In Extenso digitalisiert den Empfang kosteneffizient mit Bringme
Bis vor kurzem teilte sich das Buchhaltungsunternehmen In Extenso ein Bürogebäude und den Empfang mit dem Beratungsriesen Deloitte – bis 2019 war In Extenso sogar Teil des selben Konzerns. Nach dem Umzug in ein neues Büro traten jedoch unerwartete Herausforderungen auf, die eine clevere Lösung verlangten: Wie lässt sich der Empfang effizient, professionell und benutzerfreundlich gestalten – ohne die Kosten für einen festen Empfangsmitarbeiter?
In dieser Case Study erzählt Stéphanie Thery, Executive Assistant bei In Extenso, wie der Digitale Empfang von Bringme all diese Probleme auf kosteneffiziente Weise gelöst hat.
Warum In Extenso auf Bringme setzt:
- Kosteneffizient und leistungsstark: Mehr Funktionalität als ein Vollzeit-Empfangsmitarbeiter – und das zu deutlich geringeren Kosten.
- Sicherheit im Fokus: Besuchermanagement, das jederzeit ISO 27001-konform und sicher ist.
- Autonomes Paketmanagement: Die Bringme Box nimmt Pakete entgegen und verwahrt sie sicher, bis sie abgeholt werden.
Die digitale Empfangslösung ohne unnötige Kosten
„Mit dem Umzug in unser neues Büro wurde uns schnell klar, dass wir unsere Empfangsinfrastruktur neu denken mussten“, erklärt Stéphanie. „Wir empfingen durchschnittlich nur etwa 20 Besucher pro Monat. Für einen festangestellten Empfangsmitarbeiter Geld auszugeben, erschien uns nicht mehr gerechtfertigt – besonders, weil unsere ISO 27001-Zertifizierung verlangt, dass diese Person ständig vor Ort bleibt. Sie hätte also nicht einmal Aufgaben wie die interne Postverteilung übernehmen dürfen.“ Der Digitale Empfang von Bringme hat diese Herausforderung auf elegante Weise gelöst: Während das Bringme Desk Besucher registriert und über Sicherheitsrichtlinien informiert, übernimmt die Bringme Box die Aufgabe, Pakete sicher und vollständig autonom entgegenzunehmen.
Selbst wenn ich nicht im Büro bin, kann ich meine Pakete sicher erhalten. Sie werden sicher verstaut, ich bekomme eine Benachrichtigung und kann sie jederzeit per Scan abholen.“
Sicheres Besuchermanagement & sofort verfügbare Evakuierungsliste
„Als ISO 27001-zertifiziertes Unternehmen ist es für uns von größter Bedeutung, Besucher korrekt zu identifizieren und zu registrieren“, berichtet Stéphanie. „Im alten Büro war das ein manueller, zeitaufwändiger Prozess, der über den Empfang lief.“ Dank Bringme läuft der gesamte Registrierungsprozess nun automatisch ab: Besucher melden sich an, unterschreiben Datenschutzrichtlinien, NDAs und Sicherheitsvorschriften und erhalten sofort einen Besucherausweis. Damit sind sie im Büro eindeutig identifizierbar.
„Bringme macht den Empfang nicht nur effizient und professionell, sondern erhöht auch spürbar die Sicherheit in unserem Gebäude“, erklärt Stéphanie. „Als Admin im Bringme Manager Dashboard habe ich stets einen klaren Überblick: Wer befindet sich im Büro? Wer wird erwartet? Im Krisenfall ist diese Information Gold wert, da ich sofort eine aktuelle Evakuierungsliste zur Hand habe.“
Smarte Paketbox für effizientes Paketmanagement
Auch in Zeiten von hybrider Arbeit musste In Extenso eine Lösung finden, wie Pakete sicher angenommen werden können, wenn Mitarbeiter nicht im Büro sind. „Mit der Bringme Box können Pakete problemlos angenommen werden, auch wenn der Empfänger nicht vor Ort ist. Zusteller legen sie einfach in ein freies Fach, und der Mitarbeiter wird sofort benachrichtigt“, erklärt Stéphanie. Das Ergebnis: Keine verpassten Lieferungen mehr, kein Chaos am Empfang und keine zusätzlichen Sorgen. „Selbst wenn ich nicht im Büro bin, kann ich meine Pakete sicher erhalten. Sie werden sicher verstaut, ich bekomme eine Benachrichtigung und kann sie jederzeit per Scan abholen“, fügt sie hinzu.
