Visitor management is de manier waarop u bezoekers verwelkomt op het terrein of in de gebouwen van uw bedrijf. Bezoekers aanmelden, hun veiligheid garanderen, ervoor zorgen dat ze uw (privacy)beleid naleven, evacuaties in goede banen leiden ... het hoort er allemaal bij.
Bij bezoekers ontvangen op uw werkplek komt aardig wat kijken. Een visitor management system laat alles vlotter verlopen. Wij onderscheiden drie hoofdtypes. De meest elementaire vorm? Gewoon een balpen en een vel papier. Daarnaast kan zo'n systeem zuiver softwaregestuurd en cloudgebaseerd (SaaS) zijn. In dat geval hebt u ook een tablet of iPad nodig. De derde optie: een combinatie van software en hardware (HaaS) die alle taken van menselijke receptionisten overneemt. Alle bezoekersdiensten worden dan automatisch geleverd, zonder tussenkomst van een onthaalmedewerker.
Bedrijven die nog maar pas de digitale weg zijn ingeslagen, registreren hun bezoekers misschien nog steeds met een balpen en papier. Niet erg handig voor receptionisten, die de inschrijvingen moeten afhandelen én oog moeten hebben voor de regels rond gegevensbescherming. Een papierloze oplossing is efficiënter, nauwkeuriger en veiliger.
SaaS-oplossingen zijn bedoeld als ruggensteun voor het receptiepersoneel, dat hiervoor een tablet of iPad nodig heeft. Bezoekers melden zich aan de balie, met de hulp van de onthaalmedewerker. Dit is een 'lightversie' van een bezoekersbeheersysteem, want er moet ten minste één persoon aanwezig zijn om leveringen in ontvangst te nemen en bezoekers te helpen. Voor een vlotte bezoekerservaring moeten bedrijven wellicht ook een toegangscontrole van een extern bedrijf inzetten. Of investeren in extra hardware, zoals een printer voor bezoekersbadges. Vanwege het ontploffingsgevaar van de batterijen zijn zulke SaaS-oplossingen geen haalbare keuze voor bedrijven waar strenge veiligheidsnormen gelden.
De combinatie van hardware en software van een HaaS-oplossing (Hardware as a Service) staat garant voor een vlot en professioneel onthaal zonder enige tussenkomst van een mens. Qua hardware komen er verschillende onderdelen bij kijken. Denk maar aan QR-codescanners, een badgeprinter en een ontsmettende handgel om de werkplek veilig te houden. HaaS-systemen helpen de kosten te drukken, de beveiliging te verbeteren en de efficiëntie te verhogen. Doorgaans maken ze deel uit van een groter ecosysteem en u kunt ze uitbreiden met andere elementen. Een bus voor slim postkamerbeheer en een bel voor slimme toegangscontrole zijn maar twee voorbeelden.
Zodra een bezoeker op een veilige manier toegang heeft gekregen tot uw gebouw, gebeurt het volgende:
