Mailroom management of postkamerbeheer is het proces binnen een organisatie waarbij alle inkomende en uitgaande post, pakjes en leveringen worden verwerkt. De klassieke aanpak heeft als nadeel dat er veel handmatig werk bij komt kijken. Moderne oplossingen bieden receptiemedewerkers en postkamerpersoneel heel wat meer comfort. En het blijft niet bij die ene troef. Ook een realtimeoverzicht van inkomende pakjes en zendingen, automatische ondertekening en opslag, en contactloze levering en afhaling zijn extra voordelen.
Een mailroom management system leidt alles wat met post en pakjes binnen een organisatie te maken heeft in goede banen. Bedrijven kunnen hun postkamer op drie manieren beheren:
Bedrijven die nog niet met hun digitale transformatie begonnen zijn, werken mogelijk nog met receptie- of postkamerpersoneel dat post en pakjes in ontvangst neemt en aftekent. Die werknemers moeten de binnenkomende post en pakjes ontvangen, alles opslaan én aan de ontvanger melden dat er iets is bezorgd. Een tijdrovende taak.
Inkomende en uitgaande post en pakjes zijn efficiënter te volgen met cloudgebaseerde software voor mailroom management (SaaS, Software as a Service). Zo maakt tijdrovend papierwerk plaats voor elektronische handtekeningen. Toch moet een receptionist of postkamermedewerker nog steeds in persoon met koeriers en leveranciers omgaan. De post en pakjes scannen, ze veilig opslaan en ze overhandigen wanneer de ontvanger langskomt: dat zijn en blijven handmatige taken.
HaaS-oplossingen (Hardware as a Service) combineren hardware en software slim tot een modern en volledig geautomatiseerd mailroom management system in bedrijven. Bij zulke oplossingen hoort een slimme pakjesautomaat die de leveringen in een onderneming vlotter laat verlopen. De pakjesautomaat scant leveringen, bezorgt een digitaal bewijs van levering aan de koerier en brengt de ontvanger op de hoogte. Die haalt het pakje vervolgens af met een persoonlijke QR-code.
Met deze opzichzelfstaande oplossingen kunnen bedrijven beter volgen welke pakjes binnenkomen en de deur uitgaan. Bovendien is er geen personeel voor nodig en voldoen ze aan de wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Als kers op de taart geven ze de receptie van het bedrijf een moderne, vernieuwende uitstraling. Bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing om kosten te besparen, de efficiëntie en communicatie te verbeteren en het risico op menselijke fouten te verminderen.
