Wat is een digitale receptie?

De digitale receptie is een ingenieuze combinatie van innovatieve en gebruiksvriendelijke software en hardware. Daarmee kunnen bedrijven hun receptie automatiseren. Het systeem maakt komaf met de repetitieve taken van receptionisten. Het is een veilige en kostenbesparende oplossing die de toegangscontrole vlot laat verlopen, de bezoekersregistratie automatiseert en inkomende post, pakketten en leveringen ontvangt en bewaart.

1. Slim toegangscontrole systeem

Tijdelijk personeel, vaste medewerkers, bezoekers en leveranciers komen en gaan. Maar wie krijgt toegang tot welke ruimtes, en wanneer?

begroeten en begeleiden

Een slim toegangscontrolesysteem begroet en begeleidt iedereen die het gebouw binnenkomt met automatische voice instructions en geeft ze toegang tot het bedrijf. Met een uitnodigingsmail met QR-code is het mogelijk om bezoekers en leveranciers tijdelijk en beperkt toegang te geven.

one key access

Het systeem biedt een one key access-ervaring: één sleutel opent alle deuren en activeert alle slimme toestellen waartoe de gebruiker toegang heeft, zoals printers.

verhoogd beveiligingsniveau.

De beheersoftware maakt het mogelijk om toegangsrechten en tijdsbeperkingen in te stellen en aan te passen. Zo krijgen alleen bevoegden toegang tot bijvoorbeeld de juridische, financiële of hr-afdeling. Dat zorgt voor een verhoogd beveiligingsniveau.

2. Visitor management systeem

Een digitale receptie ontvangt en registreert ook bezoekers en medewerkers. Met een visitor management-systeem gaat dat heel efficiënt: digitaal. Er zijn 2 soorten visitor management-oplossingen met 1 als duidelijke winnaar

Software as a Service (Saas)-oplossingen, die bedoeld zijn als ondersteuning van de receptiemedewerker bij hun dagelijkse taken. Ze digitaliseren gedeeltelijk de receptie, maar hebben verschillende nadelen. Ze werken niet zelfstandig: er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken, en ze brengen extra kosten met zich mee: de kosten van het systeem plus de kosten van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt.

Een HaaS-oplossing werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het systeem bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. Het onthaal wordt een stuk professioneler. Een volwaardige digitale receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.

3. Mailroom management systeem

Bij een digitale receptie hoort ook een mailroom management-systeem: een slimme pakjesautomaat die alle binnenkomende post, leveringen en pakjes beheert. Met een standalone-oplossing kunnen bedrijven hun mailroom management stroomlijnen en inkomende en uitgaande pakjes op de voet volgen. En met een slimme deurbel wijzen ze de koeriers de weg om post af te leveren. De geadresseerde ontvangt automatisch een bericht dat er post voor hem is aangekomen. Vergeet die zijn pakje op te halen? Dan krijgt hij een herinnering.

Privacyproof

Doordat pakjes in een afgesloten pakketbox worden bewaard, blijven persoonlijke gegevens op de etiketten, zoals telefoonnummer en e-mailadres, afgeschermd voor nieuwsgierige passanten. De bestemmelingen kunnen hun pakjes rechtstreeks afhalen – privacyproof dus – zonder tussenpersonen.

Ontvangen medewerkers een pakje? Dan krijgen ze een melding met een persoonlijke QR-code. Die code scannen ze aan de slimme pakketautomaat, die het pakje vrijgeeft. Simpel.

Voordelig

Voordelen van een digitale receptie met een mailroom management-systeem:

  • Kostenbesparing, want er is geen onthaalmedewerker meer nodig
  • Tijdswinst voor medewerkers, want een slimme pakjesautomaat scant elke levering, tekent voor ontvangst en verwittigt de bestemmeling
  • Privacy, want alle leveringen komen in een aparte pakketbox terecht, afgeschermd van nieuwsgierige blikken
  • Professionele uitstraling

Waarom is de digitale receptie revolutionair?

Vroeger vertrouwden bedrijven op pen en papier om bezoekers te registreren. Dat gebeurde vaak door dezelfde receptionist die ook nog eens alle post en pakjes moest ontvangen, aftekenen, bewaren, en ontvangers diende te informeren over hun zending. Tijdrovend, en bovendien in strijd met de principes van de gegevensbescherming.

De digitale receptie maakt komaf met deze ouderwetse praktijk. Ze werkt autonoom, zonder helpende hand van (receptie)medewerkers. Ze professionaliseert het onthaal van bedrijven, overheden en organisaties, maakt werkomgevingen veiliger en reduceert de operationele kosten.

Zo krijgen de baliemedewerkers meer tijd voor complexere taken, zoals het wagenparkbeheer of de ondersteuning van andere collega’s. Met een digitale receptie wordt zelfs een volledig onbemand en geautomatiseerd onthaal mogelijk.

  • Verbetert bezoekerservaring
  • Optimaliseert interne dienstverlening
  • 24/7

Wat kan een digitale receptie voor uw werkplek betekenen?

Verhoogde efficiëntie

Gestroomlijnd aanmeldingsproces met QR-code

Verhoogde veiligheid

Een veiligere werkplek

Kosten besparen

Een VMS kan uw bedrijf tot €75.000 besparen