Wat houdt visitor management of bezoekersregistratie in?

Visitor management of bezoekersregistratie is de manier waarop u bezoekers verwelkomt op het terrein of in de gebouwen van uw bedrijf. Bezoekers aanmelden, hun veiligheid garanderen, ervoor zorgen dat ze het (privacy)beleid naleven, evacuaties in goede banen leiden ... het hoort er allemaal bij.

Een visitor management system of bezoekersregistratie-systeem?

Bij bezoekers ontvangen op je werkplek komt aardig wat kijken. Een visitor management system laat alles vlotter verlopen. Wij onderscheiden drie verschillende systemen. De meest elementaire vorm van visitor management of bezoekersregistratie is gewoon met een balpen en een vel papier. Daarnaast kan zo'n systeem ook zuiver softwaregestuurd en cloudgebaseerd (SaaS) zijn. In dat geval heb je ook een tablet of iPad nodig. Ten slotte is er ook een combinatie van software en hardware (HaaS), een systeem dat alle taken van de receptionist overneemt. Alle bezoekersdiensten worden dan automatisch geleverd, zonder tussenkomst van een onthaalmedewerker.

1. Bezoekersregistratie met pen en papier

Bedrijven die nog maar pas de digitale weg zijn ingeslagen, registreren hun bezoekers misschien nog steeds met pen en papier. Niet erg handig voor receptionisten die de inschrijvingen moeten afhandelen én oog moeten hebben voor de regels rond gegevensbescherming. Een papierloze oplossing is efficiënter, nauwkeuriger en veiliger.

2. Bezoekersregistatie met een SaaS-oplossing

SaaS-oplossingen zijn bedoeld als ruggensteun voor het receptiemedewerkers, die hiervoor een tablet of iPad nodig hebben. Bezoekers melden zich nog steeds aan bij de onthaalmedewerker aan de balie. Dit is een 'lightversie' van een bezoekersregistratiesysteem, want er moet minstens één persoon aanwezig zijn om leveringen in ontvangst te nemen en bezoekers te helpen. Voor een vlotte bezoekerservaring moeten bedrijven wellicht ook een toegangscontrole van een extern bedrijf inzetten, of investeren in extra hardware, zoals een printer voor bezoekersbadges. Vanwege het ontploffingsgevaar van de batterijen zijn zulke SaaS-oplossingen geen goede keuze voor bedrijven waar strenge veiligheidsnormen gelden.

3. Bezoekersregistatie met een HaaS-oplossing

Een HaaS-oplossing (Hardware as a Service) combineert hardware en software om een vlot en professioneel onthaal te bieden zonder menselijke tussenkomst. Hierbij wordt gebruik gemaakt van verschillende hardwarecomponenten, zoals QR-codescanners en een geïntegreerde badge-printer. HaaS-systemen dragen bij aan kostenbesparing, verbetering van beveiliging en verhoging van efficiëntie. Bovendien maken deze systemen vaak deel uit van een groter ecosysteem en kunnen ze worden uitgebreid met andere componenten, zoals een pakketbrievenbus voor slim pakketbeheer en een bel voor naadloze toegangscontrole.

Zo werkt een visitor management system

Wanneer een bezoeker op een veilige manier toegang heeft gekregen tot uw gebouw, gebeurt het volgende:

  1. De bezoeker wordt geïnformeerd over het veiligheidsprotocol.
  2. De bezoeker ondertekent een non-disclosure agreement (NDA) en stemt in met het privacybeleid van uw bedrijf.
  3. De host krijgt een melding via e-mail of op zijn smartphone.

Wat kan een visitor management system of bezoekersregistratiesysteem voor je bedrijf betekenen?

Verhoogde efficiëntie

Gebruiksvriendelijke registratie en aanmelding met unieke QR-code.

Verhoogde veiligheid

Een veiligere werkplek dankzij slimme toegangscontrole.

Kosten besparen

Een systeem waarmee je bedrijf tot wel €90.000 kan besparen.