Wat is een digitale receptie?

De digitale receptie is een ingenieuze combinatie van software en hardware. Daarmee kunnen bedrijven hun receptie volledig automatiseren. Het systeem maakt komaf met de repetitieve taken van receptionisten. Het is een veilige en kostenbesparende oplossing die de toegangscontrole vlot laat verlopen, de bezoekersregistratie automatiseert en inkomende post, pakketten en leveringen ontvangt en bewaart.

Geavanceerde toegangscontrole in een digitale receptie

Tijdelijk personeel, vaste medewerkers, bezoekers en leveranciers komen en gaan. Maar wie krijgt toegang tot welke ruimtes, en wanneer?

Begroeten en begeleiden

Een slim toegangscontrolesysteem begroet en begeleidt iedereen die het gebouw binnenkomt met automatische voice instructions en geeft ze toegang tot het bedrijf. Met een uitnodigingsmail met QR-code is het mogelijk om bezoekers en leveranciers tijdelijk en beperkt toegang te geven.

One key access

Het systeem biedt een one key access-ervaring: één sleutel opent alle deuren en activeert alle slimme toestellen waartoe de gebruiker toegang heeft, zoals printers.

Verhoogde veiligheid

De beheersoftware maakt het mogelijk om toegangsrechten en tijdsbeperkingen in te stellen en aan te passen. Zo krijgen alleen bevoegden toegang tot bijvoorbeeld de juridische, financiële of HR-afdeling. Dat zorgt voor een verhoogd beveiligingsniveau.

Vlotte bezoekersregistratie in een digitale receptie

Een digitale receptie ontvangt en registreert ook bezoekers en medewerkers. Met een bezoekersregistratiesysteem gaat dat heel efficiënt: digitaal. Er zijn twee soorten oplossingen met één als duidelijke winnaar:

Software as a Service (Saas)-oplossingen

Deze systemen zijn bedoeld als ondersteuning van de receptiemedewerker bij dagelijkse taken. Ze digitaliseren gedeeltelijk de receptie, maar hebben verschillende nadelen. Ze werken niet zelfstandig: er moet altijd een receptiemedewerker aanwezig zijn met een tablet of iPad om de software te gebruiken, en ze brengen extra kosten met zich mee: de kosten van het systeem plus de kosten van de receptiemedewerker die het systeem gebruikt.

Hardware as a Service (HaaS)-oplossing

Dit systeem werkt 100% zelfstandig en automatiseert de hele bezoekersregistratie. Het bestaat uit verschillende onderdelen zoals een slimme deurbel, badgeprinter, dispenser voor alcoholgel en QR-code-lezers om de deuren te openen. Omdat er geen receptiemedewerker meer nodig is, bespaart een bedrijf met een HaaS-systeem heel wat geld. En het onthaal wordt een stuk professioneler. Een volwaardige digitale receptie biedt daarom altijd een HaaS-oplossing aan.

Parcel management in een digitale receptie

Bij een digitale receptie hoort ook een systeem voor pakketbeheer: een slimme pakketautomaat die alle geleverde post en pakketjes beheert. Met een standalone-oplossing kunnen bedrijven hun parcel management stroomlijnen en inkomende en uitgaande pakjes op de voet volgen. Een slimme deurbel wijst de koeriers de weg om post af te leveren. De geadresseerde ontvangt automatisch een bericht dat er post voor hem is aangekomen. Vergeet die zijn pakje op te halen? Dan wordt er een herinnering gestuurd.

Meer over parcel management

Privacyproof

Doordat pakjes in een afgesloten pakketbox worden bewaard, blijven persoonlijke gegevens op de etiketten, zoals telefoonnummer en e-mailadres, afgeschermd voor nieuwsgierige passanten. De bestemmelingen kunnen hun pakjes rechtstreeks afhalen – privacyproof dus – zonder tussenpersonen.

Ontvangen medewerkers een pakje? Dan krijgen ze een melding met een persoonlijke QR-code. Die code scannen ze aan de slimme pakketautomaat, die het pakje vrijgeeft. Simpel.

Voordelig

Een digitale receptie met een mailroom management biedt tal van voordelen: het vermindert kosten doordat een onthaalmedewerker overbodig wordt en bespaart tijd door middel van een geavanceerde pakketbox die leveringen scant, tekent en direct de ontvanger informeert.

Bovendien verhoogt het de privacy én draagt het bij aan een professionele uitstraling van het bedrijf, wat de eerste indruk bij bezoekers en leveranciers aanzienlijk verbetert.

Waarom is een digitale receptie revolutionair?

Vroeger vertrouwden bedrijven op pen en papier om bezoekers te registreren. Dat gebeurde vaak door dezelfde receptionist die tegelijk alle post en pakjes moest ontvangen, aftekenen, bewaren, en ontvangers informeren over hun zending. Tijdrovend, en bovendien in strijd met GDPR.

De digitale receptie werkt daarentegen volledig autonoom. Ze professionaliseert het onthaal van bedrijven, overheden en organisaties, maakt werkomgevingen veiliger en reduceert de operationele kosten.

Receptionisten krijgen zo meer tijd voor complexere taken, zoals het wagenparkbeheer of de ondersteuning van andere collega’s. Met een digitale receptie wordt zelfs een volledig onbemand onthaal mogelijk.

  • Verbetert bezoekerservaring
  • Optimaliseert interne dienstverlening
  • 24/7 beschikbaarheid

Wat kan een digitale receptie voor je werkplek betekenen?

Verhoogde efficiëntie

Gestroomlijnd aanmeldings- en registratieproces met een unieke QR-code.

Ontdek hoe

Verhoogde veiligheid

Een veilige werkplek waar niet zomaar iedereen overal toegang heeft.

Ontdek hoe

Kosten besparen

Een digitale receptie of visitor management systeem bespaart je tot €90 000.

Ontdek hoe