Wat is parcel management of pakketbeheer?

Parcel management of pakketbeheer is het proces binnen een organisatie waarbij alle inkomende en uitgaande post, pakjes en leveringen worden verwerkt. De klassieke aanpak heeft als nadeel dat er veel handmatig werk bij komt kijken. Moderne oplossingen bieden receptiemedewerkers veel meer comfort.

Comfort is echter niet de enige troef. Ook een realtime overzicht van inkomende leveringen, automatische ondertekening, en autonome ophalingen behoren tot de voordelen.

Systemen voor parcel management of pakketbeheer

Een slim systeem voor parcel management leidt alles wat met post en pakketten binnen een organisatie te maken heeft in goede banen. Bedrijven kunnen leveringen op drie manieren beheren:

Handmatig pakketbeheer

In de meest elementaire vorm van parcel management gebeurt alles met de hand. Receptie- of office-medewerkers nemen de taken dan voor hun rekening.

Gedeeltelijk handmatig pakketbeheer

Een moderner systeem wordt gestuurd door software en werkt met een cloud (SaaS of Software as a Service). Toch heb je hier ook nog steeds medewerkers voor nodig.

Automatisch pakketbeheer

In zijn meest geavanceerde vorm is parcel management een slimme combinatie van software en hardware. De bedoeling is dat het systeem alle taken van medewerkers overneemt zodat er geen fysieke tussenkomst meer nodig is om pakketten te ontvangen en af te tekenen.

1. Pakketbeheer door receptionist

Bedrijven die nog niet met hun digitale transformatie begonnen zijn, werken mogelijk nog met personeel dat post en pakjes in ontvangst neemt en aftekent. Die medewerkers moeten de binnenkomende post en pakjes ontvangen, alles opslaan én aan de geadresseerde melden dat er iets is bezorgd. Een tijdrovende taak.

2. Pakketbeheer met een SaaS-oplossing

Inkomende en uitgaande post en pakjes zijn efficiënter te volgen met cloudgebaseerde software voor mailroom management (SaaS, Software as a Service). Zo maakt tijdrovend papierwerk plaats voor elektronische handtekeningen. Toch moet een receptionist nog steeds in persoon met koeriers en leveranciers omgaan. De post en pakjes scannen, ze veilig opslaan en ze overhandigen wanneer de geadresseerde langskomt: dat zijn en blijven handmatige taken.

3. Pakketbeheer met een HaaS-oplossing

HaaS-oplossingen (Hardware as a Service) combineren hardware en software slim tot een volledig geautomatiseerd parcel management system in bedrijven. Bij zulke oplossingen hoort een slimme pakketautomaat of pakketbox die de leveringen in een onderneming vlotter laat verlopen. De box scant leveringen, bezorgt een digitaal bewijs aan de koerier en brengt de geadresseerde op de hoogte. Die haalt het pakje af met een persoonlijke QR-code.

Bovendien is er geen personeel voor nodig en voldoen ze aan de wetgeving inzake privacy en gegevensbescherming. Bedrijven kiezen vaak voor deze oplossing om kosten te besparen, de efficiëntie en communicatie te verbeteren en het risico op menselijke fouten te verminderen.

Zo werkt een slimme pakketautomaat

  1. De koerier scant zijn pakje bij de pakketautomaat.
  2. De automaat tekent af voor ontvangst, bezorgt de koerier een bewijsje en brengt de geadresseerde op de hoogte.
  3. De geadresseerde scant zijn of haar QR-code, waarna de automaat het pakje vrijgeeft.

Welke meerwaarde biedt digitaal parcel management voor je bedrijf?

Verhoogde efficiëntie

Geen personeel nodig om post en pakjes te ontvangen en bewaren.

Verhoogde veiligheid

Veilig en privacyproof post en pakjes bewaren.

Kosten besparen

Een digitale receptie bespaart je bedrijf tot € 90.000.