Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?

La gestion des visiteurs est le processus d’accueil des visiteurs dans vos locaux. Il s’agit entre autres de l’enregistrement des visiteurs, de leur sécurité, du respect par les visiteurs des politiques de l’entreprise (en matière de confidentialité) et de la gestion des évacuations.

Qu’est-ce qu’un système de gestion des visiteurs ?

Un système de gestion des visiteurs couvre tous les aspects de l’accueil des visiteurs sur votre lieu de travail. Nous distinguons trois types principaux de systèmes de gestion des visiteurs. Dans sa forme la plus élémentaire, il s’agit simplement d’un stylo et de papier. En second lieu, il peut s’agir d’un système purement logiciel basé sur le cloud (SaaS), nécessitant l’utilisation d’une tablette ou d’un iPad. Troisièmement, il peut s’agir d’une combinaison de systèmes logiciels et matériels (HaaS), qui prend en charge toutes les tâches des réceptionnistes « humains », et qui offre tous les services aux visiteurs de façon automatisée, sans aucune intervention d’un employé de la réception.

1. Stylo et papier

Il se peut que les entreprises qui viennent de se lancer dans leur transformation numérique utilisent encore un stylo et du papier pour enregistrer les visiteurs. Cela n’est pas pratique pour les réceptionnistes, car ceux-ci doivent se conformer à la législation sur la protection des données tout en assurant l’enregistrement des visiteurs. Une solution « sans papier » est plus efficace, plus précise et plus sûre.

2. Des solutions SaaS pour aider les employés de la réception

Les solutions SaaS sont conçues pour aider le personnel de la réception, et nécessitent l’utilisation d’une tablette ou d’un iPad. Les visiteurs s’enregistrent à la réception sous la supervision de l’employé de la réception. Il s’agit d’une version « allégée » du système de gestion des visiteurs, car elle requiert au minimum la présence d’une personne pour réceptionner les livraisons et aider les visiteurs. Afin d’offrir une expérience plus agréable aux visiteurs, les entreprises doivent parfois intégrer un contrôle des accès par une partie tierce, ou investir dans du matériel supplémentaire, comme une imprimante permettant de délivrer des badges aux visiteurs. En raison du risque d’explosion posé par les batteries, ces solutions SaaS ne sont pas viables pour les entreprises devant respecter des normes de sécurité élevées.

3. Solutions HaaS tout-en-un, avec ou sans personnel

La combinaison matérielle et logicielle qu’offre une solution Hardware As A Service ou HaaS permet un accueil efficace et professionnel sans aucune intervention humaine. Le matériel se compose de divers éléments tels que des scanners de codes QR, d’une imprimante pour les badges et d’un désinfectant pour les mains, dans le but d’améliorer la sécurité sur le lieu de travail. Les systèmes HaaS permettent de réduire les coûts et d’améliorer la sécurité et offrent une grande efficacité. Ils font généralement partie d’un écosystème plus large et peuvent être complétés par d’autres éléments tels qu’une box pour la gestion intelligente du courrier et une sonnette pour le contrôle d’accès intelligent.

Comment fonctionnent les systèmes numériques de gestion des visiteurs

Une fois qu’un visiteur dispose d’un accès sécurisé à votre bâtiment :

  1. Il est informé du protocole de sécurité
  2. Il signe un accord de confidentialité et accepte la politique de confidentialité de l’entreprise
  3. Son hôte est informé par e-mail ou via une notification sur smartphone

Que peut signifier un système de gestion des visiteurs pour votre lieu de travail ?

Une efficacité accrue

Processus de signature simplifié grâce au code QR

Apprendre pourquoi

Une sécurité accrue

Un lieu de travail plus sûr avec une sécurité accrue

Apprendre pourquoi

Économiser les coûts

Un système de gestion des visiteurs peut permettre à votre entreprise d'économiser jusqu'à €50 000.

Apprendre pourquoi