Qu'est-ce qu'une réception digitale ?

La réception digitale est une combinaison ingénieuse de logiciels et de matériels innovants et conviviaux, permettant aux entreprises d'automatiser leur réception. Le système permet en effet de supprimer les tâches répétitives des réceptionnistes. Il assure un contrôle d'accès fluide, automatise l'enregistrement des visiteurs et reçoit et stocke le courrier, les colis et les livraisons entrants. En d’autres mots, ce système offre une solution sûre, rentable et efficace pour le contrôle d'accès, la gestion des visiteurs et l’administration du courrier.

1. Contrôle d'accès intelligent dans une réception digitale

Le personnel temporaire, les employés permanents, les visiteurs et les fournisseurs vont et viennent. Mais qui peut accéder à quels espaces, et quand ?

Accueil et orientation

Le système de contrôle d'accès intelligent donne des instructions vocales automatiques pour accueillir et autoriser l’accès à toutes les personnes qui entrent dans le bâtiment. Avec un courriel d'invitation accompagné d’un code QR, il est possible de donner aux visiteurs et aux fournisseurs un accès temporaire limité.

Accès à clé unique

Le système fournit un accès à clé unique : une seule clé ouvre toutes les portes et active tous les dispositifs intelligents auxquels l'utilisateur peut accéder comme par exemple une ou plusieurs imprimantes.

Niveau de sécurité accru

Le logiciel de gestion permet de définir et d'ajuster les droits d'accès et les restrictions temporelles. Ainsi, seules les personnes autorisées pourront accéder, par exemple, aux services juridiques, financiers ou RH. Ce système garantit ainsi un niveau de sécurité accru.

2. Gestion des visiteurs dans une réception digitale

Une réception digitale reçoit et enregistre également les visiteurs et les employés. Avec un système de gestion des visiteurs, cela se fait de manière très efficace et automatique. Il existe deux types de solutions de gestion des visiteurs, avec une clairement supérieure.

Les solutions SaaS (Software as a Service)

Ces systèmes sont conçus pour soutenir le réceptionniste dans ses tâches quotidiennes. Ils numérisent partiellement la réception, mais présentent plusieurs inconvénients. Ils ne fonctionnent pas de manière autonome : un réceptionniste doit toujours être présent avec une tablette ou un iPad pour utiliser le logiciel, et ils engendrent des coûts supplémentaires : le coût du système plus les coûts du réceptionniste qui utilise le système.

Une solution HaaS (Hardware as a Service)

Ce système fonctionne de manière 100% autonome et automatise entièrement l'enregistrement des visiteurs. Il comprend plusieurs composants tels qu'une sonnette intelligente, une imprimante de badges, un distributeur de gel hydroalcoolique et des lecteurs de codes QR pour ouvrir les portes. Comme aucun réceptionniste n'est nécessaire, une entreprise avec un système HaaS économise beaucoup d'argent. Et l'accueil devient beaucoup plus professionnel. Une réception digitale complète offre donc toujours une solution HaaS.

3. Gestion des colis dans une réception digitale

Une réception digitale comprend également un système de gestion des colis : un automate intelligent qui gère tout le courrier entrant, les livraisons et les colis. Avec une solution autonome, les entreprises peuvent rationaliser la gestion de leur salle de courrier et suivre de près les colis entrants et sortants. Avec une sonnette intelligente, elles guident les coursiers pour livrer le courrier. Le destinataire reçoit automatiquement un message lui indiquant que son courrier est arrivé. S'il oublie de récupérer son colis ? Alors un rappel est envoyé.

En savoir plus sur la gestion des colis?

Protection des données

Étant donné que les colis sont conservés dans une boîte à colis verrouillée, les informations personnelles sur les étiquettes, telles que le numéro de téléphone et l'adresse e-mail, sont protégées des regards indiscrets. Les destinataires peuvent récupérer leurs colis directement - donc en toute confidentialité - sans intermédiaires.

Rentable

Une réception digitale avec un système de gestion du courrier offre de nombreux avantages : elle réduit les coûts car un réceptionniste devient inutile et économise du temps grâce à une boîte à colis avancée qui scanne les livraisons, les signe et informe directement le destinataire. De plus, elle augmente la confidentialité et contribue à une apparence professionnelle de l'entreprise, améliorant considérablement la première impression auprès des visiteurs et des fournisseurs.

Pourquoi la réception digitale est-elle révolutionnaire ?

Autrefois, les entreprises s'appuyaient sur le stylo et le papier pour enregistrer les visiteurs. Cela était souvent effectué par le même réceptionniste qui devait également recevoir, signer, conserver tous les courriers et colis, et informer les destinataires de leur envoi. C'était chronophage et en plus, cela violait le GDPR.

En revanche, la réception digitale fonctionne entièrement de manière autonome. Elle professionnalise l'accueil des entreprises, des administrations et des organisations, rend les environnements de travail plus sûrs et réduit les coûts opérationnels. Les réceptionnistes ont ainsi plus de temps pour des tâches plus complexes, comme la gestion du parc automobile ou le soutien à d'autres collègues.

Avec une réception digitale, un accueil entièrement non surveillé devient même possible.

  • Optimise la qualité du service
  • Améliore l'expérience du visiteur
  • 24 heures sur 24, 7 jours sur 7

Que peut signifier une réception digitale pour votre lieu de travail ?

Efficacité accrue

Votre personnel d'accueil se concentre sur des tâches plus importantes.

Découvrez comment

Sécurité accrue

Vous disposez d’un meilleur contrôle des personnes qui entrent et sortent de votre bâtiment.

Découvrez comment

Moins de coûts

Une réception digitale peut permettre à votre entreprise d'économiser jusqu'à 90 000 euros par an.

Découvrez comment