Een visitor management system: onbemande en onpersoonlijke bezoekersregistratie?

In een professionele omgeving associëren we gastvrijheid vaak met een receptionist die bezoekers vriendelijk begroet. Een onbemand, digitaal onthaal lijkt dus haaks te staan op een hartelijk welkom.

Toch kiezen meer en meer bedrijven voor een visitor management system zonder receptioniste, niet alleen omwille van de kostenbesparing, maar vooral omwille van onderstaande voordelen.

Een visitor management system voor efficiënte bezoekersregistratie

Een digitale ontvangst kort de wachttijden in het onthaal: geen rij bezoekers aan de receptie, niet meer wachten tot de receptioniste haar telefoongesprek afgerond heeft en vooral: permanente beschikbaarbeid. Met een slim visitor management system wordt bezoekersregistratie een eitje: Bezoekers kunnen zich immers snel en eenvoudig registreren via een aanmeldzuil, waarna de host een notificatie ontvangt op zijn smartphone, waar hij zich ook in het bedrijf bevindt. De wachttijd wordt dus drastisch verminderd, en de bezoeker weet steeds wat er hem te wachten staat.

Een slim visitor management system = aangename bezoekersregistratie

Een digitale receptie met visitor management system registreert bezoekers op een uniforme manier. De kwaliteit van ontvangst is voor elke bezoeker op elk moment even professioneel en kan in vijf talen verzorgd worden. Iets wat je niet kan verwachten van een receptioniste. Kort nadat de bezoeker aankomt en geregistreerd werd, zal hij door de host zelf warm en persoonlijk verwelkomd worden. De host wordt namelijk up-to-date gehouden via meldingen op zijn smartphone, zodat er geen gênante vergissingen mogelijk zijn.

Een visitor management system maakt bezoekersregistratie privacy-proof

Aan de receptie sta je nooit alleen. Nochtans zou de reden van de afspraak vertrouwelijk moeten blijven tussen de host en de bezoeker. Een digitale receptie betekent ook een veilig bezoekersregister dat compliant is met de GDPR wetgeving. Minstens even belangrijk is de bescherming van je eigen know-how en ideeën: elke bezoeker wordt namelijk verzocht een vertrouwelijkheidsdocument te ondertekenen. Dat verloopt erg eenvoudig: digitaal en met slechts enkele klikken.

Gerelateerd