Que signifie la gestion des visiteurs ou l'enregistrement des visiteurs ?

La gestion des visiteurs ou l'enregistrement des visiteurs est la manière dont vous accueillez les visiteurs sur les sites ou dans les bâtiments de votre entreprise. Cela comprend l'enregistrement des visiteurs, la garantie de leur sécurité, le respect des politiques (de confidentialité), et la gestion des évacuations.

Un système de gestion des visiteurs ou un système d'enregistrement des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs couvre tous les aspects de l’accueil des visiteurs sur votre lieu de travail. Nous distinguons trois types principaux de systèmes de gestion des visiteurs. Dans sa forme la plus élémentaire, il s’agit simplement d’un stylo et de papier. En second lieu, il peut s’agir d’un système purement logiciel basé sur le cloud (SaaS), nécessitant l’utilisation d’une tablette ou d’un iPad. Troisièmement, il peut s’agir d’une combinaison de systèmes logiciels et matériels (HaaS), qui prend en charge toutes les tâches des réceptionnistes, et qui offre tous les services aux visiteurs de façon automatisée, sans aucune intervention d’un employé de la réception.

1. Enregistrement des visiteurs avec stylo & papier

Il se peut que les entreprises qui viennent de se lancer dans leur transformation numérique utilisent encore un stylo et du papier pour enregistrer les visiteurs. Cela n’est pas pratique pour les réceptionnistes, car ceux-ci doivent se conformer à la législation sur la protection des données tout en assurant l’enregistrement des visiteurs. Une solution « sans papier » est plus efficace, plus précise et plus sûre.

2. Enregistrement des visiteurs avec une solution SaaS

Les solutions SaaS sont conçues pour aider le personnel de la réception, et nécessitent l’utilisation d’une tablette ou d’un iPad. Les visiteurs s’enregistrent à la réception sous la supervision de l’employé de la réception. Il s’agit d’une version « allégée » du système de gestion des visiteurs, car elle requiert au minimum la présence d’une personne pour réceptionner les livraisons et aider les visiteurs. Afin d’offrir une expérience plus agréable aux visiteurs, les entreprises doivent parfois intégrer un contrôle des accès par une partie tierce, ou investir dans du matériel supplémentaire, comme une imprimante permettant de délivrer des badges aux visiteurs. En raison du risque d’explosion posé par les batteries, ces solutions SaaS ne sont pas viables pour les entreprises devant respecter des normes de sécurité élevées.

3. Enregistrement des visiteurs avec une solution HaaS

fluide et professionnel sans intervention humaine. Cela inclut l'utilisation de divers composants matériels, tels que des scanners de codes QR et une imprimante de badges intégrée. Les systèmes HaaS contribuent à la réduction des coûts, à l'amélioration de la sécurité et à l'augmentation de l'efficacité. Ils font généralement partie d’un écosystème plus large et peuvent être complétés par d’autres éléments tels qu’une box pour la gestion intelligente du courrier et une sonnette pour le contrôle d’accès intelligent.

Fonctionnement d'un système de gestion des visiteurs

Une fois qu’un visiteur dispose d’un accès sécurisé à votre bâtiment :

  1. Il est informé du protocole de sécurité
  2. Il signe un accord de confidentialité et accepte la politique de confidentialité de l’entreprise
  3. Son hôte est informé par e-mail ou via une notification sur smartphone

Que peut signifier un système de gestion des visiteurs pour votre lieu de travail ?

Une efficacité accrue

Enregistrement et connexion faciles avec un QR-code unique.

Apprendre pourquoi

Une sécurité accrue

Un lieu de travail plus sûr grâce à un contrôle d'accès intelligent.

Apprendre pourquoi

Économiser les coûts

Un système permettant à votre entreprise d'économiser jusqu'à 50 000 €.

Apprendre pourquoi