Open mobile menu

Wat is mailroom management?

Mailroom management of postkamerbeheer is het proces binnen een organisatie waarbij alle inkomende en uitgaande post, pakjes en leveringen worden verwerkt. De klassieke aanpak heeft als nadeel dat er veel handmatig werk bij komt kijken. Moderne oplossingen bieden receptiemedewerkers en postkamerpersoneel heel wat meer comfort. En het blijft niet bij die ene troef. Ook een realtimeoverzicht van inkomende pakjes en zendingen, automatische ondertekening en opslag, en contactloze levering en afhaling zijn extra voordelen.

Bringme Box Creative Courier Parcels Pile

Systemen voor mailroom management

Een mailroom management system leidt alles wat met post en pakjes binnen een organisatie te maken heeft in goede banen. Bedrijven kunnen hun postkamer op drie manieren beheren:

  • In de meest elementaire vorm van mailroom management gebeurt alles met de hand. Receptie- of backofficemedewerkers nemen de posttaken dan voor hun rekening.
  • Een moderner systeem wordt gestuurd door software en werkt met een cloud (SaaS of Software as a Service). Toch hebt u ook hier nog steeds receptie- of postkamerpersoneel voor nodig.
  • In zijn meest geavanceerde vorm is mailroom management een slimme combinatie van software en hardware. De bedoeling is dat het systeem alle taken van menselijke receptionisten en postkamermedewerkers overneemt en alle postkamerdiensten automatisch levert.

Mailroom scanning parcels

1. Personeel

Bedrijven die nog niet met hun digitale transformatie begonnen zijn, werken mogelijk nog met receptie- of postkamerpersoneel dat post en pakjes in ontvangst neemt en aftekent. Die werknemers moeten de binnenkomende post en pakjes ontvangen, alles opslaan én aan de ontvanger melden dat er iets is bezorgd. Een tijdrovende taak.

Schermafbeelding 2021 08 17 171423

2. SaaS-oplossingen als hulp voor receptionisten

Inkomende en uitgaande post en pakjes zijn efficiënter te volgen met cloudgebaseerde software voor mailroom management (SaaS, Software as a Service). Zo maakt tijdrovend papierwerk plaats voor elektronische handtekeningen. Toch moet een receptionist of postkamermedewerker nog steeds in persoon met koeriers en leveranciers omgaan. De post en pakjes scannen, ze veilig opslaan en ze overhandigen wanneer de ontvanger langskomt: dat zijn en blijven handmatige taken.

Werknemers aan Bringme Box

3. HaaS: totaaloplossingen met of zonder personeel

HaaS-oplossingen (Hardware as a Service) combineren hardware en software slim tot een modern en volledig geautomatiseerd mailroom management system in bedrijven. Bij zulke oplossingen hoort een slimme pakjesautomaat die de leveringen in een onderneming vlotter laat verlopen. De pakjesautomaat scant leveringen, bezorgt een digitaal bewijs van levering aan de koerier en brengt de ontvanger op de hoogte. Die haalt het pakje vervolgens af met een persoonlijke QR-code.

Met deze opzichzelfstaande oplossingen kunnen bedrijven beter volgen welke pakjes binnenkomen en de deur uitgaan. Bovendien is er geen personeel voor nodig en voldoen ze aan de wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Als kers op de taart geven ze de receptie van het bedrijf een moderne, vernieuwende uitstraling. Bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing om kosten te besparen, de efficiëntie en communicatie te verbeteren en het risico op menselijke fouten te verminderen.

Zo werkt een slimme pakketautomaat

  1. De koerier scant zijn pakje bij de slimme pakketautomaat.
  2. De automaat tekent af voor ontvangst, bezorgt de koerier een bewijsje en brengt de ontvanger op de hoogte.
  3. De bestemmeling scant zijn of haar QR-code, waarna de automaat het pakje vrijgeeft.

Welke meerwaarde heeft geautomatiseerd mailroom management voor uw bedrijf?

Koerier scant pakket

Verhoogde efficiëntie

Geen personeel nodig om post en pakjes te ontvangen en bewaren

Man die pakket in box steekt

Verhoogde veiligheid

Veilig en privacyproof post en pakjes bewaren

Desktop Mockups Analyitics Dashboard

Kosten besparen

Een virtuele receptie bespaart uw bedrijf tot € 75.000