptie
Tot vorig jaar deelde accountancybedrijf In Extenso een kantoorgebouw én receptie met consultancygigant Deloitte, waar het tot 2019 onderdeel van uitmaakte. Bij de verhuizing naar een nieuw kantoor kwamen er een aantal pijnpunten aan het licht die om een slimme aanpak vroegen.
Hoe maak je de receptieflow efficiënt, professioneel én gebruiksvriendelijk, zonder de kosten van een fulltime receptiemedewerker?
In deze case study vertelt Stéphanie Thery, Executive Assistant bij In Extenso, hoe Bringme alle receptieproblemen kostenefficiënt oplost.
Waarom In Extenso haar receptie automatiseert met Bringme
- Kostenefficiënt alternatief: een all-in-one oplossing die minder kost én meer kan dan een FTE.
- Veiligheid op de eerste plaats: vlotte bezoekersregistratie die te allen tijde veilig én ISO-27001-compliant verloopt.
- Autonoom pakketbeheer: de Bringme Box ontvangt en bewaart ieder pakketje, totdat de medewerker het komt ophalen.
Onnodige receptiekosten vermijden met een digitale receptie
"Met onze verhuis werd het al snel duidelijk dat we onze infrastructuur moesten heroverwegen,” vertelt Stéphanie.
“Zo bleek bijvoorbeeld dat we maandelijks eigenlijk maar een twintigtal bezoekers over de vloer kregen. Veel geld betalen aan een fulltime receptiemedewerker, vonden we dan ook niet langer gerechtvaardigd, zeker omdat onze ISO 27001-certificering hem of haar zou verplichten om op één plek te blijven. Een receptiemedewerker mag bij ons in principe niet ingezet worden voor bijvoorbeeld postrondes,” gaat ze verder.
Bringme’s Digitale Receptie neemt die kopzorgen weg: terwijl de Bringme Desk bezoekers registreert en op de hoogte brengt van de richtlijnen, ontvangt en bewaart de Bringme Box veilig en autonoom alle pakketjes.
Zelfs als ik niet op kantoor ben, kan ik toch een pakketje laten leveren en veilig laten opbergen, ik word op de hoogte gehouden en kan met een snelle scan het pakket afhalen wanneer ik maar wil.
Veilige bezoekersregistratie en een up-to-date evacuatielijst
“Als ISO 27001-gecertificeerde organisatie is het voor ons cruciaal om bezoekers goed te identificeren en te registreren. In het vorige gebouw was dit een handmatig en tijdrovend proces dat door een receptiemedewerker uitgevoerd werd,” vertelt Stéphanie.
Met Bringme verloopt de bezoekersregistratie volledig automatisch. Bezoekers registreren zich, ondertekenen de privacyverklaring, NDA en veiligheidsvoorschriften, en ontvangen een bezoekersbadge aan de Bringme Desk. Zo zijn ze herkenbaar op de werkvloer.
“Bringme maakt het bezoekersonthaal niet alleen efficiënt en professioneel, maar verhoogt ook effectief de veiligheid in ons gebouw,” klinkt het. “Ik heb als Bringme Admin ook erg makkelijk toegang tot de Bringme Manager, waar ik kan zien hoeveel bezoekers aanwezig zijn in het gebouw of verwacht worden.
Dat is erg handig en eigenlijk ook noodzakelijk bij crisismomenten, want het geeft me in enkele klikken een up-to-date evacuatielijst,” vertelt Stéphanie.
Veilig pakketbeheer met een slimme pakketautomaat
Met het hybride werken had In Extenso ook nog een ander probleem op te lossen. Pakketleveringen van medewerkers die niet op kantoor waren, moesten professioneel en veilig afgehandeld worden.
“De Box maakt het mogelijk om pakketjes veilig te ontvangen, zelfs als de geadresseerde niet aanwezig is. Koeriers plaatsen de pakketten gewoon in een van de lockers, waarna de medewerker een melding ontvangt.”
Het resultaat? Geen gemiste leveringen meer, geen chaos bij de receptie en geen onnodige zorgen voor medewerkers.“Zelfs als ik niet op kantoor ben, kan ik toch een pakketje laten leveren en veilig laten opbergen, ik word op de hoogte gehouden en kan met een snelle scan het pakket afhalen wanneer ik maar wil.”
