Open mobile menu
Blog 7 Stappen Virtuele Receptie Registratie

Minder volk op kantoor? Reduceer 80% van uw receptie­kosten in 7 stappen

Nu telewerken de norm is geworden, liggen veel kantoren er stil bij. Er zijn niet alleen minder medewerkers aanwezig, er komen ook minder bezoekers langs. De receptieruimte is dus opeens van functie is veranderd: u hebt niet zozeer nood aan een receptie dan wel aan een permanentie. Waardoor de kosten niet langer te verantwoorden zijn en u dringend moet besparen. Hierbij een handig plan om in 7 stappen over te schakelen naar een virtuele receptie. Met als voornaamste troef: een kostenbesparing van gemiddeld 90.000 euro per jaar. Stap maar binnen!

Stap 1. Installeer een virtuele receptionist

Komt er nog maar af en toe een klant langs op kantoor? Dat is makkelijk op te lossen. U kan uw bezoekers veilig en automatisch ontvangen, zonder menselijke tussenkomst, door middel van een virtuele receptie. Hierbij meldt de bezoeker zich eenvoudig zelf aan. Het is snel, contactloos, veilig en vergt slechts een fractie van de gebruikelijke operationele kosten. De virtuele receptionist neemt alle klassieke receptietaken over – bezoekers ontvangen, aan- en afmelden, de host verwittigen, … –, mét respect voor social distancing.

Bekijk in deze video hoe de virtuele receptionist werkt:

Thumbnail video

Stap 2. Breng iedereen op de hoogte van uw preventiemaatregelen

Toon uw verantwoordelijkheidszin en zorg ervoor dat al uw bezoekers op de hoogte zijn van de corona-preventiemaatregelen. Ook deze klus neemt de virtuele receptionist voor zijn rekening: hij legt  uw preventiemaatregelen uit, neemt een Last Minute Risk Analysis (LMRA) af, laat  bezoekers de handen ontsmetten en controleert ze  bij viruspieken eventueel op koorts, met respect voor GDPR. Goed gekeurde bezoekers krijgen een  all-clear  badge. Zo voelt iedereen zich veilig, ook uw medewerkers.

Stap 3. Laat medewerkers veilig toekomen

Over medewerkers gesproken: ook zij hebben baat bij een virtuele receptionist. Ze krijgen dan ook elke dag een korte check en moeten verplicht de handen ontsmetten voor ze het kantoor betreden. Een ideale manier om de veiligheid maximaal te garanderen en de corona-angst op de werkvloer weg te nemen.

Stap 4. Ontvang contactloos en automatisch leveringen en pakjes

Pakjes aannemen van de koerier en tekenen voor ontvangst, de levering even bijhouden aan de receptie, medewerkers verwittigen, … deze manier van werken is niet langer aan de orde in het post-coronatijdperk. Kies voor contactloze leveringen en plaats een  slimme  pakket box aan de receptiebalie. Deze automatiseert tot 30% van de taken van de receptiemedewerker en vermijdt onnodige fysieke interactie.

Wist u trouwens dat u met een Send  & Collect service ook pakketjes kan versturen  met zo’n pakketautomaat? Dan hoeft u  nooit meer naar het postkantoor. Wat een luxe!

Blog Rondslingerende Pakketjes Receptioniste
Blog 7 Stappen Virtuele Receptie Mail

Stap 5. Reduceer de brievenpost

Het zat er al lang aan te komen, maar nu is het écht tijd om korte metten te maken met de vele ‘overbodige’ papieren die elke dag aan de receptie binnenkomen. Maar liefst  75% van de brievenpost bestaat uit facturen, herinneringen en andere boekhoudkundige documenten. En die kunnen tegenwoordig ook gewoon digitaal  verstuurd en verwerkt  worden. Contacteer al uw leveranciers (en klanten) en maak afspraken om voortaan uitsluitend digitale facturen en post te sturen. Met als bijkomend voordeel dat ze rechtstreeks op de juiste afdeling belanden. Op drie maanden tijd kan u  zo tot 90%  van alle inkomende post digitaliseren.

Stap 6. Besteed receptietelefoontjes uit

Zover zijn we al. Uw post loopt lekker digitaal, uw pakjes belanden automatisch in de pakketautomaat en uw bezoekers worden gescreend en verwelkomd door uw virtuele receptionist. Maar wat met de telefoons? Ook dat is eenvoudig op te lossen. Want zeg nu zelf: de meeste oproepen belanden toch rechtstreeks op de gsm of het toestel van de medewerkers? De oproepen die overblijven, kan u perfect laten beantwoorden door een callcenter. De medewerker ontvangt een mailtje en kan zelf terugbellen wanneer het hem goed uitkomt. Een beperkte kost, want u  betaalt slechts per telefoonoproep.

Stap 7. Laat uw receptionist waardevolle taken uitvoeren

Ja maar, denkt u nu misschien, alles verloopt nu automatisch. Mijn receptiemedewerker voelt zich vast in zijn nopjes en veilig met dit nieuwe normaal. Maar blijven er nog wel taken voor hem over? En dat maakt het pas echt interessant.  Geef hem  in ruil meer verantwoordelijkheid en opdrachten met een echte toegevoegde waarde voor uw business, zoals het beheer van gebouw- en wagenpark, office management  en  travel  management. Deze 7 stappen samen zorgen voor een aanzienlijke kostenbesparing: bekijk een concrete berekening.

Een virtuele receptie, iets voor u?