Carya’s spectaculaire groei wordt gekenmerkt door efficiëntie en veiligheid, ook aan het onthaal
Carya Group, een IT-serviceprovider in de automotive-sector, heeft de afgelopen zes jaar een internationale groei gekend. Een positieve evolutie die echter ook een reeks nieuwe uitdagingen met zich meebracht: het aantal medewerkers verviervoudigde, wat leidde tot meer mensen op de werkvloer en dus ook meer pakketleveringen en bezoekers. Evelyn Derycke, chief people officer bij Carya Group, vertelt hoe ze op zoek ging naar een manier om medewerkers van pakketchaos te ontzien en om bezoekers veilig te kunnen ontvangen. Zo kwam ze uit bij Bringme: dé oplossing die niet alleen tijd en geld helpt besparen, maar het bedrijf ook compliant laat werken met de nieuwe Network and Informations Security (NIS 2) Directive, de directive rond cyberveiligheid die Europa in januari 2023 goedkeurde.
Hoe versterkt Carya Group haar groei door de samenwerking met Bringme?
- Kostenbesparend: 24/7 permanentie, zonder te moeten investeren in een FTE om het onthaal te bemannen.
- Tijdsefficiënt: Bringme neemt receptietaken over en ontzorgt medewerkers zodat ze kunnen focussen op kerntaken.
- (Cyber)veilig: perfecte controle over wie het gebouw binnenkomt en verlaat.
24/7 permanentie aan het onthaal, zonder extra loonkosten
De exponentiële groei van Carya Group resulteerde niet enkel in een toename aan pakketleveringen, ook steeds meer bezoekers komen over de vloer. In plaats van veel geld te besteden aan een receptie met onthaalmedewerkers, werd er gekozen voor een kostenefficiënt alternatief: de digitale receptie was de perfecte oplossing voor Carya Group. De slimme Desk voert 24/7 alle visitor managementtaken uit, én meer. Hij ontvangt bezoekers, implementeert een veiligheidsprotocol, laat een NDA ondertekenen, verplicht het ontsmetten van handen en levert een ‘all clear’-badge.
Door onze groei hebben we meer medewerkers en klanten en werd ook het aantal bezoekers steeds groter. We konden iemand aannemen om de receptie te bemannen, maar dat is toch een aanzienlijke kost. Daarom besloten we om een deel van het geld te investeren in de samenwerking met Bringme.
Meer tijd en ruimte om te focussen op kerntaken
“Pas toen we enkele weken met Bringme werkten, viel het ons op hoe tijdrovend die receptietaken eigenlijk waren,” vertelt Evelyn, “Sofie, onze boekhoudster, werd ermee geconfronteerd dat ze elke dag wel een halfuur bezig was met het ontvangen van pakjes en het beantwoorden van vragen over de levering, terwijl dat eigenlijk niet haar kerntaken waren." Vroeger zorgden de pakketten en de bezoekersflow constant voor afleiding, maar met Bringme wordt niemand nog gestoord tijdens het werk: pakketten wachten in de Box veilig op de ontvanger en de Desk verwelkomt bezoekers automatisch.
“Daarnaast gebruiken we de Bringme Box ook intern, als er IT-materialen of documenten moeten worden doorgegeven. Zo blijft er nooit zomaar iets rondslingeren,” legt Evelyne uit. Alles wat in en uit de Box gaat, krijgt een Track & Trace. Op die manier wordt voorkomen dat gevoelige gegevens in verkeerde handen terechtkomen, kwijtraken of gestolen worden.
Bringme is een goed product omdat het op een zeer gebruiksvriendelijke manier onze bedrijfsprocessen optimaliseert. Dit zorgt ervoor dat we ons als organisatie kunnen concentreren op kernactiviteiten zonder ons zorgen te moeten maken over de logistieke aspecten.
Waterdichte toegangscontrole is niet enkel voor de NASA's van deze wereld
In januari 2023 heeft Europa de Network and Information Security (NIS 2) Directive gestemd, de richtlijn die vereist dat organisaties die essentieel of belangrijk zijn voor de maatschappij én hun toeleveranciers zich houden aan een reeks richtlijnen rond cyber resilience, waaronder access control en asset management.
“De wetten op toegangscontrole waren vroeger enkel voor de NASA's van deze wereld, maar dat wordt nu uitgebreid in Europa, waardoor je ook als IT-bedrijf moet kunnen aantonen dat je een heel duidelijke en strikte toegangscontrole hanteert. Dat hebben we op dit moment niet, onze toegangsdeur staat open van acht uur ’s ochtends tot vijf uur ’s avonds, en dat willen we op korte termijn efficiënt aanpakken,” legt Evelyn uit. Binnenkort zal Carya Group haar toegang beveiligen met de extra toegangscontrole van Bringme.
