(R)evolutie op de werkvloer?
Met meer dan 1500 klanten en over de 300 000 gebruikers verspreid over 5 landen, heeft technologiebedrijf Bringme ogen en oren bij tal van kleine en grote bedrijven uit heel diverse sectoren. Volgens het bedrijf is er duidelijk een kleine revolutie op de werkvloer bezig: organisaties zien in dat een aantal evoluties blijvend zijn, wat hen dwingt tot structurele veranderingen. Een overzicht van de opvallendste trends en de daaruit voortvloeiende opportuniteiten. CEO Jo Vandebergh deelt zijn inzichten.
Trend 1
Hoge aantallen bezoekers komen nooit meer terug
Leveranciers gaan ervan uit dat er ook na de coronapandemie minder klanten en leveranciers naar kantoor zullen komen. Zomaar in de auto stappen of zelfs het vliegtuig nemen, is allesbehalve aantrekkelijk als je met online meetings via Skype of andere tools net zo goed je job kan doen. Een manier van werken die bovendien kosten, tijd en ook files bespaart. Meetings op kantoor reserveren we voortaan voor diepgaande gesprekken met partners en leveranciers, voor serieuze onderhandelingen met klanten of voor belangrijke brainstorms …
Wat we zien is dat grotere bedrijven de repetitieve taken willen automatiseren zodat ze hun receptieteams kunnen downsizen tot bv. één persoon die zich dan focust op het exceptiemanagement.
Trend 2
Onbemande receptie steeds meer in trek
Nu ‘minderen’ een trend is - minder bezoekers, minder klanten, minder leveranciers en minder medewerkers op kantoor – is er uiteraard ook minder werk voor receptiemedewerkers. Veel bedrijven zien in dat de kosten van het onthaal niet langer opwegen tegen de baten. “En dan is er de kwestie van de veiligheid,” zegt Vandebergh, “onze klanten vinden niet dat dit tot de kerntaken van de receptionist behoort. Wat we zien is dat grotere bedrijven de repetitieve taken willen automatiseren zodat ze hun receptieteams kunnen downsizen tot bijvoorbeeld slechts één persoon die zich dan focust op het exceptiemanagement. Kleinere bedrijven (tot 250 medewerkers) kiezen vaker voor een volledig virtuele receptionist en geven hun huidige receptiemedewerker een nieuwe rol. Of ze schrappen de functie.”
Ontdek de voordelen van een virtuele receptie
Trend 3
Uniform toegangsprotocol om de werkvloer gezond te houden
Toen er nog geen sprake was van COVID-19, kregen medewerkers meestal ‘simpelweg’ toegang tot de werkplek met een badge. Dat volstond. Maar ondertussen hebben bedrijven begrepen dat een uniform veiligheidsprotocol voor zowel medewerkers als bezoekers tal van voordelen oplevert. Vandebergh: “Bedrijven begrijpen dat ze er baat bij hebben om de werkplek veilig te houden en dus willen ze werken met een protocol dat voor iedereen geldt. Hoe ze het precies doen, hangt af van bedrijf tot bedrijf. Voorbeelden van de meest voorkomende maatregelen: veiligheidsinstructies, preventievoorschriften, een visitor badge, een covid-risk-scan, verplicht handen ontsmetten en een verplichte koortsmeting bij griepperiodes. Vroeger dachten bedrijven dat de seizoensgriep er gewoon bij hoorde, maar nu houden ze die liever ook buiten.”
Trend 4
De combinatie thuis- en kantoorwerk heeft gevolgen voor de interne logistiek
Thuiswerk is een veel besproken onderwerp, ondertussen is het wel zeker dat zowel grote als kleine bedrijven thuiswerken structureel aan het implementeren zijn. Hybride werken brengt echter ook nieuwe noden met zich mee. “Momenteel denken onze klanten dat ze gemiddeld 1,5 tot 2 dagen thuiswerk gaan invoeren,” zegt Jo Vandebergh, “dit betekent ook dat ze hun interne logistiek moeten aanpassen. Zo kunnen ze niet langer documenten, post of IT-materiaal voor een medewerker op een bureau klaarleggen, omdat die niet meer vaak op kantoor zijn. Daarnaast zijn er de pakjes van leveranciers: ook dat schreeuwt om een oplossing, de pakjes kunnen namelijk niet zomaar overal blijven rondslingeren. Om dit op te vangen zien we dat onze klanten onze pakketautomaat, de Bringme Box, nu ook gebruiken voor hun asset management en om hun interne logistiek 24/7 te automatiseren, terwijl ze de box vroeger hoofdzakelijk gebruikten voor pakketjes. De situatie is nu omgedraaid: de medewerker wacht niet op zijn pakje, het ligt gewoon op hem te wachten en hij haalt het op wanneer hij op kantoor komt werken.”
Trend 5
Minder kantoor-, meer flex- en ontmoetingsruimtes
Het is duidelijk dat bedrijven hun kantoorruimtes aan het reduceren zijn met 10 tot 20 procent. De kantoorindeling wordt opnieuw bekeken en georganiseerd. Flexdesks om in te spelen op de hybride werksituatie en om de werkplekken efficiënt te verdelen, worden steeds populairder. Meeting rooms worden dan weer een stuk huiselijker ingericht en gaan dienen als brainstorm- en ontmoetingsruimte. Om virtuele vergaderingen in goede banen te leiden, richten bedrijven meer technisch geavanceerde e-meetingrooms in. “We krijgen tegenwoordig vaker de vraag om vergaderruimtes te integreren met de Bringme Desk, ons visitor management systeem." Het staat dus als een paal boven water: de werkplek en het bedrijfsonthaal zijn in een recordtempo heruitgevonden.
