Bij MVI Inspection ontvangen ze bezoekers en pakjes voortaan volautomatisch
Macadam VAB Inspection of MVI houdt zich bezig met expertises van voertuigen voor leasemaatschappijen, constructeurs, autodealers en fleet managers. Aangestuurd vanuit het hoofdkantoor in Vilvoorde, voeren ze meer dan 500.000 inspecties per jaar uit in 10 Europese landen. Om dit allemaal in goede banen te leiden, de explosieve groei van pakjes op te vangen en bezoekers professioneel te ontvangen, kozen ze voor een virtuele receptionist. CEO Guy Van Gaever vertelt hoe het allemaal verliep.
Waar is die levering naartoe?
“We gingen om verschillende redenen op zoek naar een oplossing,” vertelt Guy Van Gaever. “Eerst en vooral zitten we in Vilvoorde in een gebouw van vier verdiepingen, op de oude industriële site van Renault Vilvoorde. We maken gebruik van die faciliteiten, en daar hoort een zeer oude lift bij. Die goed werkt hoor, en helemaal is gerestaureerd, maar hij doet er 45 seconden over om naar beneden te gaan. Dat lijkt u misschien niet veel, maar ik kan u verzekeren dat de lift, met enige tussenstops, er makkelijk 2 minuten over doet. En als er dan beneden een leverancier staat te wachten, kan u er zeker van zijn dat ze zo lang niet wachten. Behoorlijk vervelend dus.”
Frustraties bij de medewerkers
“Waar we ook mee worstelden was het tijdverlies,” gaat Van Gaever verder. “We werkten met een gewone videobel, maar die was van erg slechte kwaliteit en je verstond de mensen amper. En nog belangrijker: die bel stond boven bij ons aan de ingang. Altijd dezelfde mensen moesten opstaan om er naar toe te lopen en iemand binnen te laten. We hebben een heel lang kantoor, en het behoorde niet tot het takenpakket van die medewerkers om voortdurend heen en weer te lopen en pakjes te ontvangen of bezoekers aan te melden … Dat zorgde dus voor de nodige frustratie.”
Pakjes, pakjes, pakjes
Net als overal worstelde MVI ook met de explosieve groei van pakjesleveringen. En dat liep niet zoals gewenst. Van Gaever: “Het gebeurde regelmatig dat leveranciers gewoon aanbelden en het pakje voor de deur achterlieten, wat soms tot minder prettige verrassingen leidde: sommige pakjes waren gewoon verdwenen, of zogezegd niet geleverd, enzovoort."
… en toen kwam Bringme
Op zoek naar een oplossing kwam Guy Van Gaever puur toevallig in contact met Bringme. Hij trok onmiddellijk naar Leuven om het systeem van dichtbij te bekijken. “Een aantal zaken staken er bovenuit voor mij,” zegt Van Gaever. “Zoals het feit dat Bringme niet alleen een virtuele receptie is, maar ook een pakketbox heeft. Da’s echt een toegevoegde waarde. Wat me ook charmeert is dat je de mensen via Outlook een QR-code kan sturen. Als uitnodigende partij krijg je onmiddellijk een verwittiging dat je bezoeker is aangekomen. Da’s erg handig en alleen jij weet dat de mensen er zijn, je hoeft er niemand mee lastig te vallen”.
Handen wassen verplicht!
Van Gaever: “Ook positief is dat we onmiddellijk weten wie er in onze gebouwen aanwezig is. Dat wisten we vroeger niet, en dat baarde me zorgen. Wat als er bijvoorbeeld brand uitbreekt? Nu hebben we een real time overzicht. Wat ik ook echt handig vind aan het nieuwe systeem is dat je je temperatuur kan laten meten en je handen verplicht moet ontsmetten. Wij deden dat als bedrijf al, maar nu verloopt het automatisch en gecontroleerd. Dat geeft een veilig gevoel.”
Een professionele eerste indruk
MVI nam de Bringme Desk in gebruik tijdens het coronajaar 2020. “Natuurlijk niet de makkelijkste periode,” benadrukt Van Gaever. “Maar niettemin zijn we erg tevreden. Onze bezoekers – als ze dan toch komen – zijn heel positief over het systeem: het geeft niet alleen een veilig gevoel, het maakt ook een professionele indruk. Wat ons goed uitkomt is ook dat we de virtuele receptionist gebruiken voor onze drie verschillende bedrijven hier op de verdieping: Macadam Europe, Macadam België en Eurofleat Consult. Niet-gepreregistreerde klanten melden zich aan via de Bringme Desk en krijgen een lijst met namen van contactpersonen die alleen van het bedrijf zijn waar ze op bezoek komen: dat is omwille van de privacy niet alleen belangrijk maar ook echt aangenaam.”
Gebruiksvriendelijk en mooi bovendien
De drie problemen waar MVI mee worstelde, zijn met de virtuele receptionist voorgoed verleden tijd. “Mijn medewerkers kunnen geconcentreerd doorwerken en bezoekers en leveringen ‘regelen zichzelf’,” zegt Van Gaever. “En ook voor mij als beheerder is het makkelijk: de Bringme Manager, het managementsysteem van de virtuele receptionist, is zeer gebruiksvriendelijk. En dat is ook echt nodig, want bij personeelsverloop moet je snel zaken kunnen aanpassen. Verder krijg ik ook bij het Bringme Help Center snel antwoord, ze denken echt met je mee als er iets is. En een mooie extra bonus is het esthetische aspect: het geheel oogt erg mooi en professioneel. Top dus!”
