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Combien rapporte une réception virtuelle à votre entreprise ?

Alors que les collaborateurs sont beaucoup moins nombreux à travailler au bureau, et que les clients se déplacent beaucoup moins, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à recourir à une réception virtuelle. Et c’est compréhensible : c’est le moyen le plus simple d’accueillir les visiteurs, les clients et les fournisseurs et d’appliquer automatiquement les mesures pour lutter contre le coronavirus. Mais saviez-vous qu’une réception virtuelle peut apporter à votre entreprise bien plus qu’un accueil sûr et de qualité ? Vous pouvez également économiser beaucoup d’argent. Faites le calcul…

En moyenne, une réception « classique » coûte 92.340 €

Une réception nécessite en moyenne un à deux collaborateurs. Souvent, un ETP n’est pas suffisant : les collaborateurs peuvent être malades, prennent des vacances, les heures d’ouverture de l’entreprise dépassent les 38 h/semaine, etc. Un réceptionniste expérimenté et multilingue (en fonction de la région) coûte en moyenne 68.040 € par an à l’entreprise. Soit 48.600 € de rémunération, plus 40 % de frais généraux pour les PME. Pour être en mesure d’assurer en permanence l’accueil, il faut au minimum 1,5 ETP. Ce qui représente en moyenne 92.340 €/an par an. C’est un budget important. Le réceptionniste peut en outre assurer de nouvelles tâches avec une plus grande valeur ajoutée, comme la gestion des bâtiments, des véhicules ou des déplacements.

Une réception virtuelle coûte 15.720 euros

Revenons à la réception virtuelle. Tous les coûts sont comptabilisés, comme dans l’exemple précédent. Une sonnette intelligente, qui accueille elle-même les visiteurs, ouvre la porte, et donne des instructions claires aux fournisseurs, coûte 1.020 euros par an. Un système de gestion des visiteurs qui fonctionne sans l’aide d’un(e) réceptionniste 5.340 euros par an. Une boîte à colis intelligente fonctionnant en libre-service pour les livreurs et les fournisseurs coûte en moyenne environ 5.220 euros par an à l’entreprise. Pour les grandes entreprises qui comptent de nombreux fournisseurs et livreurs, le budget s’élève à 8.320 euros par an. Vous avez également besoin d’un service téléphonique professionnel externe qui transfère les appels. Et 24 h/24, 7 jours/7, ce qu’un(e) réceptionniste ne peut pas faire… Coût moyen : 4 140 euros par an. Au total, nous arrivons à un montant de 15.720 euros par an. C’est aussi simple que cela.

92 % des tâches sont répétitives et peuvent être automatisées

Voyons cela en termes de pourcentages. Une réception virtuelle vous permet d’automatiser jusqu’à 92 % des tâches répétitives effectuées par le personnel d’accueil. 8 % des tâches sont exceptionnelles et continuent à être prises en charge par le personnel d’accueil (ou un autre collaborateur). Il reste donc 8 % de 92.340 euros, soit 7.387 euros.

Plus d’informations à ce sujet ? Lisez « Pourquoi les coûts de réception des entreprises sont trop élevés »

Une économie de… 69.233 euros par an !

Vous lisez bien, c’est le montant qu’une entreprise économise en moyenne grâce à une réception virtuelle : 69.233 euros par an. C’est mathématique, avec ou sans calculatrice. C’est le coût d’une réception « classique », 92.340 euros, moins le coût d’une réception numérique, 15.720 euros, et les 8 % constitués par les tâches exceptionnelles, 7.387 euros.

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Au bout de cinq ans, vous aurez réalisé une économie de 346.165 euros.

Reconnaissez-le : cinq ans, ça passe vite. Mais vous réalisez une économie plus importante encore, car une réception virtuelle n’améliore pas seulement la santé de votre entreprise. Vous améliorez également la santé de vos collaborateurs grâce aux livraisons sans contact et aux contrôles sanitaires quotidiens réalisés par la réception virtuelle. Même si la numérisation et l’automatisation permettent souvent de gagner de l'argent, aucun autre service ne peut engendrer un tel retour sur investissement : la réception remporte la médaille (d’or).

Combien exactement votre entreprise économisera-t-elle grâce à une réception virtuelle ?