Wat is visitor management?

Visitor management is de manier waarop u bezoekers verwelkomt op het terrein of in de gebouwen van uw bedrijf. Bezoekers aanmelden, hun veiligheid garanderen, ervoor zorgen dat ze uw (privacy)beleid naleven, evacuaties in goede banen leiden ... het hoort er allemaal bij.

Wat is een visitor management system?

Bij bezoekers ontvangen op uw werkplek komt aardig wat kijken. Een visitor management system laat alles vlotter verlopen. Wij onderscheiden drie verschillende systemen. De meest elementaire vorm van visitor management is gewoon met een balpen en een vel papier. Daarnaast kan zo'n systeem ook zuiver softwaregestuurd en cloudgebaseerd (SaaS) zijn. In dat geval heeft u ook een tablet of iPad nodig. Ten slotte is er ook een combinatie van software en hardware (HaaS), een systeem dat alle taken van de receptionist overneemt. Alle bezoekersdiensten worden dan automatisch geleverd, zonder tussenkomst van een onthaalmedewerker.

1. Balpen en papier

Bedrijven die nog maar pas de digitale weg zijn ingeslagen, registreren hun bezoekers misschien nog steeds met een balpen en papier. Niet erg handig voor receptionisten, die de inschrijvingen moeten afhandelen én oog moeten hebben voor de regels rond gegevensbescherming. Een papierloze oplossing is efficiënter, nauwkeuriger en veiliger.

2. SaaS-oplossingen als hulp voor onthaalmedewerkers

SaaS-oplossingen zijn bedoeld als ruggensteun voor het receptiepersoneel, dat hiervoor een tablet of iPad nodig heeft. Bezoekers melden zich nog steeds aan bij de onthaalmedewerker aan de balie. Dit is een 'lightversie' van een bezoekersbeheersysteem, want er moet minstens één persoon aanwezig zijn om leveringen in ontvangst te nemen en bezoekers te helpen. Voor een vlotte bezoekerservaring moeten bedrijven wellicht ook een toegangscontrole van een extern bedrijf inzetten, of investeren in extra hardware, zoals een printer voor bezoekersbadges. Vanwege het ontploffingsgevaar van de batterijen zijn zulke SaaS-oplossingen geen goede keuze voor bedrijven waar strenge veiligheidsnormen gelden.

3. HaaS-totaaloplossingen met of zonder toezicht

Een HaaS-oplossing (Hardware as a Service) combineert hardware en software om een vlot en professioneel onthaal te bieden zonder menselijke tussenkomst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende hardwarecomponenten, zoals QR-codescanners, een badgeprinter en handgel om de werkplek veilig en virusvrij te houden. HaaS-systemen dragen bij aan kostenbesparing, verbetering van beveiliging en verhoging van efficiëntie. Bovendien maken deze systemen vaak deel uit van een groter ecosysteem en kunnen ze worden uitgebreid met andere componenten, zoals een pakketbrievenbus voor slim postkamerbeheer en een bel voor slimme toegangscontrole.

Zo werkt een digitaal visitor management system

Wanneer een bezoeker op een veilige manier toegang tot uw gebouw heeft gekregen, gebeurt het volgende:

  1. De bezoeker wordt geïnformeerd over het veiligheidsprotocol.
  2. De bezoeker ondertekent een non-disclosure agreement (NDA) en stemt in met het privacybeleid van uw bedrijf.
  3. De host krijgt een melding via e-mail of op zijn smartphone.

Wat kan een visitor management system voor uw werkplek betekenen?

Verhoogde efficiëntie

Gestroomlijnd aanmeldingsproces met QR-code

Ontdek hoe

Verhoogde veiligheid

Een beschermde werkplek met meer veiligheid

Ontdek hoe

Kosten besparen

Een systeem waarmee uw bedrijf tot €90.000 kan besparen

Ontdek hoe