Qu'est-ce que la gestion des colis ?

La gestion des colis est le processus au sein d'une organisation où tout le courrier entrant et sortant, les paquets et les livraisons sont traités. L'approche classique a l'inconvénient de nécessiter beaucoup de travail manuel. Les solutions modernes offrent beaucoup plus de confort aux réceptionnistes. Elles incluent également un aperçu en temps réel des colis entrants et des envois, la signature automatique et le stockage, ainsi que des livraisons et des retraits sans contact.

Systèmes de gestion des colis

Un système de gestion de colis dirige tout ce qui concerne le courrier et les colis au sein d'une organisation. Les entreprises peuvent gérer les livraisons de trois manières :

Gestion manuelle des colis

Dans sa forme la plus élémentaire, la gestion des colis se fait entièrement à la main. Les réceptionnistes ou les employés de bureau prennent alors en charge ces tâches.

Gestion des colis partiellement manuelle

Dans une version plus moderne, le système est piloté par logiciel et basé sur le cloud (SaaS, software as a service). Toutefois, l'aide des employés de la réception ou de la salle du courrier est toujours requise.

Gestion autonome des colis

Dans sa forme la plus avancée, la gestion des colis est une combinaison intelligente de logiciel et de matériel. Le système est conçu pour prendre en charge toutes les tâches des employés, éliminant ainsi le besoin d'intervention physique pour recevoir et signer les colis.

1. Gestion des colis par les réceptionnistes

Les entreprises qui n'ont pas encore entamé leur transformation numérique peuvent encore avoir du personnel qui reçoit et signe le courrier et les colis. Ces employés doivent recevoir le courrier et les colis entrants, les stocker et informer le destinataire qu'un envoi a été livré. C'est une tâche chronophage.

2. Gestion des colis avec une solution SaaS

Le suivi des courriers et colis entrants et sortants est plus efficace avec un logiciel basé sur le cloud pour la gestion de la salle de courrier (SaaS, Software as a Service). Ainsi, la paperasserie chronophage est remplacée par des signatures électroniques. Toutefois, un réceptionniste doit encore interagir en personne avec les coursiers et les fournisseurs. Scanner le courrier et les colis, les stocker en toute sécurité et les remettre lorsque le destinataire se présente restent des tâches manuelles.

3. Gestion des colis avec une solution HaaS

Les solutions HaaS (Hardware as a Service) combinent intelligemment le matériel et le logiciel pour créer un système de gestion des colis moderne et entièrement automatisé dans les entreprises. Ces solutions incluent une boîte à colis intelligent qui facilite le déroulement des livraisons dans une entreprise. L'automate scanne les livraisons, fournit une preuve numérique de la livraison au coursier et informe le destinataire. Celui-ci récupère ensuite le colis avec un code QR personnel. Ainsi, les entreprises peuvent mieux suivre les colis entrants et sortants.

De plus, aucun personnel n'est nécessaire et elles respectent la législation sur la vie privée et la protection des données. Cerise sur le gâteau, elles donnent à la réception de l'entreprise un aspect moderne et innovant. Les entreprises choisissent souvent cette solution pour réduire les coûts, améliorer l'efficacité et la communication, et diminuer le risque d'erreurs humaines.

Comment fonctionne une boîte à colis intelligente ?

  1. Le livreur scanne le colis devant la boîte à colis intelligente.
  2. La boîte signe et fournit un reçu. Elle envoie une notification au destinataire.
  3. Le destinataire scanne son code QR et la boîte libère le colis.

Que peut représenter un système de gestion du courrier pour votre environnement de travail ?

Amélioration de l’efficacité

Aucun personnel n'est nécessaire pour recevoir et stocker le courrier et les colis.

Plus de sécurité

Stockage sûr et confidentiel du courrier et des colis.

Économies de coûts

Une réception digitale permet à une entreprise d'économiser jusqu'à 50 000 €.