2. Visitor management systeem
Een digitale receptie ontvangt en registreert ook bezoekers en medewerkers. Met een visitor management-systeem gaat dat heel efficiƫnt: digitaal. Er zijn 2 soorten visitor management-oplossingen met 1 als duidelijke winnaar

Software as a Service (Saas)-oplossingen, die bedoeld zijn als ondersteuning van de receptiemedewerker bij hun dagelijkse taken. Ze digitaliseren gedeeltelijk de receptie, maar hebben verschillende nadelen. Ze werken niet zelfstandig: er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken, en ze brengen extra kosten met zich mee: de kosten van het systeem plus de kosten van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt.

Een HaaS-oplossing werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het systeem bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. Het onthaal wordt een stuk professioneler. Een volwaardige digitale receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.

Privacyproof
Doordat pakjes in een afgesloten pakketbox worden bewaard, blijven persoonlijke gegevens op de etiketten, zoals telefoonnummer en e-mailadres, afgeschermd voor nieuwsgierige passanten. De bestemmelingen kunnen hun pakjes rechtstreeks afhalen ā privacyproof dus ā zonder tussenpersonen.
Ontvangen medewerkers een pakje? Dan krijgen ze een melding met een persoonlijke QR-code. Die code scannen ze aan de slimme pakketautomaat, die het pakje vrijgeeft. Simpel.

Voordelig
Voordelen van een digitale receptie met een mailroom management-systeem:
- Kostenbesparing, want er is geen onthaalmedewerker meer nodig
- Tijdswinst voor medewerkers, want een slimme pakjesautomaat scant elke levering, tekent voor ontvangst en verwittigt de bestemmeling
- Privacy, want alle leveringen komen in een aparte pakketbox terecht, afgeschermd van nieuwsgierige blikken
- Professionele uitstraling