2. Vlotte bezoekersregistratie in een digitale receptie
Een digitale receptie ontvangt en registreert ook bezoekers en medewerkers. Met een bezoekersregistratiesysteem gaat dat heel efficiënt: digitaal. Er zijn twee soorten oplossingen met één als duidelijke winnaar:
Software as a Service (Saas)-oplossingen
Deze systemen zijn bedoeld als ondersteuning van de receptiemedewerker bij dagelijkse taken. Ze digitaliseren gedeeltelijk de receptie, maar hebben verschillende nadelen. Ze werken niet zelfstandig: er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken, en ze brengen extra kosten met zich mee: de kosten van het systeem plus de kosten van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt.
Hardware as a Service (HaaS)-oplossing
Dit systeem werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. En de entree wordt een stuk professioneler. Een volwaardige digitale receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.
Privacyproof
Doordat pakjes in een afgesloten pakketbox worden bewaard, blijven persoonlijke gegevens op de etiketten, zoals telefoonnummer en e-mailadres, afgeschermd voor nieuwsgierige voorbijgangers. De geadresseerden kunnen hun pakjes rechtstreeks afhalen – privacyproof dus – zonder tussenpersonen.
Ontvangen medewerkers een pakje? Dan krijgen ze een melding met een persoonlijke QR-code. Die code scannen ze aan de slimme pakketautomaat, die het pakje vrijgeeft. Simpel.
Voordelig
Een digitale receptie met een pakketbeheersysteem biedt tal van voordelen: het vermindert kosten doordat een onthaalmedewerker overbodig wordt en bespaart tijd door middel van een geavanceerde pakketbox die leveringen scant, tekent en direct de ontvanger informeert.
Bovendien verhoogt het de privacy én draagt het bij aan een professionele uitstraling van het bedrijf, wat de eerste indruk bij bezoekers en koeriers aanzienlijk verbetert.