Is hybride werken ook bij u de norm geworden? Worstelt uw organisatie om zich aan te passen aan deze nieuwe situatie, nu er minder medewerkers op kantoor zijn én minder klanten langskomen? De receptiekosten staan niet langer in verhouding tot de baten, terwijl u als bedrijf toch klanten wil blijven verwelkomen en pakketjes en leveringen veilig in ontvangst wil nemen …
Goed nieuws: door over te stappen naar een onbemande receptie, speelt u moeiteloos in op de nieuwe manier van werken. U ontvangt klanten op elk moment professioneel en leveringen verlopen automatisch, 24/7. Een extra pluspunt: een kostenbesparing van 90.000 euro per jaar. Kom binnen!
Stap 1. Reduceer de brievenpost
75% van de brievenpost bestaat uit facturen, herinneringen en andere boekhoudkundige documenten. Spreek met alle leveranciers (en klanten) af om facturen en post uitsluitend digitaal te verzenden, rechtstreeks naar de juiste afdeling. Op drie maanden tijd kan u zo tot 90% van alle inkomende post digitaliseren: geen receptiekosten, veel efficiëntere verwerking én goed voor het milieu.
Stap 2. Automatiseer de ontvangst van leveringen en pakjes
De deur openen, een levering nakijken, aftekenen, opbergen en medewerkers op de hoogte brengen, is allemaal bijzonder tijdrovend. Plaats een slimme pakketbox aan de receptiebalie en automatiseer tot 30% van de taken van receptiemedewerkers.
Zelf pakketjes versturen via de pakketbrievenbus? Dat gaat snel en makkelijk via een Send & Collect-service.
Stap 3. Ontvang bezoekers met een visitor management system
Ook bezoekers ontvangen, aan- en afmelden en de host op de hoogte brengen, kost veel tijd en moeite. Een volledig autonoom bezoekersregistratiesysteem waarbij de bezoeker zichzelf eenvoudig aanmeldt, gaat sneller, veiliger én het vergt slechts een fractie van de klassieke operationele kosten.
Stap 4. Laat medewerkers toekomen op een veilige werkvloer
Wanneer medewerkers zich aanmelden, krijgen ze een korte veiligheidscheck. De onbemande receptie registreert wie er die dag op kantoor werkt en wie thuis. Zo houdt u de kantoorcapaciteit 24/7 bij en beschikt u in noodgevallen over een evacuatielijst.
Stap 5. Besteed receptietelefoontjes uit
De post loopt digitaal, pakjes verdelen gebeurt via de pakketautomaat en bezoekers worden opgevangen door het visitor management systeem. Maar wat met de telefoonjtes? De meeste calls belanden vandaag rechtstreeks op het device van de medewerker. De overblijvende inkomende oproepen kan u perfect laten beantwoorden door een callcenter. De medewerker ontvangt een mailtje en kan zelf terugbellen wanneer het past. Een beperkte kost, want u betaalt slechts per telefoonoproep.
Stap 6. Automatiseer (IT) asset- en documentenbeheer
De receptie wordt meestal gebruikt als kruispunt van interne logistiek. Medewerkers laten er gemakkelijk iets achter voor hun collega’s of voor een klant die iets komt ophalen. Automatiseer interne logistiek met een slim pick-uppoint voor 24/7 dienstverlening.
Stap 7. Laat de receptionist focussen op waardevolle taken
De receptionist is nu van repetitieve dagdagelijkse taken verlost. Geef in ruil meer verantwoordelijkheid en opdrachten met een echte toegevoegde waarde naar het bedrijf, zoals gebouw- en wagenparkbeheer, travelmanagement, ... Benieuwd welke impact een onbemande receptie heeft? Lees hier verder.
Deze 7 stappen zorgen samen voor een aanzienlijke kostenbesparing: bekijk een concrete berekening.
