Wat houdt visitor management of bezoekersregistratie in?

Visitor management of bezoekersregistratie is de manier waarop bezoekers verwelkomd worden op het terrein of in de gebouwen van je bedrijf. Bezoekers aanmelden, hun veiligheid garanderen, ervoor zorgen dat ze het (privacy)beleid naleven, evacuaties in goede banen leiden ... het hoort er allemaal bij.

Hoe werkt een visitor management system of registratiesysteem?

Bij bezoekers ontvangen op je werkplek komt aardig wat kijken. Een visitor management system laat alles vlotter verlopen. Wij onderscheiden drie verschillende systemen. De meest elementaire vorm van visitor management of bezoekersregistratie is met pen en papier. Daarnaast kan zo'n systeem ook softwaregestuurd en cloudgebaseerd (SaaS) zijn. In dat geval heb je tablet nodig. Ten slotte is er ook een combinatie van software en hardware (HaaS), een systeem dat alle taken van de receptionist overneemt. Alles wordt dan automatisch geleverd, zonder tussenkomst van een onthaalmedewerker.

1. Bezoekersregistratie met pen en papier

Bedrijven die nog maar pas de digitale weg zijn ingeslagen, registreren hun bezoekers misschien nog steeds met pen en papier. Niet erg handig voor receptionisten die de registraties moeten doen én oog moeten hebben voor gegevensbescherming. Een papierloze oplossing is efficiënter, nauwkeuriger en veiliger.

2. Bezoekersregistatie met een SaaS-oplossing

SaaS-oplossingen ondersteunen de receptiemedewerkers, die hiervoor een tablet of iPad nodig hebben. Bezoekers melden zich nog steeds aan bij de onthaalmedewerker aan de balie. Dit is een 'lightversie' van een bezoekersregistratiesysteem, want er moet minstens één persoon aanwezig zijn om leveringen in ontvangst te nemen en bezoekers te helpen.

Voor een vlotte bezoekerservaring moeten bedrijven ook een toegangscontrole van een extern bedrijf inzetten, of investeren in extra hardware, zoals een printer voor bezoekersbadges.

3. Bezoekersregistatie met een HaaS-oplossing

Een HaaS-oplossing (Hardware as a Service) combineert hardware en software om een vlot en professioneel onthaal te bieden zonder menselijke tussenkomst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende hardwarecomponenten, zoals QR-codescanners en een geïntegreerde badge-printer. HaaS-systemen dragen bij aan kostenbesparing, verbetering van beveiliging en verhoging van efficiëntie. Bovendien maken deze systemen vaak deel uit van een groter ecosysteem en kunnen ze worden uitgebreid met andere componenten, zoals een pakketautomaat voor slim pakketbeheer en een bel voor naadloze toegangscontrole.

Zo werkt een visitor management system

Wanneer een bezoeker op een veilige manier toegang tot uw gebouw heeft gekregen, gebeurt het volgende:

  1. De bezoeker wordt geïnformeerd over het veiligheidsprotocol.
  2. De bezoeker ondertekent een non-disclosure agreement (NDA) en stemt in met het privacybeleid van uw bedrijf.
  3. De host krijgt een melding via e-mail of op zijn smartphone.

Welke voordelen brengt een visitor management system met zich mee?

Verhoogde efficiëntie

Gebruiksvriendelijke registratie en aanmelding met unieke QR-code.

Ontdek hoe

Verhoogde veiligheid

Een veiligere werkplek dankzij slimme toegangscontrole.

Ontdek hoe

Kosten besparen

Een slim systeem kan je bedrijf tot €75.000 besparen

Ontdek hoe