Réception virtuelle : impersonnelle et sans personnel ?
Dans le monde des entreprises, l’hospitalité est souvent associée à un(e) réceptionniste qui salue personnellement et cordialement les visiteurs. Une réception automatisée sans personnel semble donc être en contradiction flagrante avec les notions d’amabilité et de serviabilité.
Pourtant, de plus en plus d’entreprises optent pour un système de visitor managementsans réceptionniste, non seulement pour les économies générées, mais surtout pour ces trois raisons qualitatives.
Annonce rapide et confortable
Une réception virtuelle réduit le temps d’attente du visiteur : adieu files de visiteurs à la réception, fini d’attendre que le réceptionniste ait terminé sa conversation téléphonique et surtout bye bye heures de fermeture. Les visiteurs s’annoncent facilement et rapidement sur un écran tactile intuitif. La personne qu’ils sont venus voir reçoit une notification sur son smartphone, où qu’elle soit dans l’entreprise. Le temps d’attente s’en trouve donc considérablement écourté.
Accueil uniforme et aimable
Une réception numérique enregistre uniformément les visiteurs. La qualité de l’accueil – qui peut se faire dans cinq langues – est donc identique et professionnelle à tout moment et pour chacun. Peu après son arrivée, le visiteur sera accueilli chaleureusement et personnellement par la personne qu’il vient voir. Cette dernière dispose en effet d’informations correctes sur le visiteur. Impossible de commettre une erreur embarrassante !
Discrétion garantie
Vous n’êtes jamais seul à la réception. Pourtant, le motif d’un rendez-vous devrait demeurer confidentiel et uniquement connu du visiteur et de la personne avez laquelle il a rendez-vous. Une réception automatisée signifie également un registre sûr des visiteurs, conformément au GDPR. Sans oublier, last but not least, la protection de votre savoir-faire et de vos idées : chaque visiteur est invité à signer un document de confidentialité, ce qui n’est pas réalisable dans la pratique par votre réceptionniste.
