Met meer dan 1500 klanten en 300.000 gebruikers verspreid over 5 landen, heeft technologiebedrijf Bringme ogen en oren bij tal van bedrijven uit heel diverse sectoren, van klein tot groot. Volgens hen is er duidelijk een kleine revolutie bezig op de werkvloer: organisaties zien in dat een aantal evoluties blijvend zijn, wat hen dwingt tot structurele veranderingen. Een overzicht van de opvallendste trends en de daaruit voortvloeiende opportuniteiten. CEO Jo Vandebergh deelt zijn inzichten.
Trend 1.
Grote aantallen bezoekers komen nooit meer terug
Zomaar in de auto stappen, laat staan het vliegtuig nemen: dat zien bedrijven niet direct gebeuren. Ze gaan er van uit dat er ook na de COVID-19-pandemie minder klanten en leveranciers naar kantoor zullen blijven komen. Het werd de afgelopen maanden immers duidelijk dat online meetings via Skype of andere tools net zo goed werken en bovendien kosten en tijd besparen. En in onze contreien scheelt het bovendien een hoop files. Meetings op kantoor reserveren we voortaan voor diepgaande gesprekken met partners en leveranciers, voor serieuze onderhandelingen met klanten, brainstorms …
“We zien dat grotere bedrijven de repetitieve taken willen automatiseren zodat ze hun receptieteams kunnen downsizen tot bijvoorbeeld één persoon die zich dan focust op het exceptiemanagement.”
Jo Vandebergh I CEO Bringme
Trend 2.
Onbemande receptie steeds meer in trek
Nu ‘minderen’ een trend is - minder bezoekers, minder klanten, minder leveranciers en minder medewerkers op kantoor – is er uiteraard ook minder werk voor receptiemedewerkers. Veel bedrijven zien in dat de kosten van de receptie niet langer opwegen tegen de baten. “En dan is er de kwestie van de veiligheid,” zegt Vandebergh. “Onze klanten vinden niet dat dit tot de kerntaken van de receptionist behoort. Wat we zien is dat grotere bedrijven de repetitieve taken willen automatiseren zodat ze hun receptieteams kunnen downsizen tot bijvoorbeeld één persoon die zich dan focust op het exceptiemanagement. Kleinere bedrijven (tot 250 medewerkers) gaan meer en meer voor een volledig onbemande receptie en geven hun huidige receptiemedewerker een nieuwe rol. Of ze schrappen de functie.”
Trend 3.
Uniform toegangsprotocol om
de werkvloer gezond te houden
Toen er nog geen sprake was van COVID-19, kregen medewerkers meestal ‘simpelweg’ toegang tot de werkplek met een badge. Dat volstond. Maar ondertussen hebben bedrijven begrepen dat een uniform veiligheidsprotocol voor zowel medewerkers als bezoekers tal van voordelen oplevert. Vandebergh: “Bedrijven begrijpen dat ze er baat bij hebben om de werkplek veilig te houden en dus willen ze werken met een protocol dat voor iedereen geldt. Hoe ze het precies doen, hangt af van bedrijf tot bedrijf. Voorbeelden van de meest voorkomende maatregelen: veiligheidsinstructies, preventievoorschriften, een visitor badge, een covid-risk-scan, verplicht handen ontsmetten en een verplichte koortsmeting bij griepperiodes. Vroeger dachten bedrijven dat de seizoensgriep er gewoon bij hoorde, maar nu houden ze die liever ook buiten.”
Trend 4.
De combinatie thuis- en kantoorwerk
heeft gevolgen voor de interne logistiek
Er wordt heel wat gezegd en geschreven over thuiswerken, maar ondertussen is het wel zeker dat zowel grote als kleine bedrijven thuiswerken structureel aan het implementeren zijn. En hybride werken brengt ook nieuwe noden mee. “Momenteel denken onze klanten dat ze gemiddeld anderhalve tot twee dagen thuiswerk gaan invoeren,” zegt Jo Vandebergh. “Dit betekent ook dat ze hun interne logistiek moeten aanpassen. Zo kunnen ze niet langer documenten, post of (IT) assets voor een medewerker op een bureau klaarleggen omdat die niet meer vaak op kantoor zijn. En dan zijn er bijvoorbeeld de pakketten van leveranciers: ook daar hebben ze een oplossing voor nodig, die kunnen niet zomaar overal rondslingeren. Om dit op te vangen zien we dat onze klanten onze pakketbox, de Bringme Box, nu ook gebruiken voor hun asset management en om hun interne logistiek 24/7 te automatiseren. Terwijl ze de Box vroeger hoofdzakelijk gebruikten voor pakketjes. De situatie is nu omgekeerd: de medewerkers wachten niet op hun pakjes, ze liggen gewoon op hen te wachten en kunnen op eender welk moment opgehaald worden."
Trend 5.
Minder kantoor-, meer
flex- en ontmoetingsruimtes
Het is duidelijk dat bedrijven hun kantoorruimtes reduceren, tussen de tien en twintig procent. En ook de kantoorindeling wordt met een frisse bril bekeken. Zo zullen ze bijvoorbeeld meer gaan werken met flexdesks om in te spelen op de nieuwe, hybride werksituatie en om de werkplekken efficiënt te verdelen. Meeting rooms worden dan weer een stuk huiselijker en zullen eerder dienen als brainstorm- en ontmoetingsruimte. Om virtuele vergaderingen in goede banen te leiden, richten bedrijven meer technisch geavanceerde e-meetingrooms in. “We krijgen tegenwoordig vaker de vraag om vergaderruimtes te integreren met de Bringme Desk, ons visitor management systeem. Het staat dus als een paal boven water: de werkplek en het bedrijfsonthaal zijn in een recordtempo heruitgevonden.
