Qu'est-ce que la gestion du courrier ?

La gestion du courrier consiste à traiter l'ensemble du courrier, des colis et des livraisons entrants et sortants au sein d'une organisation. L'inconvénient de la gestion traditionnelle du courrier est qu'elle exige beaucoup d'efforts manuels. À titre de comparaison, la gestion moderne du courrier offre plus de confort aux employés de la réception comme de la salle de courrier. Elle présente également des avantages supplémentaires tels que la visibilité en temps réel des colis et des envois entrants, la signature et le stockage automatiques, ainsi que la livraison et la collecte sans contact.

Qu’est-ce qu’un système de gestion du courrier ?

Un système de gestion du courrier traite toutes les livraisons et réceptions de courrier et de colis au sein d'une organisation. Les entreprises disposent de trois moyens pour y parvenir.

Manuellement

Dans la forme la plus élémentaire, tout s'effectue manuellement, les tâches étant accomplies par des travailleurs de la réception ou de l'arrière-guichet.

Des employés de réception

Dans une version plus moderne, le système est piloté par logiciel et basé sur le cloud (SaaS, software as a service). Toutefois, l'aide des employés de la réception ou de la salle du courrier est toujours requise.

Combinaison intelligente de logiciels et de matériel

Dans sa forme la plus avancée, la gestion du courrier est une combinaison intelligente de logiciels et de matériel. L'objectif est que le système prenne en charge toutes les tâches des réceptionnistes et des employés de la salle du courrier et qu'il fournisse tous les services de la salle du courrier de manière automatisée.

1. Personnel

Les entreprises qui n'ont pas encore commencé leur transformation numérique peuvent encore avoir des employés qui travaillent à la réception ou à la salle du courrier pour recevoir et signer le courrier et les colis. Ces employés doivent s'occuper du courrier et des colis entrants, stocker ces articles et envoyer un message aux destinataires pour leur signaler que leur livraison a été effectuée. C'est une tâche chronophage.

2. Des solutions SaaS pour soutenir le personnel de réception

Le suivi du courrier et des colis entrants et sortants peut être effectué plus efficacement avec un logiciel de gestion de courrier basé sur le cloud (SaaS, software as a service). Grâce à ce logiciel, les documents fastidieux sont remplacés par des signatures électroniques, mais il faut toujours qu'un employé s'occupe manuellement des livreurs et des fournisseurs. L'employé de la réception ou de la salle du courrier doit scanner le courrier et les colis entrants, les stocker en toute sécurité et les remettre au destinataire lorsqu'il vient prendre possession de sa livraison.

3. Solutions HaaS tout-en-un, avec ou sans personnel

Les solutions Hardware As A Service (HaaS) offrent une combinaison ingénieuse de matériel et de logiciels pour une gestion moderne et entièrement automatisée des salles de courrier des entreprises. Les solutions HaaS intègrent une boîte à colis intelligente pour la gestion des livraisons dans les entreprises. Cette boîte scanne les livraisons, fournit une preuve numérique de la livraison au transporteur et informe le destinataire, qui récupère ensuite sa livraison à l'aide d'un code QR personnel.

Ces solutions autonomes permettent aux entreprises d'opérer un meilleur suivi des colis entrants et sortants. En outre, elles ne nécessitent pas de personnel, sont conformes à la législation sur la protection de la vie privée et des données et donnent à la réception de l'entreprise une image novatrice. Les entreprises choisissent souvent ces solutions pour comprimer les coûts, améliorer l'efficacité et la communication, et réduire le risque d'erreur humaine.

Comment fonctionne une boîte à colis intelligente ?

Le livreur scanne le colis devant la boîte à colis intelligente.
La boîte signe et fournit un reçu. Elle envoie une notification au destinataire.
Le destinataire scanne son code QR et la boîte libère le colis.